¿Cuánto debe durar una subasta benéfica?

Más corta de lo que crees. Esa es la respuesta honesta y es la que casi ninguna comisión quiere oír, porque reunir los lotes ha costado meses y venderlos deprisa parece tirar el trabajo.

Pero una subasta benéfica no es un concierto. Nadie llega deseando que se alargue. El dinero se hace en una ventana bastante corta, mientras la sala todavía mira hacia el escenario, y todo lo que ocurre después de esa ventana te cuesta dinero en vez de dártelo.

La respuesta corta

Reserva entre cuarenta y cinco y setenta y cinco minutos para las pujas propiamente dichas. Ese es el bloque en el que se cantan lotes, los precios se mueven y la sala mira la pantalla. Dentro de una velada de tres horas o tres horas y media, ese bloque es la parte más pequeña de todas.

Si en lugar de una sala repartes las pujas en varios días, lo habitual son entre cinco y diez días, con el cierre un domingo por la tarde-noche. Más largo y la mitad del periodo es aire muerto; más corto que una semana laboral y buena parte de la gente a la que invitaste no llega a entrar nunca.

Todo lo que viene a continuación trata de cómo gastar esos minutos.

Por qué una subasta larga recauda menos

La atención de una sala no se cae de golpe: gotea. Hacia el lote doce la gente empieza a hablar con quien tiene al lado; hacia el dieciocho se va a la barra; en el veinticinco los únicos que siguen pujando son las cuatro personas que vinieron por ese lote concreto.

La versión medible: en una subasta larga, la segunda mitad casi siempre recauda menos por lote que la primera, aunque los lotes sean comparables. La sala no ha decidido que esos lotes valgan menos. Ha dejado de escuchar. Así que la pregunta útil no es «cuánto podemos aguantar», sino «cuántos lotes podemos vender mientras todo el mundo siga en la sala».

Para la mayoría de salones parroquiales, salas de hotel y polideportivos, la respuesta está entre doce y veinticinco lotes. No cuarenta. Si tienes cuarenta donaciones, saca veinte a subasta y deja el resto en una mesa a precio fijo, o guárdalas para el año que viene.

Cuánto tiempo necesita un lote

No todos el mismo. Si le das noventa segundos a cada lote, has montado una máquina demasiado lenta para los pequeños y muchísimo más rápida de lo que aguantan los grandes.

• Lotes pequeños, por debajo de €50: treinta a sesenta segundos sobran. Dos pujas y adjudicado.
• Lotes medianos, de €50 a €400: de noventa segundos a dos minutos, que son cuatro o cinco rondas de pujas.
• Los dos o tres lotes con los que cuentas de verdad: de tres a cinco minutos, y déjalos correr si el precio sigue subiendo.

Pujar en serio es lento. En las grandes salas internacionales, un récord tarda quince o veinte minutos en cerrarse porque hay dos personas pensando entre cada subida. Tu lote estrella no necesitará veinte minutos, pero necesitará bastante más que los sesenta segundos que le habías apuntado. Si un lote sigue recibiendo pujas nuevas, no lo cierres porque lo diga el guion. Y si trabajas con cuenta atrás, deja que el reloj se estire cuando entra una puja tardía; en cómo funciona una velada puedes ver cómo queda eso en la pantalla grande.

Por dónde se va la velada

Un esquema que aguanta bien para una sala de cien personas y unos dieciocho lotes, con horarios españoles:

1. 20:00 Puertas. Vino, lotes sobre las mesas, un código junto a cada uno. La gente pasea y mira. Esta hora trabaja de verdad: aquí es donde se deciden las pujas.
2. 20:45 Bienvenida, dos minutos, ni uno más. Di para qué es el dinero y di la cifra a la que apuntas.
3. 20:50 Vende un lote barato como demostración, para que todos aprendan a pujar cuando todavía no hay nada en juego.
4. 21:00 Primer bloque, ocho lotes, unos treinta y cinco minutos. Pon tu lote más fuerte en tercer o cuarto lugar.
5. 21:35 Cena. Media hora. Deja dos o tres lotes abiertos en pantalla para que el total siga moviéndose.
6. 22:05 Segundo bloque, diez lotes, unos cuarenta minutos. Termina con el lote que puede ganar mucha gente.
7. 22:50 Lee el total en voz alta. Y para.

Son tres horas de puerta a total, con unos setenta y cinco minutos de venta real. La barra puede seguir abierta después; la subasta no. En la guía del organizador tienes esta misma tabla con un voluntario y una tarea asignados a cada fila.

Si la repartes en varios días

Hay asociaciones que no consiguen meter a todo el mundo en una sala, o que prefieren que las pujas empiecen antes de la noche. Las dos cosas funcionan, con dos condiciones.

La primera: eliges una hora de cierre y la repites en cada mensaje. De cinco a diez días es la ventana normal. Abre un miércoles y cierra el domingo sobre las nueve o las diez de la noche, cuando la gente está en casa con el móvil en la mano. No cierres a medianoche: los que más te interesan ya están durmiendo.

La segunda: asume que en el medio no pasa casi nada. Habrá un pico el primer día, silencio casi absoluto durante la semana y la mayor parte del dinero en las dos últimas horas. Organiza los recordatorios alrededor de eso en vez de pelearte con ello: uno al abrir, uno a mitad de camino y uno dos horas antes del cierre. Muchas asociaciones hacen las dos cosas a la vez: unos días de pujas online que desembocan en un bloque en directo la noche del evento.

Los últimos veinte minutos

Esta es la parte que hay que proteger. Montes la velada como la montes, el tramo final debería tener tres cosas: un lote que pueda ganar mucha gente, el total acumulado a la vista de toda la sala, y alguien diciendo la cifra en voz alta al terminar.

El total es la razón por la que la gente se queda. Si la pantalla dice que faltan €800 para el objetivo y quedan dos lotes, alguien de esa sala cierra el hueco. Si nadie sabe por dónde va el total, no se mueve nadie. Es la única ventaja que una velada benéfica tiene sobre una sala profesional, y solo funciona si la enseñas.

Y manda los correos de pago esa misma noche, mientras la gente sigue en el edificio y contenta consigo misma. Un correo que llega el martes se paga el viernes, o no se paga.

Dos cosas que comprobar antes de cerrar el guion

Cronometra un ensayo completo. No mentalmente: en voz alta, leyendo los lotes como los vas a leer. Casi todas las comisiones descubren que sus dieciocho lotes ocupan cincuenta minutos y no los veinte que habían supuesto, o justo al revés.

Y luego hazlo en serio, con los lotes reales cargados y dos móviles pujando uno contra otro, porque un ensayo te dice cosas que una hoja de cálculo no. Montar y probar la velada entera no cuesta nada hasta que abres las pujas de verdad, que suele ser el momento exacto en el que un tesorero descubre que sus cuarenta lotes siempre iban a ser veinte.