Quanto costa un software per aste di beneficenza?

I software per aste di beneficenza si pagano sostanzialmente in tre modi, e il prezzo esposto raramente ti dice quanto ti costerà davvero la serata. Vale la pena fare il confronto per bene una volta sola, perché la differenza fra i modelli non è qualche punto percentuale in più o in meno. È la differenza fra un costo che puoi scrivere a bilancio preventivo e un costo che cresce insieme al tuo successo.

Modello 1: una percentuale su quanto raccogli

Molte piattaforme trattengono una quota del ricavato dell'asta. La proposta è simpatica: niente da pagare all'inizio, e paghi solo se le cose vanno bene. Il problema è aritmetico. Prendi una serata che raccoglie 10.000 euro. Con una commissione del quattro per cento sono 400 euro. Fai il doppio e ne devi 800. I volontari che hanno inseguito i donatori per due settimane, il banditore che ha portato l'ultimo lotto da 300 a 450 euro, l'ospite che ha fatto un rilancio in più perché la causa l'ha toccata: ognuno di loro ha appena alzato la fattura. E la percentuale di solito sta sopra le commissioni di incasso, che si pagano a parte.

Non c'è niente di disonesto nel modello, e per un primo evento piccolo e davvero incerto può essere l'opzione più economica sul tavolo. Diventa caro esattamente nella serata che va bene, cioè la serata che speravi.

Modello 2: la mancia dell'ospite

Alcune piattaforme sono gratuite per chi organizza e chiedono invece a chi si aggiudica il lotto di aggiungere alla cassa un contributo volontario per la piattaforma, spesso con una percentuale già selezionata. La tua associazione non paga niente in modo diretto. Pagano i tuoi ospiti.

Se sia accettabile lo decide la tua sala e nessun altro. Una conviviale di club service, dove i donatori si conoscono da anni, legge una mancia preimpostata in modo diverso da come la leggono i genitori a una festa di scuola che pagano 35 euro per il quadro dipinto dalla classe. Prima di firmare qualunque cosa, fai passare un pagamento vero dalla cassa, da telefono, e guarda la schermata che vedrà il tuo ospite: se la mancia è già selezionata, su quale percentuale è impostata, quanti tocchi servono per portarla a zero. Se ti metterebbe a disagio stare in piedi accanto a un ospite mentre legge quella schermata, hai già la risposta.

Modello 3: il prezzo fisso

Il terzo modello è una cifra fissa, per evento o per anno, qualunque cosa tu raccolga. La forbice di mercato è ampia: da un lato una spesa contenuta una tantum pensata per le serate dei volontari, dall'altro le piattaforme da gala con tutto compreso, personale in sala, dispositivi per rilanciare e un referente dedicato. Il vantaggio è la prevedibilità. Il numero lo conosci prima della serata, il tesoriere lo mette a bilancio, e un risultato clamoroso non ti costa un euro in più.

Il rischio corre nella direzione opposta. Una cifra fissa pesa di più su un totale piccolo, quindi mettila alla prova contro un obiettivo realistico e non contro uno ottimista. Se il tuo evento è un pomeriggio da 900 euro fra torte e lotteria, qualunque canone per evento è una fetta seria dell'incasso, e la risposta onesta può essere un foglio di calcolo e una penna.

Le voci che stanno fuori dal prezzo di listino

• Le commissioni di incasso. Le spese su carte e pagamenti online, di solito una piccola percentuale più qualche centesimo a transazione, le applica il fornitore di pagamento sotto qualunque modello. Chiedi esplicitamente se sono incluse e chi le sostiene.
• Costi per offerente o per dispositivo. Certi listini crescono con il numero di iscritti, oppure con i telecomandi a noleggio che poi devi ritirare all'uscita.
• Moduli obbligatori. Biglietteria, pacchetto assistenza, noleggio hardware. Un prezzo base basso più tre extra necessari non è un prezzo basso.
• Attivazione o avviamento, addebitati una volta sola e facilissimi da non vedere in un preventivo.
• Il tuo tempo. Un sistema che richiede un operatore addestrato davanti a un portatile tutta la sera ti costa un volontario che avrebbe potuto vendere i biglietti della lotteria.

Confronta su un numero solo

Prendi il tuo obiettivo realistico, mettiamo 8.000 euro. Per ogni opzione somma il canone fisso, più la percentuale su 8.000, più le commissioni di incasso stimate, più gli extra che ti servirebbero davvero. Quella cifra singola — il costo totale al tuo obiettivo — è l'unico confronto onesto, e ci metti dieci minuti. Poi rifai il conto al doppio dell'obiettivo. Con il modello a percentuale il numero raddoppia; con il prezzo fisso non si muove di un euro. Se questo conti o no dipende da quanto sei fiducioso, e i comitati in privato sono quasi sempre più fiduciosi di quanto scrivano a verbale.

La fattura che nessuno aveva messo a bilancio

Il tesoriere di una società sportiva di paese chiude i conti tre settimane dopo una serata andata benissimo. L'asta ha raccolto più del doppio di quanto il direttivo avesse osato scrivere. Negli estratti conto trova la commissione della piattaforma, calcolata sul totale, ed è circa il doppio della cifra che aveva segnato a matita nel preventivo. Non era nascosto niente. La percentuale stava sulla pagina dei prezzi; lui l'aveva semplicemente moltiplicata per l'obiettivo invece che per il risultato. Il direttivo non se la prende. Però alla riunione successiva qualcuno dice ad alta voce che il software ha guadagnato dalla serata più dello sponsor principale, e quella frase viene ripetuta per un anno.

La lezione è piccola e pratica. Qualunque modello scegli, mettilo a bilancio contro il risultato che speri, non contro quello di cui ti accontenteresti.

Casi limite da chiedere prima di firmare

• L'evento salta o si rinvia. La quota fissa si restituisce, si sposta sulla nuova data, o è semplicemente persa?
• Un vincitore non paga. Con il modello a percentuale, la commissione si calcola sulle offerte aggiudicate o sui soldi davvero incassati?
• Le donazioni pure che passano dalla stessa cassa. Alcune piattaforme trattengono la loro quota anche su un'offerta libera, e questo di solito sorprende.
• Più di un evento all'anno. Due serate e un mercatino di Natale possono rendere un canone annuale molto più conveniente di tre canoni per evento, oppure parecchio più caro.
• L'IVA. I preventivi non sono sempre esposti al lordo dell'imposta, e per molti enti del terzo settore quell'imposta non è recuperabile: fatti dire il prezzo finito.

Quello che conta oltre al prezzo

Un software che gli ospiti trovano confuso ti costa rilanci, e i rilanci persi superano di gran lunga qualsiasi differenza di commissione plausibile. Dieci invitati che si arrendono davanti a un modulo di registrazione non sono un errore di arrotondamento: a 80 euro a lotto sono più della distanza fra due listini per un'intera serata. Quindi metti in cima alla lista: si rilancia senza app e senza account, uno schermo grande e leggibile, mail di pagamento automatiche appena l'asta chiude, e la possibilità di costruirti un'asta di prova e percorrere da solo tutto il giro. Se una piattaforma non si può provare prima di pagare, anche quella è un'informazione. La guida per chi organizza e i passi per cominciare esistono anche per questo: giudicare in un pomeriggio invece che in una telefonata commerciale.

Da che parte stiamo noi

Per trasparenza: questo strumento usa il modello a prezzo fisso. Una cifra per evento, nessuna percentuale su quanto raccogli, nessuna richiesta di mancia ai tuoi ospiti alla cassa. Ci sembra lo scambio giusto per un comitato di un gala che preferisce una riga a bilancio a una variabile — ma è uno scambio, non una posizione morale, e una primissima asta molto piccola può davvero costare meno altrove. La cifra in vigore è sulla pagina dei prezzi. Fai la somma del costo totale al tuo obiettivo e guarda quale modello vince per la tua serata.