Cómo organizar una subasta benéfica: guía para empezar

Once días después de la subasta de un colegio, la tesorera se sentó con la lista de ganadores y vio que nueve seguían sin pagar: algo más de 1.600 euros de una velada que había anunciado un total de 6.400. Dos se habían olvidado. Uno se fue antes del final y no sabía que había ganado. El resto esperaba a que alguien les dijera cómo se pagaba.

La subasta en sí había ido bien. Lo que salió mal ocurrió en los cuatro minutos que nadie había planificado: lo que hace un ganador entre oír su nombre y llegar al coche. Conviene tenerlo presente mientras lees lo que viene, porque la velada es la mitad fácil.

Seis semanas, y para qué es cada una

Seis semanas van cómodas. Con cuatro se puede si tus donantes ya son amigos. Por debajo de tres estarás vendiendo entradas y persiguiendo lotes la misma semana, y una de las dos cosas se cae.

• Semana seis. Fecha, sala y un número como objetivo. Reparte el trabajo en tres: una persona lleva lotes y donantes, otra la sala y el programa, otra el dinero y el seguimiento. Manda ya las primeras cartas de donación; los comercios necesitan dos o tres semanas y un recordatorio.
• Semana cuatro. La mitad de los lotes confirmados por escrito, entradas a la venta y el programa esbozado con horas al lado.
• Semana dos. Lista de lotes cerrada. Fotos hechas. Precios de salida y pujas mínimas puestos. Quien vaya a coger el micrófono lee el orden de la noche por primera vez.
• Semana uno. Ensayo de la puja de principio a fin, todo impreso, y acordado quién dice qué en los diez primeros minutos y quién persigue el dinero el lunes.

Un número, dicho en voz alta

Elige un objetivo que sea una cosa y no una cantidad: 5.000 euros para el suelo del local, 2.800 para las ruedas de la furgoneta. Los objetivos concretos facilitan cada decisión posterior y le dan a la sala algo hacia lo que empujar a las diez y media. Pon el total acumulado donde todos lo vean: un total atascado en 4.100 con un objetivo de 5.000 en pantalla saca los últimos cientos de gente que ya había terminado de pujar.

De doce a veinte lotes, ni uno más

Más no es mejor. Pasados los veinte lotes, la gente deja de seguir lo que hay y los precios medios bajan: una subasta de cuarenta lotes recauda con frecuencia menos que esa misma velada recortada a dieciocho. Busca una forma: dos o tres lotes estrella, de ocho a doce entre 50 y 250 euros, y unos pocos baratos para que quien no puede gastar 200 también gane algo.

Rechazar donaciones es parte del trabajo, y es más fácil en la semana cinco que en la semana uno del año siguiente. Si te faltan ideas, la lista de cuarenta ideas de lotes agrupadas por presupuesto es la forma más rápida de ver qué franja tienes vacía. Las promesas ganan a los objetos casi siempre: no hay que guardarlas, no hay que cargarlas, y el donante gasta tiempo en vez de género.

Elegir el formato

Silenciosa quiere decir que todos los lotes están abiertos toda la velada y cada uno puja a su ritmo. En directo quiere decir un lote cada vez desde delante. Casi todas las primeras veladas deberían combinar las dos: la silenciosa abierta desde que se abren las puertas, más un bloque en directo de cinco o seis lotes estrella después del plato principal, con un tope de media hora. La comparación completa, incluido qué hacer si el subastador cancela, está en subasta silenciosa o en directo.

Precios de salida y escalera

Abre cada lote en torno a un tercio de su valor realista y escribe el valor estimado al lado. Un lote sin pujas espanta a quien puja; una salida baja te compra la primera puja, y esa primera puja es la que recluta. Fija las pujas mínimas de antemano —tramos de 5 euros hasta 100, de 10 hasta 250 y de 25 por encima— para que nadie tenga que hacer cuentas en la barra. Las excepciones, y cómo contestarle al donante que protesta por una salida baja, están en cómo fijar el precio de salida.

La noche

Mantén la subasta dentro de un programa que la gente habría disfrutado igual. Comida, un discurso corto sobre el objetivo, música que para cuando alguien habla. Explica cómo se puja en los diez primeros minutos, despacio y dos veces, y ten a dos voluntarios cuyo único trabajo sea ayudar a quien no consigue que le funcione. Cuenta un voluntario por cada veinticinco invitados.

Y después respeta las horas. El bloque en directo termina cuando dijiste, aunque eso signifique quitar dos lotes. La subasta silenciosa tiene un cierre duro, anunciado al menos tres veces y contado hacia atrás en voz alta. Entre un tercio y la mitad del dinero de una silenciosa llega en los diez últimos minutos, y eso solo pasa si todo el mundo sabe exactamente cuáles son esos diez minutos.

La sala decide más de lo que crees

Ve a plantarte en el local antes de decidir nada. Cuenta las mesas que puedes dedicar a exponer, mira dónde se forma la cola de la barra y comprueba si alguien del fondo oye una voz sin micrófono. Una sala de cien personas mira de verdad entre doce y veinticinco lotes; una de cuarenta, diez. Una pantalla con el lote en curso, la puja más alta y el total acumulado paga sola el alquiler del proyector.

El dinero, cobrado la misma noche

Decide antes de la velada cómo pagan los ganadores, dilo en los diez primeros minutos y manda las peticiones antes de que nadie llegue al aparcamiento. Un enlace de pago en el móvil, con la persona aún de pie en la sala, convierte muchísimo mejor que una factura el martes: entre el 80 y el 95 por ciento se cobra esa misma noche si se pide esa noche.

Dos detalles que ahorran discusiones: apunta quién gana qué según va pasando, en vez de reconstruirlo después, y acuerda de antemano qué ocurre si un ganador no puede pagar. El lote pasa al segundo mejor postor por su última puja. Dilo al empezar y luego nadie pasa vergüenza.

Lo que falla la primera vez

• Aceptar todas las donaciones y luego pedir perdón por media mesa.
• Hacer la rifa durante el cierre silencioso, con lo que se le pide dinero dos veces a la misma cartera en diez minutos.
• Dejar que la subasta dure tres horas. Noventa minutos de pujas de verdad sobran para veinte lotes.
• No ensayar. Monta todo y puja contra ti mismo desde dos móviles una semana antes; lo que se vaya a romper se romperá un martes en una sala vacía.
• Olvidarse de los donantes después. El correo de agradecimiento con el total dentro es la primera línea de la carta de donación del año que viene.

La versión corta

1. Seis semanas antes: fecha, sala, objetivo, tres papeles y las primeras cartas.
2. Cuatro semanas: la mitad de los lotes dentro y las entradas moviéndose.
3. Dos semanas: lista cerrada, fotos, precios de salida y pujas mínimas.
4. Una semana: ensayo, impresión y acuerdo sobre quién persigue el dinero.
5. La noche: explicar, pujar, cerrar a la hora y cobrar antes de que se vaya nadie.
6. El lunes siguiente: dar las gracias a cada donante y a cada ganador, publicar el total y apuntar qué cambiarías.

La mayoría de estas veladas las organizan clubes y asociaciones, y en las notas para juntas directivas está lo que cambia cuando quien puja es también socio. Puedes montar y ensayar la subasta entera antes de pagar nada, así que lo que cuesta es una cuota conocida y no un porcentaje de tu total.