Come organizzare un'asta di beneficenza: la guida completa

Sei settimane di preparazione, dodici-venti lotti, la formula giusta, le basi d'asta, la serata e l'incasso chiuso prima che la gente arrivi al parcheggio.

Undici giorni dopo l'asta della scuola, la tesoriera si è seduta con l'elenco dei vincitori: nove non avevano ancora pagato. Insieme dovevano poco più di 1.600 euro su una serata che aveva annunciato un totale di 6.400. Due se n'erano dimenticati. Uno se n'era andato prima della fine e non sapeva di aver vinto. Gli altri aspettavano che qualcuno gli dicesse come si paga.

L'asta in sé era andata bene. Quello che è andato storto è successo nei quattro minuti che nessuno aveva pianificato: quello che fa un vincitore fra quando sente il proprio nome e quando sale in macchina. Tienilo a mente leggendo il resto, perché la serata è la metà facile.

Sei settimane, e a che cosa serve ciascuna

Sei settimane si sta comodi. Quattro bastano se i tuoi donatori sono già amici. Sotto le tre venderai i biglietti e rincorrerai i lotti nella stessa settimana, e una delle due ci rimetterà.

Sesta settimana. Data, sala, un numero come obiettivo. Dividi il lavoro in tre: una persona tiene lotti e donatori, una la sala e il programma, una i soldi e i solleciti. Manda subito le prime lettere di richiesta: le attività della zona hanno bisogno di due o tre settimane e di un promemoria.
Quarta settimana. Metà dei lotti confermati per iscritto, biglietti in vendita, programma abbozzato con gli orari accanto.
Seconda settimana. Lista dei lotti chiusa. Fotografie fatte. Basi d'asta e rilanci fissati. Chi terrà il microfono legge la scaletta per la prima volta.
Ultima settimana. Prova i rilanci dall'inizio alla fine, stampa tutto, decidi chi dice che cosa nei primi dieci minuti e chi rincorre i pagamenti lunedì.

Un numero solo, detto ad alta voce

Scegli un obiettivo che sia una cosa, non una cifra: 5.000 euro per il pavimento della sede, 2.800 per le gomme del pulmino. Un obiettivo concreto rende più facile ogni decisione e dà alla sala qualcosa verso cui spingere alle dieci e mezza. Metti il totale progressivo dove tutti lo vedono: un totale fermo a 4.100 con un obiettivo di 5.000 sullo schermo tira fuori le ultime centinaia di euro da gente che aveva già smesso di rilanciare.

Da dodici a venti lotti, non di più

Di più non è meglio. Oltre i venti lotti gli ospiti smettono di seguire l'offerta e i prezzi medi scendono: un'asta di quaranta lotti incassa regolarmente meno della stessa serata tagliata a diciotto. Punta a una forma: due o tre lotti di punta, otto-dodici nella fascia fra 50 e 250 euro, e qualche lotto economico perché anche chi non può spendere 200 euro possa vincere qualcosa. Il ragionamento completo sta in quanti lotti deve avere un'asta.

Dire di no a una donazione fa parte del lavoro, ed è più facile alla quinta settimana che alla prima dell'anno dopo. Se sei a corto di idee, la lista di quaranta idee di lotti divise per fascia di prezzo è il modo più rapido per vedere che cosa manca alla tua. Le promesse battono gli oggetti quasi sempre: niente da conservare, niente da trasportare, e il donatore spende tempo, non merce.

Scegliere la formula

Silenziosa vuol dire tutti i lotti aperti per tutta la serata, e ognuno rilancia con i suoi tempi. A voce vuol dire un lotto alla volta, chiamato dal fondo della sala. Quasi tutte le prime serate dovrebbero combinarle: silenziosa aperta dal momento in cui si aprono le porte, più un blocco a voce di cinque o sei lotti di punta dopo il primo piatto, chiuso entro trenta minuti. Il confronto completo, compreso che cosa fare se il banditore dà forfait, sta in asta silenziosa o asta a voce.

Le basi d'asta e la scala dei rilanci

Apri ogni lotto a circa un terzo del suo valore realistico, e stampa il valore indicativo lì accanto. Un lotto senza offerte respinge chi rilancia; una base d'asta bassa ti compra una prima offerta, ed è la prima offerta a reclutare le altre. Fissa i rilanci in anticipo — scatti da 5 euro fino a 100, da 10 fino a 250, da 25 sopra — così nessuno fa i conti al bar. Le eccezioni, e la risposta da dare al donatore che protesta per una partenza bassa, stanno in come fissare la base d'asta.

La serata

Tieni l'asta dentro un programma che la gente si sarebbe goduta comunque. Da mangiare, un discorso corto sull'obiettivo, musica che si ferma quando qualcuno parla. Spiega come si rilancia nei primi dieci minuti, lentamente, due volte, e tieni due volontari il cui unico compito è aiutare chi non ci riesce. Calcola un volontario ogni venticinque ospiti.

Poi rispetta gli orari. Il blocco a voce finisce quando avevi detto, anche a costo di tagliare due lotti. L'asta silenziosa ha una chiusura dura, annunciata almeno tre volte e contata alla rovescia ad alta voce. Fra un terzo e la metà dell'incasso di un'asta silenziosa arriva negli ultimi dieci minuti, e succede solo se tutti sanno esattamente quali sono quei dieci minuti.

La sala decide più di quanto pensi

Vai a stare in piedi nella sala prima di decidere qualsiasi cosa. Conta i tavoli per l'esposizione, guarda dove si forma la coda al bar, verifica se chi sta in fondo sente una voce senza microfono. Una sala da cento persone guarda davvero dodici-venticinque lotti; una da quaranta ne guarda dieci. Uno schermo davanti che mostri il lotto in corso, l'offerta più alta, il tempo che resta e il totale progressivo vale da solo il noleggio del proiettore, perché in una sala parrocchiale il totale è la cosa che la gente guarda.

I soldi, incassati la sera stessa

Decidi prima della serata come pagano i vincitori, dillo nei primi dieci minuti e manda le richieste prima che la gente arrivi al parcheggio. Un link di pagamento sul telefono mentre uno è ancora in sala funziona molto meglio di una richiesta il martedì. Aspettati di incassare fra l'80 e il 95 per cento in serata con una richiesta immediata, e due settimane di solleciti se non la mandi.

Due dettagli che evitano discussioni: segna chi ha vinto che cosa mentre succede, non dopo, e decidi in anticipo che cosa succede se un vincitore non può pagare. Il lotto va al secondo miglior offerente alla sua ultima offerta. Dillo all'inizio e nessuno si troverà in imbarazzo dopo.

Che cosa sbaglia chi è alla prima volta

Accettare ogni donazione, e poi doversi scusare per mezzo tavolo.
Far girare una lotteria durante la chiusura silenziosa, così agli stessi portafogli si chiede due volte in dieci minuti.
Lasciare che l'asta duri tre ore. Novanta minuti di rilanci veri bastano e avanzano per venti lotti.
Non provare niente. Monta tutto e rilancia contro te stesso da due telefoni una settimana prima: quello che deve rompersi si romperà in una sala vuota di martedì.
Dimenticare i donatori dopo. La mail di ringraziamento con il totale finale è la prima riga della lettera di richiesta dell'anno prossimo.

La versione corta

Sei settimane prima: data, sala, obiettivo, tre ruoli, prime lettere ai donatori.
Quattro settimane: metà dei lotti dentro, biglietti che si muovono.
Due settimane: lista chiusa, fotografie, basi d'asta, rilanci.
Una settimana: prove, stampe, e si decide chi rincorre i soldi.
La serata: spiegare, rilanciare, chiudere in orario, incassare prima che la gente esca.
Il lunedì dopo: ringraziare ogni donatore e ogni vincitore, pubblicare il totale, scrivere che cosa cambieresti.

Queste serate le organizzano soprattutto le associazioni, e le note per i direttivi spiegano che cosa cambia quando chi rilancia è anche socio. Puoi costruire e provare tutta l'asta prima di pagare qualcosa, quindi quanto costa è una cifra nota e non una percentuale del tuo incasso. La guida per chi organizza porta il resto: i copioni, la lista di controllo, la mail del lunedì, e da qui si comincia.