¿Cuántos lotes debe tener una subasta benéfica?

La respuesta corta son doce a veinte lotes para una velada normal de cincuenta a ciento cincuenta invitados, de los cuales no más de seis se venden en directo desde el escenario. Si tu lista es más larga, es casi seguro que recaudarás más recortándola. Suena al revés de lo que dice la intuición, así que aquí está el razonamiento.

La moneda es la atención, no la generosidad

Cada lote compite por las mismas dos cosas limitadas: la atención de tus invitados y la cantidad que traían pensada para gastar. Esa cantidad existe y es bastante estable. La mayoría de la gente que va a una noche de club o de colegio llega preparada para dejar entre 75 y 250 euros, y va a identificar dos o tres lotes que le importan de verdad, por larga que sea la lista.

Con quince lotes, esa atención se concentra. Cuatro personas quieren la misma casa rural para un fin de semana, chocan, y el precio se dispara por encima de la estimación. El choque es el mecanismo entero por el que una subasta recauda más que una tienda. Con cuarenta lotes, la misma atención y el mismo dinero se reparten finos: casi todos los lotes reciben una puja o ninguna, y el precio medio se hunde hacia el precio de salida.

La tesorera de un colegio de primaria repasó una velada de cuarenta y seis lotes y vio que los doce primeros habían producido el setenta y ocho por ciento del total. Los veinte últimos dejaron poco más de trescientos euros entre todos, y costaron unas once horas de recoger, fotografiar, describir e imprimir. Nadie lo había sumado nunca, porque ese trabajo ocurre a trozos a lo largo de seis semanas.

Haz la cuenta con el reloj

Un lote en directo ocupa entre dos y cuatro minutos desde que el subastador lo presenta hasta que ha trabajado la sala. Seis lotes son, por tanto, veinticinco o treinta y cinco minutos, que es más o menos lo que una sala aguanta sentada. Ocho o diez lotes en directo son cincuenta minutos, y por el lote siete la gente está en la barra y los precios lo notan.

La subasta silenciosa necesita estar abierta entre sesenta y noventa minutos como mínimo, porque las pujas no se reparten de forma uniforme: casi todo pasa en los últimos diez o quince minutos. En la práctica un invitado lee seis lotes bien y ojea el resto, que es otra forma de decir que los lotes del veintiuno al cuarenta son casi invisibles.

La forma de un buen catálogo

Piensa en tres franjas en vez de en un número.

• De dos a cuatro lotes estrella de 300 euros o más, vendidos en directo. Marcan el techo de la noche y dan las historias que la gente repite después.
• De seis a diez lotes medios de 50 a 250 euros. Esta franja produce la mayor parte del total, y es la que casi todas las comisiones construyen de menos, porque los lotes medios son menos emocionantes de conseguir.
• De tres a seis lotes accesibles por debajo de 50 euros. Permiten que cualquier invitado gane algo, y una sala donde gana mucha gente es claramente más generosa que una sala donde cuatro personas se lo llevan todo.

Suman entre doce y veinte, y suman eso a propósito y no por casualidad.

Tener muy pocos también es un problema

El consejo de recortar no es un argumento a favor de una lista brevísima. Por debajo de ocho lotes la velada depende de dos o tres personas, y si quien iba a comprar el fin de semana en la sierra está con gripe, el total se parte por la mitad. Una lista corta también deja a casi todos sin ganar nada, y eso aplana el ambiente.

De ocho a doce es un suelo razonable para una sala de menos de cuarenta personas. Por debajo de ocho, plantéate si la subasta es la herramienta adecuada o si una rifa con un buen premio recaudaría lo mismo con una fracción del trabajo. Ten en cuenta que las reglas de sorteos y rifas cambian según la comunidad autónoma y conviene preguntarlas antes de anunciar nada.

Qué aspecto tiene tener demasiados lotes

• El catálogo tarda diez minutos en leerse, así que casi nadie lo termina y todos se quedan en la primera página.
• Los lotes parecidos se comen entre ellos. Tres vales de restaurante reparten a los mismos comensales en tres, y los tres cierran en su precio de salida.
• El cierre se vuelve inmanejable. Nadie, ni invitado ni voluntario, puede seguir cuarenta cuentas atrás.
• El cobro se atasca. Más ganadores son más cola, más pagos que perseguir y una noche más larga para las dos personas que recogen.

Cómo recortar sin ofender a los donantes

Recortar lotes donados parece desagradecido, que es exactamente el motivo por el que las comisiones no lo hacen. Pero negarse a recortar no es amabilidad con el donante: un lote que se vende por su precio de salida no le sirve a nadie.

• Agrupa. Tres productos de cosmética pequeños se convierten en una cesta de spa. Dos vales de 25 euros de la misma calle son una noche fuera. Las cestas concentran las pujas y favorecen a los donantes, que comparten un precio mayor del que ninguno habría alcanzado solo.
• Manda lo pequeño a la rifa o a una mesa de precio fijo. Una vela de 15 euros recauda más como papeleta de 5 euros vendida treinta veces que como lote con una sola puja.
• Guarda algo para el año que viene, con la bendición del donante. Casi todo el mundo prefiere que su regalo se use bien a que se use ya, y decírselo no es ninguna ofensa.

Ajusta según la sala y el formato

Con menos de cuarenta invitados, tira a la baja: de ocho a doce lotes. Una sala pequeña no puede sostener veinte pujas competidas a la vez. Por encima de doscientos puedes estirar hasta veinticinco o treinta lotes silenciosos, porque la atención disponible es más profunda, pero el bloque en directo se queda en cinco o seis pase lo que pase: ese número lo fija el reloj, no la lista de invitados.

Una subasta que corre por internet durante varios días sigue otras reglas. La atención no compite con una cena, un discurso y un grupo de música, así que treinta o cuarenta lotes son manejables y quien puja vuelve a la lista varias veces. Si haces las dos cosas, cuéntalas por separado en vez de meterlas en un solo catálogo. En la guía está la diferencia práctica entre los dos formatos, y en cuánto debe durar una subasta benéfica está la otra mitad de la cuenta del reloj.

Una prueba para cada lote

Hazte una sola pregunta: ¿puedo nombrar a tres personas que van a estar en la sala y querrían esto? Si sí, se queda. Si solo puedes nombrar a una, ese lote cerrará como mucho en su precio de salida, así que agrúpalo o mándalo a la rifa. Si no puedes nombrar a nadie, dale las gracias al donante y búscale otro destino al regalo.

Haz la prueba con otras dos personas y no a solas. Los lotes sobre los que discute una comisión suelen ser los interesantes.

Apuntar después de la velada qué se vendió, qué se quedó parado y qué sorprendió a todos vale más que cualquier regla general, porque en el tercer año estarás calculando contra tu propia sala y no contra la de otro. Lo que cuesta la herramienta está en precios y no depende de cuántos lotes publiques; hay notas sobre tamaños de catálogo habituales en las páginas de colegios y de ONG y galas, que están en los dos extremos de esta horquilla.