Idee per un'asta di beneficenza in una sala piccola

Una sala parrocchiale, la sede del circolo, la palestra della scuola un venerdì sera. Ottanta persone, forse centoventi. Un tavolo pieghevole davanti, una porta a due ante che si incastra e un passavivande. È la sala in cui si svolgono davvero quasi tutte le aste di beneficenza, ed è la sala che dovrebbe decidere che cosa ci vendi dentro.

I gala grandi possono permettersi lotti che chiedono un palco, un occhio di bue e una squadra tecnica. Tu no. Quello che hai è una stanza dove tutti sentono tutti, dove chi rilancia è seduto a tre sedie da chi ha donato il lotto e dove un attimo di silenzio si sente fortissimo. Sono vantaggi, se scegli lotti che li usano.

Comincia misurando, non facendo brainstorming

Conta i tavoli che puoi dedicare all'esposizione. Conta i metri di parete libera. Guarda dove si forma la fila del bar, perché è lì che la gente sta in piedi a guardare le cose. In una sala da cento persone, realisticamente, in una serata verranno guardati per bene dai dodici ai venticinque lotti. Oltre quel numero, metà non riceve nessuna attenzione.

Quel tetto è il dato più utile che troverai questa settimana. Vuol dire che non stai rincorrendo cento donazioni: ne stai rincorrendo una ventina buone, e quindi puoi permetterti di dire di no. Un sacchetto di candele avanzate messo accanto a un weekend in agriturismo fa sembrare il weekend meno prezioso.

Lotti che non chiedono magazzino né furgone

I lotti più forti in una sala piccola sono promesse, non oggetti. Costano al donatore tempo invece che denaro, non pesano niente e nessuno deve portarli in macchina alle undici di sera.

• Una giornata di lavoro: un idraulico, un giardiniere, un imbianchino, otto ore, da usare entro l'anno.
• Una cena per otto persone cucinata a casa del vincitore da qualcuno che sa cucinare davvero.
• Un nome su qualcosa: una panchina, un albero, una targhetta sulla porta della sala prove.
• Quattro sabati sera di babysitting da parte di una famiglia di cui tutti si fidano già.
• Una competenza: lezioni di chitarra, ripetizioni di matematica, una mano con la dichiarazione dei redditi, un ritratto.

Ognuno di questi sta su un cartoncino appoggiato al tavolo. Il cartoncino è il lotto. Questo scarica tutto il peso sulla descrizione, quindi scrivila come se il donatore fosse lì a spiegarla: date, limiti, un nome e un numero. Una promessa vaga attira rilanci vaghi.

Gli oggetti che si meritano il posto sul tavolo

Qualcosa di fisico sul tavolo pieghevole ci sta. L'opera di un artista del posto, se l'artista è in sala. Una maglia autografata con la fotografia del momento in cui è stata firmata. Una cassa di vino di un solo produttore, non un misto. Qualcosa fatto dalle persone per cui si raccolgono i soldi: una coperta cucita dal gruppo di cucito, le stampe incorniciate di una classe di terza elementare.

Due prove prima di accettare. Una persona sola riesce a portarlo in macchina senza aiuto? E sotto il neon della sala fa una figura migliore di quella che fa in fotografia? Se una delle due risposte è no, vendilo come promessa e consegnalo la settimana dopo. Chi organizza aste d'arte lo impara presto: la cornice e la luce decidono metà del prezzo di aggiudicazione.

Due o tre lotti che fanno alzare la testa

Una sala piccola ha bisogno di una punta. Non di un lotto più caro: di un lotto più strano. Cose che hanno funzionato in sale di questa misura:

• Il presidente dell'associazione, il parroco o il preside che fa in pubblico qualcosa di poco dignitoso: canta, si fa tagliare la barba, va al lavoro in bicicletta per un mese, indossa la maglia della squadra avversaria.
• La prima fila al vostro prossimo evento, posti riservati e aperitivo incluso, venduta in coppia.
• Il nome per un anno: sul pulmino, sul gazebo della sagra, sulla sala prove, sul fondo stesso.
• Un lotto che possono vincere in tanti: venti posti a una camminata, dieci coperti a una cena, a cifra fissa per chiunque lo prenda.

L'ultimo conta più di quanto sembri. Un lotto che vince una persona sola lascia novantanove persone senza niente da fare. Un lotto con venti vincitori tira venti persone fuori dalla sedia, e per il resto della serata la sala è un'altra cosa. I club service costruiscono spesso il centro della scaletta esattamente intorno a questo.

Come si rilancia quando non c'è spazio per camminare

In una sala piena, palette e fogli appesi litigano con i mobili. Nessuno vede chi sta rilanciando, il volontario con il foglio non riesce a passare tra le file e chi sta in fondo lascia perdere. Rilanciare dal telefono toglie il problema: un codice stampato accanto a ogni lotto, una scansione, un rilancio, senza app da scaricare e senza account da creare. Vale la pena leggere come funziona una serata prima di decidere il formato, perché cambia anche dove metti i tavoli.

Qualunque cosa userai, uno schermo davanti che fa il lavoro della sala vale il noleggio del proiettore. Lotto in corso, offerta più alta, tempo rimasto, totale raccolto rispetto all'obiettivo. In una sala così il totale è la cosa che la gente guarda, ed è la cosa che fa funzionare gli ultimi venti minuti.

Una scaletta che sta in novanta minuti

Non vendere per tre ore. Un'asta in sala si siede intorno al lotto quattordici, se glielo permetti. Uno schema che tiene: apri con due lotti da poco e divertenti, così tutti imparano il meccanismo mentre non è in gioco niente. Metti il pezzo più forte al terzo o quarto posto, finché l'attenzione è alta. Pausa per mangiare. Rientri con il lotto poco dignitoso. Chiudi con quello che possono vincere in tanti, così tutti escono avendo comprato qualcosa, e poi leggi il totale ad alta voce.

Concediti una prova generale. Monta tutto, rilancia contro te stesso da due telefoni e guarda che cosa fa lo schermo. Puoi costruire e provare la serata senza pagare niente e paghi solo quando apri i rilanci veri, quindi quanto costa resta una voce sola e non una fetta di quello che raccogli. Se qualcosa nella scaletta deve andare storto, andrà storto alla prova, in una sala vuota, di martedì.

Che cosa lasciare fuori

Lascia fuori tutto quello che va spiegato due volte. Lascia fuori gli oggetti il cui prezzo di listino chiunque può cercare in quattro secondi, a meno che tu non sia contento di venderli sotto. Lascia fuori la lotteria che gira in contemporanea con l'asta: le due cose si contendono gli stessi portafogli negli stessi dieci minuti, e per la lotteria valgono regole proprie che conviene verificare prima. E lascia fuori i quindici lotti piccoli che hai accettato per educazione: raggruppali, vendili come uno solo, oppure mettili su un tavolo a parte con un barattolo e un prezzo fisso.

La guida per chi organizza copre il resto della serata: chi legge i lotti, quando partono le mail di pagamento, che cosa fare con un lotto che nessuno vuole. Ma la sala ti dirà quasi tutto quello che ti serve, se ci vai dentro a stare in piedi prima di decidere qualsiasi cosa. Vale anche per le associazioni che quella sala la usano ogni settimana e sono convinte di conoscerla.