Subasta benéfica en el colegio: la guía del AMPA

Una subasta benéfica en el colegio juega con ventaja sobre cualquier otra forma de recaudar: el propio centro puede crear lotes que no se compran en ningún otro sitio, y la sala está llena de gente que quiere a los mismos niños. Bien llevada, una sola noche financia lo que no financian tres años de venta de bizcochos. También es la recaudación con más sentimientos pegados, y de eso trata la otra mitad de esta guía. Este es el manual del AMPA.

Los lotes que solo un colegio puede ofrecer

• El cuadro colectivo de cada clase. Cada clase hace una pieza conjunta: un lienzo de manos, un mosaico, un collage de fotos. Los padres pujan por la pieza de la clase de su hijo, y esto acaba siendo, casi siempre, el pico emocional de la noche.
• Experiencias con el profesorado y la dirección. El director te lava el coche. Comida con la profesora favorita para cuatro niños. La visita al cuarto de calderas con el conserje. No cuesta nada, se vende estupendamente y al personal suele hacerle gracia, si se lo pides con cariño y le dejas definir su propia oferta.
• Privilegios de primera fila: asientos reservados en el festival de fin de curso, elegir primero la hora de la tutoría, la plaza de aparcamiento junto a la puerta durante un trimestre.
• Un día como: ayudante del conserje, encargado de la biblioteca, asistente del profe de educación física. Los niños se vuelven locos y los padres pujan en consecuencia.

Redondea el catálogo con los lotes de siempre: vales de restaurantes del barrio, servicios profesionales de padres y madres, un fin de semana en una casa rural. Apunta a un total de 12 a 20 lotes. Y ten cuidado con lo que sale de los armarios de casa. Una fila de trastos sin vender hace que el catálogo parezca flojo aunque los lotes buenos sean fuertes; eso va a una mesa de rifa, no a subasta.

Cómo hacer bien la parte del cuadro de clase

El cuadro de clase es lo que más se tuerce, y se tuerce semanas antes de la velada. Dale a todas las clases el mismo encargo: una pieza, un formato, terminada en una fecha fija. Un lienzo enmarcado de unos 50 por 70 centímetros es un valor seguro, porque cabe en una pared de casa y sale bien en foto. Pide que se responsabilice un padre o una madre por clase, no el tutor, que ya tiene bastante. Fotografía cada pieza con luz de día contra una pared lisa quince días antes, para que el catálogo esté listo y nada dependa de una foto hecha en un salón oscuro a las siete de la tarde. Y decide de antemano qué pasa si una pieza no se vende: vuelve a la pared del aula, que es un buen final y conviene decirlo en voz alta.

Sensibilidades que conviene manejar

Un colegio tiene dinámicas que no tiene ninguna otra sala, y un poco de cuidado evita que todas se conviertan en problemas.

• El cuadro de clase no puede convertirse en una competición de gasto entre clases. Anuncia el total conjunto de arte, celebra a todas las clases juntas y valora poner un tope moderado o un formato fijo.
• No todas las familias pueden pujar. Mantén la entrada barata o gratuita, incluye varios lotes por debajo de €25 y añade una rifa para que un boleto de €2 también sume. Di desde el escenario que estar ahí cuenta más que pujar.
• Los lotes con profesores se aprueban antes con la dirección, y cada persona del claustro se apunta si quiere: nadie es voluntario por decisión ajena.
• Sé transparente con el objetivo. «Material nuevo para el patio, €4.000» merece una puja. «Fondos del colegio» no.

Un calendario realista para voluntarios

A seis semanas: fija la fecha y el objetivo, y pide a las clases que empiecen sus piezas. A cuatro semanas: cartas a los comercios del barrio y llamada a donaciones de familias, con un formulario y un plazo. A dos semanas: catálogo congelado y venta de entradas empujada fuerte por los grupos de clase. La última semana: imprime las tarjetas con el código, prueba la pantalla y el cobro, y da instrucciones a quien vaya a presentar.

Las veladas de colegio corren con reloj apretado —hay niños a los que recoger—, así que mete la subasta en dos horas: pujas silenciosas durante el aperitivo y la cena, un bloque en directo corto para el arte y el lote estrella, cierre, y todo el mundo fuera a las 21:30.

Dos cosas se retrasan siempre. Las donaciones prometidas llegan tarde, así que manda el recordatorio a las tres semanas en vez de esperar a ver; cuenta con que la mitad necesita una segunda petición. Y el salón de actos nunca está libre cuando quieres probar la pantalla: reserva una hora a principios de semana, no el mismo día.

Quién hace qué esa noche

Cuatro papeles, y merece la pena escribir los nombres. Una persona lleva la pantalla y el reloj, sentada junto al portátil toda la noche y sin hacer nada más. Una persona presenta: bienvenida, demostración de cómo se puja, bloque en directo, cuenta atrás. Dos personas trabajan la sala, y su único trabajo es acercarse a cualquiera que esté parado delante de un lote sin pujar y ofrecerle enseñarle cómo se hace. Y una persona se ocupa del dinero y de las dudas al terminar.

Dile a los abuelos y a quien no venga a pujar que puede quedarse mirando tranquilamente. Que veinte personas hagan la mayor parte de las pujas es lo normal, y esas veinte pujan más fuerte cuando el resto mira.

Cómo sabes que va bien

Media hora después de abrir, date una vuelta por las mesas. Casi todos los lotes deberían tener una primera puja, y los cuadros de clase deberían tener varias. Si el arte está callado, el precio de salida es demasiado alto para una sala de padres que ya han pagado entrada y consumiciones: bájalo y dilo desde el escenario. Mira también dónde se coloca la gente. Si el grupo está en la barra y no en los lotes, mueve los lotes a la barra. La señal más clara de que la velada funciona es el sonido de una clase entera vacilando a otra por su propio cuadro. Los errores más habituales aparecen casi todos en esa primera media hora.

Sobre el dinero

Cobra esa misma noche con enlace de pago y no con la promesa de una factura: perseguir pagos entre padres es el peor trabajo que existe en un AMPA. Y publica el resultado en pocos días: el total, para qué da y fotos. Los padres que ven aparecer el patio nuevo llenan la sala otra vez el año que viene.

Di en ese mismo aviso quién decide en qué se gasta el dinero y en qué se va a gastar. Un fondo recaudado para el patio que acaba discretamente en la caja general le cuesta a un AMPA un año entero de confianza en una sola frase.

Muchas AMPA llevan las pujas desde el móvil: un código junto a cada lote, los abuelos que se conectan desde casa por el enlace de la retransmisión y los correos de pago esa misma noche. Puedes ver cómo funciona y lo que cuesta en precios —una tarifa fija, sin porcentaje— para que no se descuente nada del fondo del patio.