Quanto deve durare un'asta di beneficenza?

Meno di quanto pensi. È la risposta onesta, ed è quella che i comitati accettano più a fatica: dopo mesi di telefonate per raccogliere i lotti, venderli in un'ora sembra uno spreco.

Ma un'asta non è un concerto. Nessuno entra in sala sperando che duri a lungo. I soldi si fanno in una finestra piuttosto stretta, finché la sala guarda davvero, e tutto quello che viene dopo quella finestra ti costa invece di renderti.

La risposta breve

Come regola pratica, calcola dai 45 ai 75 minuti per i rilanci veri e propri. È il blocco in cui il banditore chiama i lotti, i prezzi si muovono e tutti guardano lo schermo. Dentro una serata di tre ore o tre ore e mezza, quel blocco è la parte più piccola del programma.

Se invece l'asta corre su più giorni, la finestra normale è di cinque-dieci giorni, con la chiusura la domenica sera. Più lunga di così e il centro del periodo è aria fritta; più corta di una settimana lavorativa e metà delle persone che hai invitato non ci arriva.

Il resto di questo articolo riguarda come spendere quei minuti.

Perché un'asta lunga rende meno

L'attenzione in una sala non crolla di colpo: perde. Intorno al lotto dodici o tredici qualcuno comincia a parlare con il vicino di tavolo. Intorno al diciotto il primo gruppo si sposta al bar. Al lotto venticinque gli unici a rilanciare sono le quattro persone venute apposta per il lotto venticinque.

La versione misurabile: in un'asta lunga la seconda metà rende quasi sempre meno per lotto della prima, anche a lotti comparabili. Non è che la sala li giudichi peggiori. È che ha smesso di ascoltare. La domanda giusta quindi non è quanto possiamo andare avanti, ma quanti lotti riusciamo a vendere mentre sono ancora tutti in sala.

Per la maggior parte delle sale sono dai dodici ai venticinque lotti. Non quaranta. Se hai raccolto quaranta donazioni, vendine venti e metti le altre su un tavolo a prezzo fisso, oppure tienile per l'anno prossimo.

Quanto tempo serve a un singolo lotto

Non lo stesso per tutti. Se dai novanta secondi a ogni lotto hai costruito una macchina troppo lenta per i lotti piccoli e troppo veloce per quelli che contano.

• Lotti piccoli, sotto i €50: trenta-sessanta secondi bastano. Due rilanci ed è chiuso.
• Lotti medi, diciamo fra €50 e €400: un minuto e mezzo o due, cioè quattro o cinque giri di rilancio.
• I due o tre lotti su cui conti davvero: dai tre ai cinque minuti, e lasciali correre se le offerte continuano ad arrivare.

Rilanciare sul serio è lento. Nelle grandi case d'asta un lotto da record può prendersi quindici o venti minuti, perché fra un rilancio e l'altro due persone stanno pensando. Il tuo lotto di punta non avrà bisogno di venti minuti, ma avrà bisogno di più dei sessanta secondi che hai messo a scaletta. Se un lotto sta ancora ricevendo rilanci, non chiuderlo perché lo dice il programma. Se lavori con un conto alla rovescia, lascia che si allunghi quando arriva un'offerta all'ultimo secondo: come funziona una serata mostra che aspetto ha sul grande schermo.

Dove finisce davvero la serata

Uno schema che tiene, per una sala da cento persone e diciotto lotti:

1. 19:00 Apertura. Aperitivo, lotti sui tavoli, un codice accanto a ciascuno. La gente gira e guarda. Quest'ora lavora sul serio: è qui che si decidono i rilanci.
2. 19:45 Benvenuto, due minuti, non di più. Di' a cosa servono i soldi e di' la cifra a cui punti.
3. 19:50 Vendi un lotto da poco come dimostrazione, così tutti imparano il meccanismo quando non è ancora in gioco niente.
4. 20:00 Primo blocco, otto lotti, circa trentacinque minuti. Metti il pezzo più forte al terzo o quarto posto.
5. 20:35 Si mangia. Mezz'ora. Lascia due o tre lotti aperti sullo schermo, così il totale continua a muoversi.
6. 21:05 Secondo blocco, dieci lotti, circa quaranta minuti. Chiudi con il lotto che in molti possono vincere.
7. 21:50 Leggi il totale ad alta voce. Poi smetti.

Sono tre ore dall'apertura al totale, con circa settantacinque minuti di vendita vera. Il bar può restare aperto dopo; l'asta no. La guida per chi organizza contiene la stessa scaletta con i volontari e i compiti attaccati a ogni riga.

Se la fai su più giorni

Certe associazioni non riescono a portare tutti nella stessa sala, o vogliono che i rilanci partano prima della serata. Funziona, a due condizioni.

La prima è che scegli un orario di chiusura e lo ripeti in ogni messaggio. Cinque-dieci giorni è la finestra normale. Apri di mercoledì, chiudi la domenica sera verso le otto o le nove, quando la gente è a casa con il telefono in mano. Non chiudere a mezzanotte: le persone che vorresti più attive stanno dormendo.

La seconda è accettare che a metà periodo non succede quasi niente. Aspettati una fiammata il primo giorno, silenzio quasi totale per gran parte della settimana e la maggior parte del denaro nelle ultime due ore. Organizza i promemoria intorno a questo invece di combatterlo: uno all'apertura, uno a metà, uno due ore prima della chiusura. Molte associazioni fanno le due cose insieme: qualche giorno di rilanci online che confluisce nel blocco dal vivo della serata.

Gli ultimi venti minuti

Questa è la parte da proteggere. Comunque tu costruisca la serata, il finale deve contenere tre cose: un lotto che in molti possono vincere, il totale visibile a tutta la sala e qualcuno che alla fine legge la cifra ad alta voce.

Il totale è il motivo per cui la gente resta. Se lo schermo dice che mancano milleduecento euro all'obiettivo e restano due lotti, qualcuno in quella sala chiude la differenza. Se nessuno sa a che punto è il totale, nessuno fa niente. È l'unico vantaggio che una serata di beneficenza ha su una casa d'asta professionale, e funziona solo se lo mostri.

Poi manda le richieste di pagamento la sera stessa, mentre la gente è ancora lì e ancora contenta di sé. Una mail che arriva il martedì viene pagata il venerdì, oppure mai.

Due cose da verificare prima di fissare tutto

Cronometra una prova intera. Non a mente: ad alta voce, leggendo i lotti come li leggerai davvero. Quasi tutti i comitati scoprono che i loro diciotto lotti prendono cinquanta minuti invece dei venti che avevano immaginato, o esattamente il contrario.

Poi rifallo per davvero, con i lotti veri caricati e due telefoni che si rilanciano a vicenda, perché una prova generale ti dice cose che un foglio di calcolo non sa. Costruire e provare l'intera serata non costa niente finché non apri i rilanci veri, ed è di solito lì che un comitato scopre che i suoi quaranta lotti erano sempre stati venti. Se durante la prova salta fuori una domanda, le risposte alle domande più frequenti partono proprio da quelle.