Ideas para una subasta benéfica en un salón pequeño

Un salón parroquial, el local de la asociación, el gimnasio del colegio un viernes por la noche. Ochenta personas, puede que ciento veinte. Una mesa plegable delante, una puerta doble que se atasca y una ventanilla de barra al fondo. Esa es la sala en la que ocurren de verdad casi todas las subastas benéficas, y esa sala debería decidir qué vendes dentro de ella.

Una gala grande puede permitirse lotes que necesitan escenario, foco y equipo técnico. Tú no. Lo que tienes es una sala donde todo el mundo oye a todo el mundo, donde quien puja está sentado a tres sillas de quien donó el lote y donde un silencio suena altísimo. Eso son ventajas, siempre que elijas lotes que las aprovechen.

Empieza midiendo, no con una lluvia de ideas

Cuenta las mesas que puedes dedicar a exponer. Cuenta los metros de pared libre. Mira dónde se forma la cola de las bebidas, porque ahí es donde la gente se va a quedar de pie mirando cosas. En un salón de cien personas conseguirás, siendo realista, que se miren bien entre doce y veinticinco lotes en una noche. A partir de ahí, la mitad no recibe ninguna atención.

Ese techo es el número más útil que vas a encontrar esta semana. Significa que no persigues cien donaciones: persigues unas veinte buenas, y eso quiere decir que te puedes permitir decir que no. Una bolsa de velas que nadie quiere puesta al lado de un fin de semana en una casa rural hace que la casa rural parezca más barata de lo que es.

Lotes que no necesitan almacén ni furgoneta

Los lotes más fuertes en una sala pequeña son promesas, no objetos. Le cuestan tiempo al donante en lugar de dinero, no pesan nada y nadie tiene que cargarlos hasta el coche a las once de la noche.

• Un día de trabajo: un fontanero, un jardinero, un pintor. Ocho horas, a canjear dentro del año.
• Una cena para ocho, cocinada en la cocina del ganador por alguien que de verdad sabe cocinar.
• Un nombre sobre algo: un banco, un árbol, una butaca, una placa en la puerta del local de ensayo.
• Cuatro sábados de canguro por parte de una familia en la que todo el mundo ya confía.
• Una habilidad: clases de guitarra, prácticas de conducción, ayuda con la declaración de la renta, un retrato.

Cada una de estas cosas cabe en una ficha sobre una mesa. La ficha es el lote. Eso pone todo el peso en la descripción, así que escríbela como si el donante estuviera ahí explicándola: fechas, límites y un nombre detrás. Las promesas vagas atraen pujas vagas.

Objetos que se ganan su sitio en la mesa

Algunas cosas físicas sí merecen la mesa plegable. Obra de un artista local, si el artista está en la sala. Una camiseta firmada con la foto del momento de la firma. Una caja de vino de una sola bodega, mejor que un surtido. Algo hecho por las personas a las que va destinado el dinero: una colcha del grupo de mayores, láminas enmarcadas de una clase de nueve años.

Dos pruebas antes de aceptar. ¿Puede una sola persona sacarlo al coche sin ayuda? ¿Y se ve mejor bajo los fluorescentes del salón que en una foto? Si alguna respuesta es no, véndelo como promesa y entrégalo la semana siguiente. Quien organiza subastas de arte lo aprende pronto: el marco y la luz deciden la mitad del precio de adjudicación.

Dos o tres lotes que hagan levantar la cabeza

Una sala pequeña necesita un pico. No un lote más caro: un lote más raro. Cosas que han funcionado en salas de este tamaño:

• El presidente de la asociación, el director del colegio o el entrenador haciendo algo poco digno en público: cantar, afeitarse, ir en bici a algún sitio, llevar la camiseta del equipo rival una semana entera.
• La primera fila de vuestro próximo evento: asientos reservados y consumiciones, vendidos por parejas.
• Derechos de nombre durante un año: la furgoneta, la carpa, la sala de ensayo, el propio fondo.
• Un lote que pueda ganar más de una persona: veinte plazas en una marcha, diez sitios en una cena, a un importe fijo de €20 o €30 para todo el que lo coja.

Ese último importa más de lo que parece. Un lote que solo puede ganar una persona deja a noventa y nueve sin nada que hacer. Un lote con veinte ganadores levanta a veinte personas de la silla, y la sala respira distinto el resto de la noche. Los clubes de servicio suelen construir la mitad del orden de venta justo alrededor de eso.

Cómo se puja cuando no hay por dónde andar

En un salón lleno, las paletas y los portafolios pelean contra el mobiliario. Nadie ve quién está pujando, el voluntario con la hoja no consigue bajar por la fila y el de la última mesa se rinde. Pujar desde el móvil elimina ese problema: un código impreso junto a cada lote, un escaneo, una puja, sin app y sin crear cuenta. Merece la pena leer cómo funciona una velada antes de decidir el formato, porque cambia dónde pones las mesas.

Uses lo que uses, una pantalla delante haciendo el trabajo de la sala vale lo que cuesta alquilar el proyector. Lote actual, puja más alta, tiempo restante y total recaudado frente al objetivo. En una sala de este tamaño, el total es lo que la gente mira, y es lo que hace que los últimos veinte minutos funcionen.

Un orden de venta que cabe en noventa minutos

No vendas durante tres horas. Una subasta de salón se desinfla alrededor del lote catorce si la dejas. Un esquema que aguanta: abre con dos lotes baratos y divertidos, para que la gente aprenda a pujar cuando no hay nada en juego. Pon tu objeto más fuerte en tercer o cuarto lugar, mientras la atención está alta. Pausa para cenar. Vuelve con el lote poco digno. Termina con el lote de varios ganadores, para que todo el mundo se vaya habiendo comprado algo, y lee el total en voz alta. Si quieres afinar los tiempos, cuánto debe durar una subasta benéfica lo desglosa minuto a minuto.

Y ensaya. Monta la velada entera, puja contra ti mismo desde dos móviles y mira qué hace la pantalla. Puedes montarla y probarla sin pagar nada y solo pagas cuando abres las pujas de verdad, así que lo que cuesta es una tarifa y no un porcentaje de lo que recaudas. Si algo del orden de venta va a salir mal, saldrá mal en el ensayo, en una sala vacía, un martes.

Qué dejar fuera

Deja fuera todo lo que haya que explicar dos veces. Deja fuera los productos donados cuyo precio de tienda cualquiera puede buscar en cuatro segundos, salvo que te conformes con venderlos por debajo. Deja fuera la rifa que corre a la vez que la subasta: las dos compiten por la misma cartera en los mismos diez minutos. Y deja fuera los quince lotes pequeños que aceptaste por educación. Júntalos, véndelos como uno solo o ponlos en una mesa aparte con una hucha y un precio fijo.

La guía del organizador cubre el resto de la noche: quién canta los lotes, cuándo salen los correos de cobro, qué hacer con un lote que nadie quiere. Pero el salón te va a contar casi todo lo que necesitas saber, si vas y te quedas de pie dentro antes de decidir nada.