Vad kostar programvara för välgörenhetsauktion?

Programvara för auktioner prissätts på tre grundläggande sätt, och siffran på förstasidan säger sällan vad kvällen faktiskt kommer att kosta er. Jämförelsen är värd att göra ordentligt en gång, för skillnaden mellan modellerna är inte några procent hit eller dit. Det är skillnaden mellan en kostnad ni kan skriva in i budgeten och en kostnad som växer med er egen framgång.

Modell 1: en andel av det ni drar in

Många plattformar tar en andel av auktionens resultat. Argumentet låter bra: ingenting att betala i förväg, och ni betalar bara när det går bra. Haken är räkneövningen. Ta en kväll som drar in 100 000 kronor. Vid fyra procent blir det 4 000 kronor. Går det dubbelt så bra blir det 8 000. De funktionärer som jagade givare i två veckor, auktionisten som drev det sista objektet från 3 000 till 4 500 kronor, gästen som lade ett steg till för att saken berörde henne — var och en av dem höjde just fakturan. Procentavgifter ligger dessutom normalt ovanpå betalningsavgifterna, som debiteras separat.

Det är ingenting oärligt med modellen, och för ett första, litet och genuint osäkert arrangemang kan den vara det billigaste alternativet på bordet. Den blir dyr exakt i det ögonblick kvällen går bra, alltså den kväll ni hoppades på.

Modell 2: dricks från gästerna

Vissa plattformar är gratis för arrangören och ber i stället den som vunnit att lägga till ett frivilligt bidrag till plattformen i kassan, ofta med en föreslagen procentsats redan ikryssad. Er förening betalar ingenting direkt. Era gäster gör det.

Om det är acceptabelt avgörs av ert rum och ingen annans. En samling välkända givare på en middag i en serviceklubb läser en förkryssad dricks på ett annat sätt än föräldrar på en skolavslutning som betalar 350 kronor för klassens gemensamma tavla. Innan ni skriver på något: gör en riktig betalning genom kassan själv, i mobilen, och titta på den skärm er gäst kommer att se. Är dricksen förvald? Vad står den på? Hur många tryck krävs för att sätta den till noll? Skulle det kännas obekvämt att stå bredvid en gäst medan hon läser den skärmen, har ni ert svar.

Modell 3: ett fast pris

Den tredje modellen är ett fast pris, per arrangemang eller per år, oavsett vad ni drar in. Spannet på marknaden är brett: i ena änden en blygsam engångsavgift riktad till kvällar som drivs av ideella krafter, i den andra kompletta galaplattformar med personal, budutrustning och en egen kontaktperson. Fördelen är förutsägbarhet. Ni vet siffran före kvällen, kassören kan budgetera den, och ett strålande resultat kostar er ingenting extra.

Risken går åt andra hållet. En fast avgift är en större andel av en liten summa, så testa den mot ett realistiskt mål och inte mot ett förhoppningsfullt. Är ert arrangemang en eftermiddag med kaffe och kaka som drar in 9 000 kronor, är varje avgift per arrangemang en betydande del av kakan, och det ärliga svaret kan vara ett kalkylark och en penna.

Kostnaderna som ligger utanför prislappen

• Betalningsavgifter. Avgifter för kort och betalningar på nätet, oftast en liten procentsats plus några ören per transaktion, tas ut av betalningsleverantören i alla tre modellerna. Fråga rakt ut om de ingår och vem som bär dem. Fråga också vad som händer om halva salen vill betala med Swish.
• Avgift per budgivare eller per enhet. Vissa priser skalar med antalet registrerade budgivare, eller med hyrda buddosor som ni måste samla in vid dörren.
• Obligatoriska tillägg. Biljettmoduler, supportpaket, hyra av utrustning. Ett lågt grundpris plus tre nödvändiga tillägg är inte ett lågt pris.
• Uppstarts- eller installationsavgifter, som tas ut en gång och är lätta att missa i en offert.
• Er egen tid. Ett system som kräver en upplärd operatör vid en laptop hela kvällen kostar er en funktionär som kunde ha stått i baren i stället.

Jämför på en enda siffra

Ta ert realistiska mål, säg 80 000 kronor. Lägg för varje alternativ ihop den fasta avgiften, plus procenten av 80 000, plus uppskattade betalningsavgifter, plus varje tillägg ni faktiskt skulle behöva. Den siffran — total kostnad vid ert mål — är den enda rättvisa jämförelsen, och den tar tio minuter att räkna fram. Gör den sedan en gång till vid dubbla målet. I en procentmodell fördubblas siffran; vid ett fast pris rör den sig inte alls. Om det spelar roll beror på hur säkra ni är, och en styrelse är oftast säkrare vid fikat än i protokollet.

Fakturan ingen hade budgeterat

En kassör i en idrottsförening stämmer av kassan tre veckor efter en mycket bra kväll. Auktionen drog in mer än dubbelt så mycket som arbetsgruppen vågat skriva ned. På kontoutdraget hittar han plattformsavgiften, beräknad på totalen, och den är ungefär dubbelt så stor som den siffra han blyertsat in i budgeten. Ingenting var dolt. Procenten stod på prissidan; han hade helt enkelt multiplicerat den med målet i stället för med utfallet. Styrelsen är inte arg. Men på nästa möte säger någon högt att programvaran tjänade mer på kvällen än huvudsponsorn gav, och den meningen upprepas i ett år.

Lärdomen är liten och praktisk. Vilken modell ni än väljer: budgetera den mot det resultat ni hoppas på, inte mot det ni skulle nöja er med.

Gränsfall värda att fråga om innan ni skriver på

• Arrangemanget ställs in eller flyttas. Är en fast avgift återbetalbar, flyttbar till ett nytt datum, eller helt enkelt borta?
• En vinnare betalar aldrig. Räknas procenten i så fall på de vinnande buden eller på pengarna som faktiskt kom in?
• Rena gåvor genom samma kassa. Vissa plattformar tar sin andel även av en ren penninggåva, vilket överraskar folk.
• Fler än ett arrangemang per år. Två kvällar och en julmarknad kan göra ett årspris mycket billigare än tre avgifter per arrangemang — eller betydligt dyrare.
• Moms. Offerter visas inte alltid inklusive moms, och för många ideella föreningar går den inte att dra av.

Vad som betyder något utöver priset

Programvara som gästerna tycker är förvirrande kostar er bud, och förlorade bud är större än varje rimlig skillnad i avgift. Tio gäster som ger upp vid ett registreringsformulär är ingen avrundning: vid 800 kronor per objekt är det mer än de flesta avgiftsskillnader för en hel kväll. Prioritera därför budgivning utan app och utan konto, en tydlig storbildsskärm, automatiska avräkningsmejl i samma stund som auktionen stänger, och möjligheten att bygga en testauktion och gå igenom hela flödet själv i förväg. Går det inte att prova en plattform innan ni betalar, är också det information. Guiden och stegen för att komma igång finns delvis just för att ni ska kunna bedöma det på en eftermiddag i stället för i ett säljsamtal.

Var vi själva står

För öppenhetens skull: det här verktyget använder den fasta modellen. Ett fast pris per arrangemang, ingen andel av det ni drar in, och ingen förfrågan till era gäster om dricks i kassan. Vi tycker att det är rätt byte för en galakommitté eller en skola som vill ha en rad i budgeten i stället för en variabel — men det är ett byte, inte en moralisk hållning, och en mycket liten första auktion kan uppriktigt sagt bli billigare någon annanstans. Aktuell siffra står på prissidan. Räkna ut total kostnad vid ert mål enligt ovan och se vilken modell som vinner för just er kväll.