Cómo cobrar en una subasta benéfica la misma noche

Pregúntale a cualquiera que haya organizado un par de subastas benéficas y te dirá lo mismo: subastar es la parte fácil. Donde se tuercen las veladas es al cobrar. Quien gana un lote y paga a las diez y media, todavía caliente por los aplausos, paga contento. Esa misma persona tres semanas después es alguien con una hipoteca mirando un recordatorio de pago que le manda otro padre del colegio. Todo el trabajo consiste en quedarte con la primera versión.

Por qué aparece la persecución de tres semanas

El circuito de toda la vida es: apuntar a los ganadores en papel, pasarlo a una hoja de cálculo el domingo, mandar los cobros durante la semana y luego perseguir. Cada paso pierde dinero. Los nombres se oyen mal —hay dos familias García y en la hoja pone «García»—. Los correos los escribe a oscuras un voluntario con una carpeta en la mano. Y una tesorera que no se apuntó a esto se pasa un mes mandando mensajes incómodos a otras madres por 45 euros.

Lo que suele pasar después es peor que el retraso: las cantidades pequeñas se dan por perdidas. Perseguir a una amiga por 45 euros da más apuro que perderlos, así que se pierden.

Cuánto cuesta la fuga

Coge una velada normal: veinticinco lotes, la mayoría entre 50 y 400 euros, 6.500 euros de precio de adjudicación en total. Las subastas que cobran después suelen liquidar entre el ochenta y cinco y el noventa y cinco por ciento, y lo que falta casi nunca es una negativa grande. Son nueve pequeñas. Eso son entre 350 y 900 euros: a menudo más de lo que dieron los dos lotes estrella que la comisión tardó tres meses en conseguir.

Súmale el tiempo del tesorero. Reconstruir una lista de ganadores escrita a mano, casar transferencias sin concepto y mandar tres tandas de recordatorios son ocho o doce horas de trabajo no pagado, Esa es la razón real por la que los tesoreros voluntarios lo dejan.

El principio: cobrar dentro del subidón

La gente paga con más ganas en los minutos siguientes a ganar. El objetivo es simple: cada ganador recibe una petición de pago clara y correcta antes de irse a dormir, y a ser posible antes de salir del local. Bien hecho, la mayor parte del dinero está dentro en veinticuatro horas y la persecución se encoge de un mes de recordatorios a dos llamadas el martes.

Un circuito de cobro que llevan dos voluntarios

1. Identifica a la gente al pujar, no al pagar. Si los invitados pujan desde su propio móvil con su nombre y su correo, la lista de ganadores se escribe sola. No se oye mal nada, porque no hay que oír nada.
2. Lanza los correos en cuanto cierra la subasta. Uno por ganador: qué has ganado, cuánto es, enlace de pago. Un toque.
3. Pon a un voluntario en la salida con la lista abierta, entregando objetos y vales, capaz de enseñar a cualquiera cómo está su pago en ese momento.
4. Mira el panel a la mañana siguiente y da un toque solo a los pocos que faltan, mientras anoche siga siendo anoche.

Dos personas llevan eso para una sala de doscientas. Al modo antiguo hacen falta tres esa noche y una durante un mes.

Formas de pago, y la pregunta del efectivo

Ofrece lo que tu gente ya usa: Bizum, tarjeta y, para quien insista, una transferencia con un concepto que generas tú y no uno que se inventa el pagador. En España el Bizum resuelve la mayoría de los importes de una subasta benéfica sin que nadie tenga que buscar la tarjeta.

Decide lo del efectivo antes de la noche, no en la mesa. Más allá de un puñado de pagos, el efectivo le cuesta a un voluntario una tarde contando y un viaje al banco, y es la única parte del circuito sin rastro. Casi todos acaban en: nada de efectivo, con una excepción para quien de verdad no tenga móvil, gestionada por una persona con nombre y apellidos y un talonario de recibos. El fallo que hay que evitar es una caja de la que han sacado cambio tres ayudantes distintos y que cuadra a medianoche alguien que lleva dos copas.

Los casos incómodos, decididos antes

La puja discutida

Alguien jura que no pujó 260, o que su pareja pujó por error con su móvil. Acordad de antemano quién tiene autoridad para anular una puja, y poned el listón bajo: una persona, decisión discreta, sin comisión. Anular 260 euros cuesta menos que un invitado contando a cuarenta personas que aquello fue un caos. Ofrece el lote al segundo mejor postor en vez de retirarlo.

La empresa que necesita factura

Los invitados que vienen de una empresa muchas veces no pueden pagar un enlace personal: su administración necesita una factura con razón social, dirección y CIF. Pide esos datos al inscribirse a quien puje en nombre de un negocio, porque perseguirlos después es exactamente el retraso que querías evitar. Las mesas de patrocinadores y los invitados de empresa suelen ser las pujas más altas de la lista y las más lentas en pagar.

El invitado que no puede pagar

De vez en cuando alguien puja por encima de lo que puede. Ten una salida discreta: la persona que decide habla con él aparte, el lote pasa al siguiente postor y en la mesa de cobro no se menciona jamás. Quien pasa vergüenza por 300 euros no vuelve, y su círculo tampoco.

El ganador que se fue a las nueve

La gente se va antes. No pasa nada si el correo ya ha salido y el objeto se puede recoger otro día; es un desastre si su premio es una tarta encima de una mesa y su nombre está en una hoja de papel. Anota esa misma noche, por escrito y en el mismo sitio que el estado del pago, cómo se recoge cada lote físico.

Recibos, registros y el lunes del tesorero

Apunta el valor estimado de cada lote en el catálogo antes de la noche, no porque lo necesiten los invitados sino porque puede necesitarlo vuestra contabilidad. Cómo se trata la diferencia entre lo pagado y el valor del bien depende del tipo de entidad y de lo que os diga vuestra gestoría; decídelo con ella antes de la subasta y deja el valor escrito entonces, porque reconstruirlo en marzo es un suplicio.

Hagas lo que hagas, una persona tiene que poder abrir una sola lista el lunes por la mañana y ver, lote a lote: ganador, importe, pagado o no, recogido o no. Si esa información vive en tres sitios, no vive en ninguno. En las galas y las veladas de ONG es donde peor sale, porque la lista de invitados es larga y los voluntarios cambian cada año.

Lo que se hace mal, y por qué parecía sensato

• No decir nada del pago en toda la velada. Parece delicadeza. Significa que cada invitado llega a la mesa con una suposición distinta. Una frase al empezar —cómo se paga, cuándo, y qué pasa si te vas antes— elimina casi toda la cola.
• Que el tesorero lleve también la mesa de entrega. Cuadrar cuentas y repartir vales a la vez garantiza que las dos cosas salgan mal.
• No probar nada. Pasa un euro de verdad por tu propio enlace de pago la semana anterior. Una página de pago que falla a las 22:15 te cuesta el subidón entero. Un ensayo no cuesta nada.

En la guía está el orden de la velada alrededor de todo esto. En auctiontool.ai las pujas llevan el correo del pujador desde el primer toque y los correos de cobro salen solos esa misma noche; lo que cuesta la herramienta está en la página de precios.