Asta di beneficenza a scuola: la guida del comitato genitori

Le aste scolastiche partono con un vantaggio sleale rispetto a qualsiasi altra raccolta fondi: la scuola può creare lotti che con i soldi non si comprano da nessun'altra parte, e la sala è piena di persone che vogliono bene agli stessi bambini. Fatta bene, una serata finanzia quello che tre anni di torte alla festa di fine anno non finanziano. È anche la raccolta fondi con più sentimenti attaccati, ed è l'altra metà di questa guida. Ecco come la organizza un comitato genitori.

I lotti che solo una scuola può offrire

• L'opera di classe. Ogni classe fa un pezzo collettivo: una tela di impronte di mani, un mosaico, un collage di fotografie. I genitori rilanciano sul pezzo della classe del proprio figlio, e regolarmente questo diventa il momento più alto della serata.
• Le esperienze con i docenti e con il dirigente. Il preside lava la macchina. Pranzo con la maestra preferita per quattro bambini. Il giro sul tetto con il collaboratore scolastico. Non costano niente, vendono benissimo, e di solito il personale ci si diverte, se glielo chiedi con garbo e lo lasci decidere che cosa offrire.
• Privilegi da prima fila: posti riservati al saggio di fine anno, la prima scelta dell'orario ai colloqui, il posto auto accanto al cancello per un quadrimestre.
• Un giorno da: aiuto bibliotecario, assistente alla lezione di educazione fisica, aiuto in segreteria. I bambini vanno matti per questi, e i genitori rilanciano di conseguenza.

Completa il catalogo con i soliti lotti di quartiere — buoni della pizzeria, servizi professionali dei genitori, un weekend nella casa al mare di qualcuno — puntando a un totale di dodici-venti lotti. Attenzione agli oggetti tirati fuori dagli armadi di casa: una fila di roba invenduta fa sembrare povero anche un catalogo forte. Quella mettila su un banchetto a parte, o in lotteria.

Come far funzionare l'opera di classe

L'opera di classe è la parte che va storta più spesso, e va storta settimane prima della serata. Dai a tutte le classi lo stesso mandato: un pezzo, un formato, finito entro una data fissa. Una tela incorniciata di circa 50 per 70 centimetri è un buon valore predefinito, perché sta su una parete di casa e viene bene in fotografia. Chiedi a un genitore per classe di prendersene la responsabilità, non alla maestra, che ha già abbastanza da fare. Fotografa ogni pezzo con la luce del giorno contro un muro liscio due settimane prima, così il catalogo è pronto e niente dipende da una foto scattata alle sette di sera in una palestra buia. Decidi in anticipo che cosa succede se un pezzo non si vende: torna appeso in aula, che è un esito buono e vale la pena dirlo ad alta voce.

Le sensibilità da gestire

Le scuole hanno dinamiche che altri posti non hanno, e un po' di attenzione evita che diventino problemi.

• L'opera di classe non deve diventare una gara di portafoglio fra le classi. Annuncia il totale complessivo delle opere, festeggia tutte le classi insieme e valuta un tetto o un formato uguale per tutti.
• Non tutte le famiglie possono rilanciare. Tieni l'ingresso gratuito o quasi, metti in catalogo diversi lotti sotto i €25 e aggiungi una lotteria, così anche un biglietto da €2 contribuisce; per la lotteria vale la pena verificare prima che cosa serve nel tuo comune. E di' dal microfono che esserci conta più che rilanciare.
• Fai approvare i lotti con i docenti dal dirigente prima di annunciarli, e lascia che ogni insegnante si offra invece di essere offerto da qualcun altro.
• Sii trasparente sull'obiettivo: "giochi nuovi per il cortile, €4.000" merita un rilancio. "Fondo scuola" no.

Un calendario realistico per volontari

Sei settimane prima: fissi la data e l'obiettivo, e chiedi alle classi di cominciare le opere. Quattro settimane: lettere alle attività del quartiere e appello alle donazioni dei genitori, con un modulo e una scadenza. Due settimane: catalogo congelato, biglietti spinti a fondo nelle chat di classe. La settimana stessa: stampi i cartoncini con il codice, provi lo schermo e il giro dei pagamenti, fai il briefing a chi presenta. Le serate scolastiche vanno a orologio stretto, perché i bambini devono andare a letto, quindi tieni l'asta dentro due ore: rilanci silenziosi durante l'aperitivo e la cena, un blocco dal vivo corto per le opere e per il lotto di punta, chiusura, tutti fuori per le 21:30.

Due cose slittano sempre. Le donazioni promesse arrivano tardi, quindi manda il promemoria a tre settimane invece di aspettare di vedere; metti in conto che circa metà va richiesta due volte. E la palestra non è mai libera quando ti serve per provare lo schermo, quindi prenotala per un'ora all'inizio della settimana, non il giorno stesso. La guida per chi organizza riporta la stessa lista con le caselle da spuntare.

Chi fa cosa la sera

Quattro ruoli, e conviene scrivere i nomi. Una persona gestisce schermo e orologio, seduta vicino al portatile tutta la sera, senza fare altro. Una persona presenta: il benvenuto, la dimostrazione di come si rilancia, il blocco dal vivo, il conto alla rovescia. Due persone stanno in sala, e il loro unico compito è avvicinarsi a chiunque sia fermo davanti a un lotto senza rilanciare e offrirsi di mostrargli come si fa. Una persona si occupa dei soldi e delle domande alla fine. Ai nonni e a chi non rilancia di' pure che possono stare solo a guardare. Una sala in cui venti persone fanno quasi tutti i rilanci è normale, e quelle venti rilanciano più forte quando gli altri guardano.

Come capisci che sta andando bene

Mezz'ora dopo l'apertura, fai un giro dei tavoli. Quasi tutti i lotti dovrebbero avere una prima offerta, e le opere di classe dovrebbero averne diverse. Se le opere sono ferme, le basi d'asta sono troppo alte per una sala di genitori che hanno già pagato biglietto e cena: abbassale e dillo dal microfono. Guarda anche dove sta la gente. Se la folla è al bar e non ai lotti, sposta i lotti al bar. Il segnale più chiaro che la serata funziona è il rumore di una classe presa in giro per il proprio quadro.

Sui soldi

Incassa la sera stessa con un link di pagamento invece di promettere fatture: rincorrere altri genitori per soldi è il lavoro meno divertente che esista in un comitato. E pubblica il risultato entro pochi giorni: il totale, che cosa ci si compra, le fotografie. I genitori che vedono comparire i giochi nuovi in cortile riempiono di nuovo la sala l'anno dopo. Nello stesso annuncio di' anche chi decide come si spendono i soldi, e su cosa. Soldi raccolti per il cortile che finiscono in silenzio nel fondo generale costano a un comitato genitori un anno di fiducia in una frase sola.

La parte pratica — un codice accanto a ogni lotto, i nonni che seguono da casa, le mail di pagamento la sera stessa — è spiegata in come funziona, mentre i prezzi stanno su una pagina sola, così dal fondo per il cortile non viene trattenuta una percentuale. Se vuoi provare la scaletta prima di fissarla, puoi montare la serata e testarla senza pagare niente.