Cómo pedir donaciones a comercios locales para una subasta

A cualquier comercio de tu barrio le piden donaciones más veces de lo que imaginas. Una panadería en una calle con movimiento, en un pueblo de treinta mil habitantes, recibe entre veinte y cincuenta peticiones al año, casi todas en forma de carta fotocopiada dirigida a nadie en concreto. Quien te dice que sí lo hace porque tu petición fue personal, concreta y fácil de cerrar. Ese es todo el método.

Calcula cuántas peticiones necesitas de verdad

Empieza por el catálogo. Una velada normal quiere entre doce y veinte lotes. Las peticiones en caliente —cuando quien pide ya conoce al comercio— se convierten más o menos una de cada tres. Las frías, una de cada quince. Así que una comisión que trabaja sobre todo puertas conocidas necesita una lista de cuarenta o cincuenta comercios para llenar veinte lotes, y una comisión que baja la calle con el móvil en la mano necesita doscientos y llegará agotada a marzo.

Cuenta tres o cuatro semanas para el ciclo entero y empieza ocho semanas antes del evento. Más justo y la llamada de recordatorio cae la misma semana que la fecha límite, que es la semana en la que todo el mundo suena insistente.

Primero las puertas conocidas

Antes de que nadie se acerque a un desconocido, escribe todos los negocios que ya están unidos a tu entorno: el patrocinador de las camisetas, las empresas de los propios socios y de los padres del AMPA, el bar donde el equipo se toma algo, la asesoría que os lleva las cuentas, la imprenta que hizo el programa del año pasado, el proveedor que entrega en la cocina.

Después reparte la lista para que a cada comercio le pida la persona que mejor lo conoce. Un solicitante por comercio, apuntado en algún sitio que todos puedan ver. Que dos voluntarios distintos pidan lo mismo es la forma más fiable de convertir un sí probable en un no educado, y le pasa a casi todas las comisiones el primer año.

La secretaria de un club de balonmano repasó la hoja de cálculo después de una velada buena y vio que veintidós de las treinta y una donaciones habían llegado por seis personas, todas pidiendo a alguien que ya conocían. Las otras nueve costaron casi cien acercamientos en frío. Al año siguiente reorganizaron el trabajo alrededor de esas seis.

Pide una cosa concreta

No preguntes si les gustaría donar algo. Eso les entrega una decisión sin bordes, y quien no se decide dice que no simplemente no contestando. Pregunta si se plantearían donar una cena para dos, un corte y color, o una hora de asesoramiento fiscal.

Una propuesta concreta piensa por ellos, indica qué tamaño de regalo es normal y es fácil de aceptar o de mejorar con una contraoferta. Para un comercio pequeño, el punto dulce está entre 50 y 150 euros; para una empresa mayor o la empresa de un socio, entre 150 y 400. Los vales y los servicios funcionan mejor que el género: un vale le cuesta al donante solo su margen, y solo si se usa, y además le mete al ganador por la puerta.

La carta

Menos de doscientas palabras, por correo o entregada en papel. Todo lo que va entre corchetes lo cambias tú.

Asunto: petición de donación para la subasta de [entidad], [fecha]

Hola [nombre]:

Te escribo en nombre de [entidad]. El [fecha] organizamos una subasta benéfica en [lugar] para unas [número] personas, casi todas de [pueblo o barrio]. Queremos recaudar [importe] para [un fin concreto].

Quería preguntarte si [comercio] se plantearía donar un lote. Había pensado en [propuesta concreta], con un valor aproximado de [X] euros. Si te encaja mejor otra cosa, me lo dices sin problema.

Todos los donantes aparecen con su nombre en el catálogo impreso, en la página de su propio lote y en la pantalla durante la velada. En la semana siguiente a la subasta te mando el precio de adjudicación de tu lote y el total recaudado.

Si puedes ayudarnos, ¿me lo confirmas antes del [fecha límite, unas tres semanas antes]? Paso a recogerlo cuando mejor te venga y solo necesito una foto y dos líneas de descripción, que te puedo escribir yo para que las apruebes.

Gracias por leer hasta aquí.

[Tu nombre], [cargo], [entidad], [teléfono], [correo]

Por qué está cada parte

• Un fin concreto. El suelo nuevo del vestuario, no «apoyar nuestras actividades». La gente da a algo que puede imaginarse.
• El número de invitados. Le dice al comercio qué visibilidad hay sin que tengas que prometer nada.
• Una cifra dicha en voz alta. Quita el miedo a que le estén pidiendo algo enorme.
• Una fecha y una persona con nombre. Una petición sin fecha de cierre se queda en un cajón para siempre.
• Ofrecer recoger y escribir el texto. Los comercios se caen en la fase del esfuerzo mucho más que en la de la generosidad.

Entrégala en mano siempre que puedas: la misma carta pasada por el mostrador con dos frases de conversación rinde mucho más que por correo, y en una tarde haces veinte.

Insiste una vez, y solo una

La mayoría de los síes llegan después del recordatorio, no después de la primera petición. Siete días más tarde, la misma persona pasa o llama y dice una sola cosa: ¿has podido pensar lo de la subasta? Y luego se calla. No repitas el argumento; ya lo han leído.

Si es que no, dales las gracias de verdad y déjalos en la lista del año que viene. Las circunstancias cambian, y un comercio que dijo que no en un trimestre malo suele dar con ganas dos años después. Si es que sí, confírmalo por escrito ese mismo día: qué es, cuánto vale, quién lo recoge y cuándo, y cómo van a aparecer citados.

Los casos incómodos

• Te ofrecen algo que no puedes subastar. Doscientos bolígrafos con su logotipo o un llavero de 10 euros. Acéptalo con elegancia y úsalo como detalle de mesa o como premio de la rifa, no como lote. Juntar tres regalos así en una cesta también funciona.
• Quieren más que una mención. Una empresa que espera una lona y un turno de palabra te está ofreciendo patrocinio, no una donación. Es otra conversación, muchas veces mejor; pásasela a quien lleve los patrocinadores.
• Piden un recibo o el CIF de la entidad. Ten la respuesta preparada antes de empezar a pedir. El tratamiento fiscal de una donación en especie depende de la forma jurídica de la entidad y de la situación del donante: lo honesto es ofrecer un certificado escrito del regalo y su valor, y dejar el resto a su gestoría.
• Lo prometido no llega nunca. Pon una fecha interna diez días antes del evento. Lo que no esté confirmado sale del catálogo, con un mensaje amable diciendo que lo guardas para el año que viene.

Cierra el círculo en una semana

Mándale a cada donante el precio de adjudicación de su lote, el total de la noche y un agradecimiento de verdad. Un donante que se entera de que su vale de 60 euros dejó 140 euros en la caja de la asociación dice que sí más rápido al año siguiente, y normalmente da algo más grande. Ese correo es la recaudación más barata que vas a hacer nunca, y casi nadie lo manda.

Cuando ya tienes las donaciones confirmadas, cada lote necesita su propia página con el donante citado por su nombre, visible para todo el que puje desde el móvil. En la guía tienes el montaje en orden, y en cómo describir un lote hay ejemplos escritos de esas dos líneas. Lo que cuesta la herramienta está en precios. Si recoges para un colegio o para una asociación, en las páginas de colegios y de asociaciones hay notas sobre quién suele decir que sí en cada caso.