Farsi donare i lotti dai negozi: la richiesta e la lettera

Ogni attività del paese riceve richieste di donazione molto più spesso di quanto immagini. Un panificio su una via di passaggio, in un comune da trentamila abitanti, ne riceve fra le venti e le cinquanta all'anno, quasi tutte sotto forma di lettera fotocopiata indirizzata a nessuno in particolare. Chi dirà di sì a te lo farà perché la tua richiesta era personale, precisa e facile da chiudere. Il metodo è tutto qui.

Calcola quante richieste ti servono davvero

Parti dal catalogo. Una serata normale vuole dai dodici ai venti lotti. Le richieste calde, quelle in cui chi chiede già conosce il negoziante, si trasformano in donazione più o meno una volta su tre. Quelle fredde, una volta su quindici. Quindi un comitato che lavora quasi solo su porte calde ha bisogno di una lista di quaranta o cinquanta attività per riempire venti lotti; un comitato che lavora sull'elenco delle vie ne ha bisogno di duecento e a marzo è già esausto.

Metti in conto tre o quattro settimane per l'intero ciclo e parti otto settimane prima della serata. Se stringi, la telefonata di richiamo cade nella stessa settimana della scadenza: la settimana in cui tutti sembrano insistenti.

Prima le porte calde, poi quelle fredde

Prima di bussare da uno sconosciuto, scrivi l'elenco delle attività già collegate alla tua comunità: lo sponsor sulle maglie, le aziende dei genitori e dei soci, il bar dove la squadra va a bere, il commercialista che tiene i conti dell'associazione, la tipografia che ha stampato il programma dell'anno scorso, il fornitore che consegna in cucina.

Poi dividi la lista in modo che ogni attività sia contattata dalla persona che la conosce meglio. Una sola persona per ogni negozio, segnata da qualche parte dove tutti possono vederla. Essere contattati due volte da due volontari diversi è il modo più affidabile che esista per trasformare un probabile sì in un cortese no, e succede a quasi tutti i comitati al primo anno.

Il segretario di una società di pallavolo, finita una serata andata bene, è tornato sul foglio di calcolo: ventidue delle trentuno donazioni erano arrivate tramite sei persone, tutte a qualcuno che già conoscevano. Le altre nove erano costate quasi cento richieste fredde. L'anno dopo hanno riorganizzato tutto attorno a quelle sei.

Chiedi una cosa precisa

Non chiedere se vorrebbero donare qualcosa: gli metti in mano una decisione senza bordi, e gli indecisi dicono no semplicemente non rispondendo. Chiedi invece se prenderebbero in considerazione di donare una cena per due, oppure un taglio con colore, oppure un'ora di consulenza.

Una proposta precisa fa il ragionamento al posto loro, dice qual è la dimensione normale di un regalo ed è facile da accettare o da correggere. Per la maggior parte delle piccole attività del posto il punto giusto è un lotto da 50 a 150 euro; per un'azienda più grande, o per la ditta di un socio, da 150 a 400 euro. I buoni e i servizi battono la merce, perché un buono costa al donatore solo il suo margine, e solo se viene usato, e in più gli porta il vincitore dentro il negozio.

La lettera

Sotto le duecento parole, per mail o consegnata a mano su carta. Tutto quello che sta fra parentesi quadre lo sostituisci tu.

Oggetto: richiesta di donazione per l'asta di [associazione], [data]

Gentile [nome],

ti scrivo a nome di [associazione]. Il [data] organizziamo un'asta di beneficenza presso [sede] per circa [numero] ospiti, quasi tutti di [paese]. Vogliamo raccogliere [importo] per [uno scopo preciso e concreto].

Volevo chiederti se [attività] prenderebbe in considerazione di donare un lotto. Avevo pensato a [la proposta precisa], per un valore intorno ai [X] euro. Se ti viene in mente qualcosa che ti sta meglio, sono contento di sentirlo.

Ogni donatore viene nominato nel catalogo stampato, sulla pagina del proprio lotto e sullo schermo durante la serata. Entro una settimana dall'asta ti mando il prezzo di aggiudicazione del tuo lotto e il totale raccolto.

Se puoi darci una mano, mi faresti sapere entro [scadenza, circa tre settimane prima]? Passo io a ritirare quando ti fa comodo, e mi servono solo una fotografia e due righe di descrizione, che posso scrivere io e farti approvare.

Grazie di aver letto.

[Nome], [ruolo], [associazione], [telefono], [mail]

Perché ogni pezzo è lì

• Uno scopo concreto. Il nuovo pavimento dello spogliatoio, non il sostegno alle nostre attività. Si dona a una cosa che si riesce a vedere.
• Il numero di ospiti. Dice a un'attività che visibilità avrà senza che tu debba promettere niente.
• Una cifra detta. Toglie la paura che ti venga chiesto qualcosa di enorme.
• Una scadenza e un nome. Una richiesta senza data di chiusura resta in un cassetto per sempre.
• L'offerta di ritirare e di scrivere il testo. Le attività si tirano indietro davanti alla fatica molto più spesso che davanti alla generosità.

Quando puoi, consegna a mano. Una lettera passata sopra il bancone con due frasi di conversazione rende molto più della stessa lettera per mail, e in un pomeriggio ne consegni venti.

Richiama una volta sola

La maggior parte dei sì arriva dopo il richiamo, non dopo la prima richiesta. Sette giorni dopo, la stessa persona passa o telefona e dice una cosa sola: hai avuto modo di pensare a quella cosa dell'asta? Poi smette di parlare. Non ripetere le ragioni: le ha già lette.

Se è un no, ringrazia con calore e tieni il nome nella lista dell'anno prossimo: le situazioni cambiano, e chi ha detto di no in un trimestre storto spesso dona due anni dopo. Se è un sì, conferma per iscritto lo stesso giorno: che cosa è il lotto, quanto vale al pubblico, chi passa a ritirarlo e quando, e in che modo esatto verrà ringraziato.

I casi imbarazzanti

• Ti offrono una cosa invendibile. Duecento penne con il logo, o un portachiavi da 10 euro. Accetta con garbo e usalo come pensiero sui tavoli o come premio della lotteria, non come lotto. Anche mettere insieme tre regali del genere in un unico cesto funziona.
• Vogliono più di una citazione. Un'azienda che si aspetta uno striscione e due minuti di microfono ti sta proponendo una sponsorizzazione, non una donazione. È un discorso diverso e spesso migliore: passalo a chi segue gli sponsor.
• Chiedono una ricevuta o i dati fiscali dell'associazione. Preparati la risposta prima di cominciare a chiedere. Il trattamento fiscale delle donazioni in natura dipende dalla forma dell'ente e dalla situazione del donatore; la risposta onesta di solito è che puoi rilasciare una conferma scritta del bene donato e del suo valore, e che il resto lo valuta il suo commercialista.
• Il lotto promesso non arriva mai. Fissa un limite interno dieci giorni prima della serata. Tutto quello che a quel punto non è confermato esce dal catalogo, con un messaggio gentile in cui dici che lo tieni buono per l'anno prossimo.

Chiudi il cerchio entro una settimana

Manda a ogni donatore il prezzo di aggiudicazione del suo lotto, il totale della serata e un ringraziamento vero. Un donatore che scopre che il suo buono da 60 euro ha portato 140 euro all'associazione dirà di sì più in fretta l'anno dopo, e quasi sempre darà qualcosa di più grosso. Questa mail è la raccolta fondi più economica che farai mai, e non la manda quasi nessuno.

Quando le donazioni sono confermate, ogni lotto ha la sua pagina con il nome del donatore, visibile a tutti gli ospiti che rilanciano dal telefono. Nella guida per chi organizza trovi esempi di descrizioni già scritte, e quanto costa la piattaforma sta sulla pagina dei prezzi. Se raccogli per una scuola, per una società sportiva o per un club service, le note per i comitati genitori, per le associazioni e per i club service spiegano chi tende a dire di sì in ciascun caso.