Asta per Rotary e Lions: cosa funziona in una conviviale

Quasi tutte le aste dei club service si tengono nella sala in cui il club si riunisce già. La saletta sopra il ristorante dove si fa la conviviale, la club house del golf, una sala parrocchiale presa in prestito per una sera. Dalle sessanta alle centocinquanta persone, quasi tutte già in rapporto fra loro, e un comitato di quattro soci che un'asta non l'ha mai organizzata.

È una posizione di partenza buona, non debole. Non stai vendendo a sconosciuti. Quasi tutto quello che segue discende da questo unico fatto.

I lotti arrivano dai soci, non da un catalogo

I comitati che faticano cominciano quasi sempre scrivendo alle attività della zona per chiedere donazioni. I comitati che vanno bene cominciano dall'elenco soci. Un club service è una lista di persone che hanno un'azienda, uno studio, una barca, che cucinano bene, che insegnano, o che conoscono qualcuno allo stadio. Scendi quell'elenco e scrivi accanto a ogni nome la cosa che quella persona potrebbe dare e che le costa tempo invece che denaro.

Quello che torna indietro è più interessante di un buono regalo. Un geometra in pensione che va a vedere la casa che stai comprando e ti scrive una relazione in italiano semplice. Un socio con l'appartamento al mare che offre quattro notti fuori stagione. Una cena per otto cucinata a casa dell'aggiudicatario. Due ore sul sedile del passeggero di un'auto d'epoca restaurata, una domenica mattina. Questi lotti si vendono perché la sala conosce personalmente il donatore. Una buona parte del rilancio è affetto, e l'affetto non compare in nessun listino.

I buoni acquisto fanno l'opposto. Chiunque in sala può controllare in quattro secondi quanto costa un buono da €50, e nessuno rilancia oltre quel numero. Se li accetti, mettine diversi insieme in un lotto a tema, così il confronto smette di essere ovvio.

Tre lotti reggono la serata, e converrebbe sapere quali

In un'asta da venti lotti il denaro non si distribuisce in modo uniforme. Due o tre lotti faranno una fetta larga del totale, dieci faranno numeri rispettabili, e il resto riempie la sala di rumore e di piccole vittorie. È normale, ed è meglio metterlo in conto che combatterlo.

Scegli presto i tuoi portanti. Devono essere cose che più di una persona in quella sala precisa desidera davvero. Un weekend in una casa di cui quattro soci hanno già chiesto. Un posto in macchina a una giornata in pista. Qualcosa che ha attaccata la storia del club. Poi costruisci la scaletta in modo che quei tre non cadano tutti negli stessi dieci minuti.

Il resto dell'elenco tiene la gente a rilanciare e dà qualcosa da vincere ai soci che non possono spendere quattro cifre. Una serata in cui solo i più facoltosi alzano la mano è una serata che l'anno dopo ha meno gente.

Parti basso, di proposito

L'errore più comune è una base d'asta fissata vicino a quanto il comitato crede che valga il lotto. Il risultato è silenzio, poi un ribasso imbarazzato annunciato dal microfono, poi un unico rilancio al prezzo ribassato.

Apri intorno a un quarto di quello che speri di ottenere. La prima offerta arriva subito, e la prima offerta è quella che conta, perché trasforma il lotto da idea a gara. Quando ci sono dentro due persone, il numero sale da solo. Scaletta, base d'asta e rilancio sono trattati passo per passo nella guida per chi organizza, e vale la pena leggerla prima di fissare un solo prezzo.

Come si rilancia, senza fogli appesi

Il formato vecchio è un tavolo di fogli lungo la parete e un volontario che prova a chiuderli in ordine. Funziona, nel senso che i soldi entrano. Vuol dire però che nessuno sa a che punto sia niente finché i fogli non vengono ritirati, e che gli ultimi cinque minuti sono una mischia.

L'alternativa è che ogni lotto porti un codice QR. L'ospite ci punta il telefono, vede il lotto e rilancia. Non c'è nessuna app da installare e nessun account da creare, il che conta quando un terzo della sala ha superato i settanta. Sullo schermo davanti mostri il lotto in corso, l'offerta più alta, un conto alla rovescia e il totale rispetto all'obiettivo della serata. Quel totale lavora in silenzio tutta la sera: si rilancia in modo diverso quando si vede quanto manca. La pagina su come funziona spiega che cosa compare sullo schermo e che cosa vedono gli ospiti sul telefono.

Due comportamenti conviene conoscerli in anticipo. Un rilancio negli ultimi secondi allunga quel lotto invece di chiuderlo, quindi nessuno vince nascondendosi fino allo scadere del tempo. E un ospite può lasciare un massimo e far rilanciare al posto suo fino a quella cifra, il che va benissimo al socio che alle nove deve accompagnare qualcuno a casa.

Sii chiaro sui soldi

I club service vivono di fiducia, e il modo più rapido per bruciarla è restare vaghi su dove vanno i soldi. Di' il service all'inizio, di' la cifra a cui punti, e metti tutti e due sullo schermo.

La meccanica dev'essere altrettanto chiara. Gli aggiudicatari ricevono una mail la sera stessa con l'importo e un link di pagamento che appartiene al club, così i soldi passano dall'ospite al vostro conto senza che nessuno stia in mezzo. Non viene trattenuto niente e non viene presa nessuna percentuale. Quello che costa lo strumento è una voce sola per la serata, indicata alla pagina prezzi; costruire l'asta e provarla non costa nulla.

Un calendario di massima

Sei settimane prima, passa in rassegna l'elenco soci e chiedi. Chiedi di persona o al telefono. Una mail a tutto il club produce due risposte e un notevole senso di colpa collettivo.

Quattro settimane prima, chiudi la lista dei lotti e scrivi le descrizioni. Tre frasi oneste battono un paragrafo di aggettivi. Di' che cosa riceve davvero chi vince, quando lo riceve e chi glielo dà.

Due settimane prima, monta l'asta e fai una prova con tre soci che usano il loro telefono. Fanne rilanciare uno male apposta. Fanne provare un altro con un telefono di cinque anni fa. È il passaggio che i comitati saltano e di cui poi si pentono.

La settimana della serata, stampa i codici più grandi di quanto sembri necessario, e controlla il segnale telefonico dall'angolo più lontano della sala, non dalla porta. Se il segnale è scarso, dillo all'inizio e tieni un volontario con un tablet vicino a quel tavolo.

La sera, una persona gestisce lo schermo e non fa altro. È un incarico vero, non un favore chiesto a chi si trova più vicino.

Quello che un club service ha e un gala no

Un gala di beneficenza deve costruire un'atmosfera dal niente in un'ora. Un club no. La vostra sala ha già le battute interne, un presidente, le rivalità sul golf e vent'anni di lavoro condiviso alle spalle. Usa tutto. Lascia che il donatore di un lotto si alzi in piedi per quindici secondi. Lascia che il presidente rilanci su qualcosa e perda in pubblico. Leggi il totale ad alta voce quando supera una cifra tonda.

Niente di tutto questo richiede più tecnologia. Richiede che qualcuno decida, in anticipo, che la serata ha una forma. Per come si mette insieme una serata tipo c'è la pagina dedicata ai club service, e puoi montare tutto e fare la prova prima ancora di decidere se farla davvero.