Quanti lotti deve avere un'asta di beneficenza?

La risposta breve è da dodici a venti lotti per una serata normale, con cinquanta o centocinquanta ospiti in sala, di cui non più di sei venduti a voce dal palco. Se la tua lista è più lunga di così, quasi certamente incasserai di più tagliandola. È un'affermazione che va contro l'istinto, quindi ecco il ragionamento.

La moneta è l'attenzione, non la generosità

Ogni lotto si contende le stesse due cose limitate: l'attenzione degli ospiti e la cifra che erano disposti a spendere quando sono entrati. Quella cifra è reale ed è abbastanza stabile. Chi viene alla serata di un circolo o di una scuola arriva mentalmente preparato a lasciare fra i 75 e i 250 euro, e individuerà due o tre lotti che gli interessano davvero, per quanto lunga sia la lista.

Con quindici lotti quell'attenzione si concentra. Quattro persone vogliono lo stesso weekend in agriturismo, si scontrano, e il prezzo supera la stima. Lo scontro è tutto il meccanismo con cui un'asta rende più di un negozio. Con quaranta lotti la stessa attenzione e gli stessi soldi si spalmano: quasi tutti i lotti ricevono un rilancio o nessuno, e il prezzo medio scivola verso la base d'asta.

La tesoriera di una scuola primaria ha ripreso i risultati di una serata da quarantasei lotti: i primi dodici avevano prodotto il settantotto per cento del totale. Gli ultimi venti avevano raccolto poco più di trecento euro in tutto, ed erano costati al comitato circa undici ore fra ritiri, fotografie, descrizioni, stampe e consegne. Nessuno aveva mai fatto quel conto, perché il lavoro succede a pezzetti nell'arco di sei settimane.

Fai il conto sull'orologio

Un lotto a voce prende dai due ai quattro minuti, una volta che il banditore l'ha presentato e ha scaldato la sala. Sei lotti fanno quindi venticinque o trentacinque minuti, che è più o meno il tempo per cui una sala accetta di stare ferma. Otto o dieci lotti a voce sono cinquanta minuti, e dal settimo in poi la gente è al bar e i prezzi se ne accorgono.

L'asta silenziosa ha bisogno di restare aperta almeno sessanta o novanta minuti, meglio se di più, perché i rilanci non si distribuiscono in modo uniforme: quasi tutto succede negli ultimi dieci o quindici minuti. Venti lotti in novanta minuti vogliono dire che un ospite che legge ogni descrizione ci passa sopra quattro minuti a testa. Non lo fa nessuno. In pratica un ospite legge bene sei lotti e scorre gli altri, che è un altro modo di dire che i lotti dal ventunesimo al quarantesimo sono invisibili.

La forma di un buon catalogo

Ragiona in tre fasce, non in un numero solo.

• Da due a quattro lotti di punta sopra i 300 euro, venduti a voce. Fissano il soffitto della serata e forniscono le storie che si raccontano dopo.
• Da sei a dieci lotti di mezzo fra i 50 e i 250 euro. È la fascia che produce la maggior parte del totale, ed è quella che quasi tutti i comitati costruiscono male, perché i lotti di mezzo sono meno divertenti da raccogliere.
• Da tre a sei lotti accessibili sotto i 50 euro. Servono a far vincere qualcosa a tutti, e una sala in cui vincono in tanti è misurabilmente più generosa di una in cui quattro persone vincono tutto.

Il conto viene fra dodici e venti, e ci viene di proposito, non per caso.

Anche averne troppo pochi è un problema

Il consiglio di tagliare non è un invito a una lista cortissima. Sotto gli otto lotti la serata comincia a dipendere da due o tre persone, e se quella che tutti davano per certa sul weekend fuori quella settimana ha l'influenza, il totale si dimezza. Una lista corta significa anche che quasi tutti tornano a casa senza aver vinto niente, il che appiattisce l'umore e rende più difficile vendere i biglietti l'anno dopo.

Da otto a dodici è un fondo ragionevole per una sala sotto le quaranta persone. Sotto gli otto, chiediti se l'asta sia lo strumento giusto, o se una lotteria con un premio forte non raccolga la stessa cifra con una frazione del lavoro.

Che aspetto ha una lista troppo lunga

• Il catalogo si legge in dieci minuti, quindi quasi nessuno lo finisce e tutti si fermano alla prima pagina.
• I lotti simili si mangiano a vicenda. Tre buoni per il ristorante dividono gli interessati in tre e si chiudono tutti alla base d'asta.
• La chiusura diventa ingestibile. Nessuno, ospite o volontario, riesce a seguire quaranta conti alla rovescia.
• La cassa rallenta. Più vincitori vuol dire code più lunghe, più pagamenti da rincorrere e una serata più lunga per le due persone che smontano la sala.

Come tagliare senza offendere i donatori

Tagliare un lotto donato sembra un'ingratitudine, ed è esattamente per questo che i comitati non lo fanno. Ma non tagliare non è una gentilezza verso il donatore: un lotto che si aggiudica alla base d'asta non serve a nessuno.

• Metti insieme. Tre prodottini di cosmetica diventano un cesto benessere. Due buoni da 25 euro della stessa via diventano una serata fuori. I cesti concentrano i rilanci e fanno bella figura ai donatori, che si dividono un prezzo più alto di quello che ciascuno avrebbe raggiunto da solo.
• Sposta le cose piccole nella lotteria o su un banco a prezzo fisso. Una candela da 15 euro rende di più come biglietto da 5 euro venduto trenta volte che come lotto con un solo rilancio.
• Tieni qualcosa per l'anno prossimo, con la benedizione di chi ha donato. Quasi tutti i donatori vogliono che il loro regalo sia usato bene, non subito, e sentirselo dire non è un'offesa.

Adatta alla sala e alla formula

Sotto i quaranta ospiti, tieniti basso: da otto a dodici lotti. Una sala piccola non regge gare di rilanci su venti fronti insieme. Sopra i duecento ospiti puoi arrivare a venticinque o anche trenta lotti silenziosi, perché il bacino di attenzione è davvero più profondo, ma il blocco a voce resta di cinque o sei a prescindere dalla dimensione della sala. Quel numero lo fissano l'orologio e la pazienza umana, non la lista degli invitati.

Un'asta che gira online per più giorni segue regole diverse. L'attenzione non è in gara con una cena, un discorso e un gruppo dal vivo, quindi trenta o quaranta lotti sono gestibili e chi rilancia torna sulla lista più volte. Se fai tutte e due le cose, conta i lotti separatamente invece di ammucchiarli in un catalogo solo. La guida per chi organizza spiega come cambiano le due formule nella pratica.

Una prova per ogni singolo lotto

Fatti una domanda sola: so dire tre nomi di persone che saranno in sala e vorrebbero questa cosa? Se sì, tienilo. Se il nome che ti viene è uno solo, quel lotto nel migliore dei casi si chiude alla base d'asta: mettilo in un cesto o spostalo nella lotteria. Se non ti viene nessun nome, ringrazia il donatore e gira il regalo altrove.

Fai la prova con altre due persone, non da solo. I lotti su cui un comitato litiga di solito sono quelli interessanti, e quelli che tutti danno per buoni senza discutere sono quelli che in venti portano trecento euro.

Annotare dopo la serata che cosa è andato, che cosa si è impantanato e che cosa ha sorpreso vale più di qualsiasi regola generale: al terzo anno starai calibrando prezzi e quantità sulla tua sala e non su quella di qualcun altro. I prezzi non dipendono da quanti lotti metti in lista, e ci sono note sulle dimensioni tipiche del catalogo per le scuole, che stanno agli estremi opposti di questo intervallo rispetto alle serate di gala.