Subasta benéfica: la lista de comprobación de la última semana

En la última semana las decisiones grandes ya están tomadas. Lo que queda es ejecución, y la ejecución es un juego de listas. Esto es la lista que necesita de verdad una velada llevada por voluntarios, en tres pasadas —la semana antes, el día y la última hora—, más lo que sale mal igualmente y qué hacer con ello.

Doy por hecho lo mismo todo el rato: una velada normal de veinte a veinticinco lotes para cien o doscientos invitados, con un catálogo silencioso abierto toda la noche y seis u ocho lotes en el bloque en directo. Cambia las cifras si hace falta; el orden no.

La semana antes

• Cierra el catálogo. Lista definitiva de lotes con título, descripción, foto, valor estimado, precio de salida y puja mínima. A partir de aquí no entra nada. El lote que se añade el viernes es el que sale con el precio mal en la tarjeta, y siempre es el caro.
• Confirma a cada donante por escrito. Su lote, cómo aparece su nombre y la fecha. Cuenta con que uno de cada diez se habrá olvidado por completo; eso quieres saberlo el martes, no el sábado por la tarde.
• Confirma lo básico del local. Proyector o televisión y su cable, equipo de sonido con un micro que funcione, plano de mesas y —lo que todo el mundo se salta— cobertura móvil en la sala de verdad. Un sótano de paredes gruesas y sin wifi convierte una subasta desde el móvil en una subasta de papel en cuatro minutos.
• Decide el circuito del dinero de punta a punta. Cómo pagan los ganadores, quién cuadra las cuentas y en qué cuenta cae el dinero. Pasa un euro de verdad por el enlace de pago tú mismo.
• Reparte los papeles. Subastador, presentador, dos ayudantes de pujas, una persona para el dinero, un fotógrafo. Alrededor de un ayudante por cada cuarenta invitados. Una hoja para cada uno: nombres, horas, tareas.
• Imprime. Tarjetas con QR por lote —dos por lote, porque una acaba siempre debajo de un plato—, tarjetas de mesa y un programa con la hora de cierre del silencioso en negrita.
• Escribe a los invitados. Hora de apertura, cómo se puja, que traigan el móvil cargado y el enlace para quien puje desde casa, si lo ofreces. Tres frases. Quien lo lee deja de ser quien pregunta en la mesa.

El día

• Recoge los lotes físicos y colócalos con su tarjeta. Ponlos donde la gente ya pasa: al lado de la barra gana a una sala aparte por muchísimo.
• Monta la pantalla y déjala diez minutos con la vista real puesta. Míralas desde la última fila y con la luz que vas a tener de verdad, que es más baja que la que tienes mientras pruebas.
• Prueba el micro desde el sitio exacto donde va a estar el subastador, no desde la mesa de sonido.
• Haz tú el recorrido del invitado, una vez, con tu propio móvil: entrar, encontrar un lote, escanear, pujar en un lote de prueba, que te superen, leer el aviso. Luego borra las pujas de prueba.
• Da de cenar a los voluntarios antes de abrir. Un ayudante con hambre se apaga justo a la hora en que hace falta para el cierre.

La hora antes de abrir

• Abre el catálogo silencioso para que los primeros que lleguen puedan pujar en cuanto escaneen. Las pujas tempranas son lo que hace que los que llegan más tarde se crean que la subasta está viva.
• Un móvil de repuesto cargado y la contraseña del wifi en la mesa de ayuda.
• Los precios de reserva, si los tienes, en las notas del subastador y en ningún sitio público.
• Acuerda dos señales con el presentador: cuándo arranca el bloque en directo y la cuenta atrás de diez minutos antes del cierre del silencioso.
• Nombra a una sola persona que decida lo imprevisto. Esa noche una decisión rápida gana a una buena, y una comisión no gana a ninguna de las dos.

Las tres cosas que siempre se olvidan

En la práctica se olvidan las mismas tres cosas, siempre.

El adaptador. El cable no: el adaptador del portátil que va a presentar de verdad. Alguien trae un MacBook, el local tiene HDMI y se van cuarenta minutos.

Una hora de cierre anunciada. Sin un minuto concreto dicho en voz alta e impreso en negrita no hay carrera final, y en la carrera final entra buena parte del dinero. «La subasta silenciosa cierra a las 21:45» vale más que toda la decoración que compraste.

Cómo se lleva la gente las cosas a casa. Bolsas, sobres para los vales y una lista en la salida de quién ha ganado qué. Si no, a medianoche hay una voluntaria dando vueltas por el aparcamiento con una cesta sin nombre.

Cuando sale mal igualmente

Suele salir mal de una de estas cuatro formas, y de las cuatro se sale si lo decidiste antes.

• Se cae la red. Ten las pujas actuales visibles en un dispositivo y hojas de puja en papel para los cinco lotes de arriba, en una carpeta debajo de la mesa. Los cinco minutos de imprimirlas le compran al presentador la tranquilidad de seguir.
• Se cae el proyector. Adelanta el bloque en directo y deja el catálogo silencioso solo en los móviles. Canta el total en voz alta cada cuarto de hora. La velada sobrevive sin pantalla; no sobrevive a veinte minutos de silencio con tres personas agachadas detrás de un portátil.
• Un donante se cae el jueves. No borres el lote en silencio: quien lo oyó anunciar va a preguntar. Anuncia un cambio limpio o mete el hueco en otro lote, y avisa al subastador antes de que lea el programa en voz alta.
• El subastador se pone malo. Para esto la hoja es una hoja y no está solo en la cabeza de una persona. Tu presentador saca seis lotes con ese papel. Quedará menos fino y recaudará casi lo mismo.

Lo que se hace mal, y por qué parecía razonable

El error más común es meter lotes tarde. Parece generosidad: un padre ofrece algo bueno el jueves y decir que no queda feo. Pero un lote tardío se salta la pasada de descripción, la de precios y la de imprenta, así que llega con un título apurado, un precio de salida adivinado y sin foto. Y rinde poco justo delante de quien lo donó.

El segundo es cargar demasiado el bloque en directo. Doce lotes a cuatro minutos son cuarenta y ocho minutos de atención seguida de una sala que acaba de cenar. Seis u ocho es el techo. Lo demás va al catálogo silencioso, donde compite por dinero y no por tiempo.

El tercero es una comisión de cinco personas llevando media noche cada una. En los clubes de servicio pasa mucho, porque todos han tenido el cargo antes y nadie quiere parecer que se impone. Ahí está cómo repartir los papeles para que quien tiene el micro no sea también quien contesta preguntas de pago.

Después, en corto

Antes de dormir: manda o programa los correos de cobro, da las gracias a los voluntarios en el grupo y apunta el total. Lo demás espera al lunes. Y el lunes, apunta las tres cosas que te sorprendieron mientras las recuerdas. Esa nota vale más para la comisión del año que viene que la hoja de cálculo entera.

Varias casillas se marcan solas si las pujas van sobre auctiontool.ai: un QR por lote, la pantalla alimentada sola, el cierre respetado al minuto y los correos de cobro esa misma noche. En cómo funciona está la mecánica, el montaje completo está en la guía, un ensayo no cuesta nada y lo que cuesta la herramienta está en la página de precios.