Combien de lots pour une vente caritative ? La règle des 12 à 20

La réponse courte : douze à vingt lots pour une soirée ordinaire de cinquante à cent cinquante personnes, dont six au maximum vendus à la voix depuis l'estrade. Si votre liste est plus longue, vous récolterez presque à coup sûr davantage en la raccourcissant. L'affirmation est contre-intuitive, voici donc le raisonnement.

La monnaie, c'est l'attention, pas la générosité

Chaque lot est en concurrence pour les deux mêmes ressources limitées : l'attention de vos invités et la somme qu'ils sont arrivés prêts à dépenser. Cette somme est réelle et assez stable. La plupart des invités d'une soirée de club ou d'école arrivent mentalement disposés à laisser entre 75 et 250 euros, et ils repèrent deux ou trois lots qui les intéressent vraiment, quelle que soit la longueur de la liste.

Avec quinze lots, cette attention se concentre. Quatre personnes veulent le même week-end en gîte, elles se percutent, et le prix dépasse l'estimation. Cette collision est tout le mécanisme par lequel une vente rapporte plus qu'une boutique. Avec quarante lots, la même attention et le même argent s'étalent : la plupart des lots reçoivent une enchère ou aucune, et le prix moyen retombe vers la mise à prix.

Le trésorier d'une école primaire a repris les résultats d'une soirée à quarante-six lots. Les douze premiers avaient produit soixante-dix-huit pour cent du total. Les vingt derniers avaient rapporté un peu plus de trois cents euros à eux tous, et coûté au comité une bonne dizaine d'heures de collecte, de photos, de descriptions, d'impression et de distribution. Personne n'avait jamais fait ce total, parce que le travail se fait par fragments sur six semaines.

Faites le calcul sur l'horloge

Un lot vendu à la voix prend deux à quatre minutes, une fois que l'animateur de la vente l'a présenté et a fait travailler la salle. Six lots font donc vingt-cinq à trente-cinq minutes, ce qui correspond à peu près à la durée pendant laquelle une salle accepte de rester assise. Huit ou dix lots à la voix font cinquante minutes, et dès le septième les gens sont au bar : les prix le savent.

La partie silencieuse a besoin de rester ouverte au moins soixante à quatre-vingt-dix minutes, et de préférence davantage, parce que les enchères ne s'y répartissent pas également. Presque tout arrive dans les dix ou quinze dernières minutes. Vingt lots en quatre-vingt-dix minutes, cela fait quatre minutes par lot pour l'invité qui lirait tout. Personne ne le fait. En pratique, un invité lit correctement six lots et survole le reste, ce qui revient à dire que les lots vingt et un à quarante sont largement invisibles. La question voisine, combien de temps doit durer une vente, se règle avec la même arithmétique.

La forme d'un bon catalogue

Raisonnez en trois étages plutôt qu'en un seul chiffre.

• Deux à quatre lots vedettes à 300 euros ou plus, vendus à la voix. Ils fixent le plafond de la soirée et fournissent les histoires que l'on répète ensuite.
• Six à dix lots intermédiaires de 50 à 250 euros. C'est cet étage qui fait l'essentiel du total, et c'est celui que la plupart des comités sous-construisent, parce qu'un lot intermédiaire est moins amusant à aller chercher.
• Trois à six lots accessibles à moins de 50 euros. Ils permettent à chacun de repartir avec quelque chose, et une salle où beaucoup de gens gagnent est mesurablement plus généreuse qu'une salle où quatre personnes raflent tout.

Cela fait à peu près douze à vingt, et cela y arrive volontairement plutôt que par hasard.

Trop peu est aussi un problème

Le conseil de couper n'est pas un plaidoyer pour une liste très courte. En dessous de huit lots environ, la soirée se met à dépendre de deux ou trois personnes, et si celui dont tout le monde attendait qu'il achète le week-end est grippé cette semaine-là, le total est divisé par deux. Une liste courte signifie aussi que la plupart des invités rentrent sans rien avoir gagné, ce qui aplatit l'ambiance et rend la billetterie de l'année suivante plus difficile.

Huit à douze lots est un plancher raisonnable pour une salle de moins de quarante personnes. En dessous de huit, demandez-vous si la vente est le bon instrument, ou si une tombola avec un seul beau lot ne rapporterait pas autant pour une fraction du travail.

À quoi ressemble un catalogue trop long

• Le catalogue demande dix minutes de lecture : la plupart des invités ne le finissent pas et s'en tiennent à la première page.
• Les lots semblables se cannibalisent. Trois bons de restaurant partagent les gourmands en trois, et les trois se ferment à la mise à prix.
• La clôture devient ingérable. Personne, ni invité ni bénévole, ne suit quarante comptes à rebours.
• L'encaissement ralentit. Plus de gagnants, c'est plus de queue, plus de relances et une soirée plus longue pour les deux personnes qui rangent.

Couper sans vexer les donateurs

Écarter un lot offert donne l'impression d'être ingrat, et c'est précisément pour cela que les comités ne le font pas. Mais refuser de couper n'est pas une gentillesse envers le donateur : un lot qui part à sa mise à prix ne sert personne.

• Regroupez. Trois petits produits de beauté deviennent un panier détente. Deux bons de 25 euros de la même rue deviennent une soirée en ville. Les regroupements concentrent les enchères et flattent les donateurs, qui partagent un prix plus élevé qu'aucun d'eux n'aurait atteint seul.
• Basculez les petits objets en tombola ou sur une table à prix fixe. Une bougie à 15 euros rapporte plus en billet de tombola à 5 euros, vendu trente fois, qu'en lot portant une seule enchère.
• Gardez-en pour l'an prochain, avec l'accord du donateur. La plupart préfèrent que leur cadeau soit bien utilisé plutôt qu'utilisé tout de suite, et le leur dire n'a rien d'insultant.

Adaptez à la salle et au format

En dessous de quarante invités, visez plus petit : huit à douze lots. Une petite salle ne peut pas soutenir des duels sur vingt fronts à la fois. Au-dessus de deux cents invités, vous pouvez monter à vingt-cinq voire trente lots silencieux, parce que le réservoir d'attention est réellement plus profond, mais le bloc à la voix reste à cinq ou six quelle que soit la taille de la salle. Ce chiffre est fixé par l'horloge et par la patience humaine, pas par la liste d'invités.

Une vente qui court sur plusieurs jours en ligne suit d'autres règles. L'attention n'est pas en concurrence avec un dîner, un discours et un orchestre, donc trente à quarante lots deviennent tenables et les enchérisseurs reviennent plusieurs fois. Si vous faites les deux, comptez-les séparément plutôt que de tout verser dans un seul catalogue. Le guide de l'organisateur détaille ce qui change d'un format à l'autre.

Un test pour chaque lot

Posez une seule question : puis-je citer trois personnes qui seront dans la salle et voudront ceci ? Si oui, gardez. Si vous n'en citez qu'une, le lot se fermera au mieux à sa mise à prix : regroupez-le ou passez-le en tombola. Si vous n'en citez aucune, remerciez le donateur et orientez son cadeau ailleurs.

Faites le test à trois plutôt que seul. Les lots dont un comité discute sont en général les intéressants, et ceux que tout le monde trouve tranquillement très bien sont ceux qui rapportent trois cents euros à vingt.

Noter après la soirée ce qui s'est vendu, ce qui a calé et ce qui a surpris vaut mieux que n'importe quelle règle empirique : à la troisième édition, vous calibrerez sur votre salle plutôt que sur celle d'un autre. Il existe des repères de taille de catalogue pour les écoles et pour les associations caritatives et galas, qui se situent aux deux extrémités de cette fourchette.