Så arrangerar du en välgörenhetsauktion: hela guiden

Elva dagar efter en skolauktion satte sig kassören med vinnarlistan och upptäckte att nio av dem fortfarande inte hade betalat. Tillsammans var de skyldiga drygt 16 000 kronor på en kväll som hade utropat en total på 64 000. Två av de nio hade helt enkelt glömt. En hade gått hem före slutet och visste inte om att han vunnit. Resten väntade på att någon skulle tala om hur man betalar.

Själva auktionen hade gått bra. Det som gick fel hände under de fyra minuter ingen hade planerat: vad en vinnare gör mellan att höra sitt namn och att sätta sig i bilen. Det är värt att ha med sig när du läser resten, för kvällen är den lätta halvan.

Sex veckor, och vad var och en är till för

Sex veckor är bekvämt. Fyra går om era givare redan är vänligt inställda. Under tre kommer ni att sälja biljetter och jaga objekt samma vecka, och en av de två sakerna kommer att förlora.

• Vecka sex. Datum, lokal, en enda siffra som mål. Dela arbetet i tre: en äger objekt och givare, en äger lokalen och programmet, en äger pengarna och efterarbetet. Skicka de första förfrågningsbreven nu; lokala företag behöver två eller tre veckor och en påminnelse.
• Vecka fyra. Hälften av objekten bekräftade skriftligt, biljetterna till salu, programmet skissat med klockslag bredvid.
• Vecka två. Objektlistan stängd. Bilderna tagna. Utropspriser och budhöjningar satta. Den som ska hålla i mikrofonen läser körschemat för första gången.
• Vecka ett. Repetera budgivningen från början till slut, tryck allt, kom överens om vem som säger vad de första tio minuterna och vem som jagar pengar på måndagen.

En siffra, uttalad högt

Välj ett mål som är en sak, inte ett belopp: 50 000 kronor till nytt golv i klubbstugan, 28 000 till däck åt minibussen. Konkreta mål gör varje senare beslut enklare och ger rummet något att trycka mot vid halv elva. Sätt den löpande totalen någonstans där alla ser den. Rum ger mer när de kan följa hur det går, och en total som står och stampar på 41 000 med 50 000 på skärmen drar fram de sista tusenlapparna ur folk som egentligen hade slutat bjuda.

Tolv till tjugo objekt, inte fler

Fler är inte bättre. Bortom ungefär tjugo objekt slutar gästerna hålla reda på vad som är till salu och snittpriserna faller, så en auktion med fyrtio objekt drar rutinmässigt in mindre än samma kväll nedkortad till arton. Sikta på en form: två eller tre tunga objekt, åtta till tolv i bandet 500 till 2 500 kronor, och några billiga så att den som inte kan lägga 2 000 kronor ändå får vinna något. Hur många objekt en kväll tål hänger ihop med hur många som är i rummet.

Att tacka nej till skänkta saker hör till jobbet, och det är lättare vecka fem än första veckan året därpå. Saknar ni idéer är listan med fyrtio objektidéer grupperade efter prisläge snabbaste sättet att se vilket band som är tunt. Löften slår saker nästan varje gång: inget att lagra, inget att bära, och givaren lägger tid i stället för varor.

Att välja format

Tyst auktion betyder att alla objekt är öppna hela kvällen och att gästerna bjuder i sin egen takt. Live betyder ett objekt i taget framifrån. De flesta förstagångskvällar bör kombinera de två: tyst budgivning öppen från det att dörrarna öppnar, plus ett liveblock med fem eller sex tunga objekt efter varmrätten, med tak på trettio minuter. Fördelen med kombinationen är att kvällen inte står och faller med en enda person vid mikrofonen — blir auktionisten sjuk på torsdagen har ni fortfarande en auktion.

Utropspriser och stegen

Öppna varje objekt på ungefär en tredjedel av sitt realistiska värde, och skriv ut det uppskattade värdet bredvid. Ett objekt utan bud stöter bort budgivare; ett lågt utropspris köper er det första budet, och det första budet gör rekryteringen. Bestäm budhöjningarna i förväg — 50 kronor upp till 1 000, 100 upp till 2 500, 250 däröver — så att ingen står och räknar i baren. Ett bevakningspris kan användas ärligt på ett objekt där givaren behöver ett golv, men skriv aldrig ut det som om det vore utropspriset.

Själva kvällen

Håll auktionen inne i ett program folk hade uppskattat ändå. Mat, ett kort tal om målet, musik som tystnar när någon talar. Förklara hur budgivningen går till under de tio första minuterna, långsamt, två gånger, och ha två funktionärer vars enda uppgift är att hjälpa dem som inte får det att fungera. Räkna med en funktionär per tjugofem gäster.

Håll sedan tiderna. Liveblocket slutar när ni sagt att det ska sluta, även om det betyder att två objekt stryks. Den tysta auktionen får en hård stängningstid, utropad minst tre gånger och nedräknad högt. Någonstans mellan en tredjedel och hälften av en tyst auktions pengar kommer in under de sista tio minuterna, vilket bara händer om alla vet exakt när de tio minuterna infaller.

Lokalen avgör mer än du tror

Gå och ställ dig i bygdegården innan ni bestämmer något. Räkna borden ni kan avvara för visning, hitta var kön till baren bildas, och kolla om någon längst bak hör en röst utan mikrofon. Ett rum med hundra personer får realistiskt tolv till tjugofem objekt ordentligt tittade på; ett rum med fyrtio får tio. En skärm längst fram som visar aktuellt objekt, högsta budet, tiden kvar och den löpande totalen är värd projektorhyran i sig, för i en liten lokal är totalen det folk tittar på.

Pengarna, avstämda samma kväll

Bestäm före kvällen hur vinnarna betalar, säg det under de första tio minuterna, och skicka betalningsunderlagen innan folk når parkeringen. En betallänk i telefonen medan någon fortfarande står kvar i lokalen — Swish eller kort — löser ut långt bättre än en faktura på tisdagen. Räkna med att få in 80 till 95 procent samma kväll om förfrågan går ut direkt, och med att lägga fjorton dagar på resten om den inte gör det.

Två detaljer som sparar bråk: skriv ner vem som vann vad medan det händer i stället för att rekonstruera det efteråt, och kom överens i förväg om vad som händer om en vinnare inte kan betala. Objektet går till den som bjöd näst högst, till hens sista bud. Säg det från början, så blir ingen generad senare.

Vad förstagångsarrangörer gör fel

• Tackar ja till varje skänkt sak och ber sedan om ursäkt för halva bordet.
• Lägger ett annat insamlingsmoment mitt i den tysta stängningen, så att samma plånböcker blir tillfrågade två gånger på tio minuter.
• Låter auktionen pågå i tre timmar. Nittio minuters faktisk budgivning räcker gott för tjugo objekt.
• Ingen repetition. Lägg upp alltihop och bjud mot dig själv från två telefoner en vecka i förväg; det som ska gå sönder går då sönder i en tom lokal på en tisdag i stället.
• Glömmer givarna efteråt. Tackmejlet med sluttotalen i är första raden i nästa års förfrågningsbrev.

Kortversionen

1. Sex veckor före: datum, lokal, mål, tre roller, första breven till givarna.
2. Fyra veckor: hälften av objekten inne, biljetterna rör på sig.
3. Två veckor: listan stängd, bilder, utropspriser, budhöjningar.
4. En vecka: repetera, tryck, kom överens om vem som jagar pengar.
5. Kvällen: förklara, bjud, stäng i tid, ta in pengarna innan folk går.
6. Måndagen efter: tacka varje givare och vinnare, publicera totalen, skriv ner vad ni skulle ändra.

Föreningar arrangerar de flesta av de här kvällarna, och noteringarna för föreningsstyrelser tar upp vad som ändras när budgivarna också är era medlemmar. Ni kan bygga och repetera hela auktionen innan ni betalar något, så vad det kostar är en känd avgift i stället för en andel av er total, och guiden för arrangörer bär resten: manusen, checklistan, måndagsmejlet.