Schenkers en kunstenaars bedanken na de veiling: de maandagmail

De opbrengst is geteld, de stoelen staan gestapeld en de neiging is om even niets te doen. Doe dat dinsdag. De maandag is van de meest winstgevende mail die je hele vereniging dat jaar verstuurt: het bedankje.

Schenkers die goed, concreet en snel worden bedankt, zijn de schenkers die volgend jaar weer ja zeggen, meestal met iets beters. Het kost één avond werk, en het is het verschil tussen elk jaar je kavellijst vanaf nul opbouwen en beginnen met de helft al toegezegd.

Waarom maandag, en niet volgende maand

Dankbaarheid heeft een halfwaardetijd. Een bedankje binnen twee dagen komt binnen terwijl de schenker zich nog onderdeel van de avond voelt; dezelfde woorden drie weken later lezen als administratie.

Snel bedanken maakt het verhaal bovendien af. De schenker gaf iets weg zonder te weten hoe het zou aflopen, en jij vertelt hoe het afliep. Dat einde is wat hij zich herinnert als volgend jaar je brief op de mat valt.

Er is ook een praktische reden. De details die je nodig hebt — wie er tegen wie bood, welk kavel de meeste reactie kreeg — zitten maandag nog in je hoofd en zijn vrijdag verdwenen. Schrijf zolang je de zaal nog hoort.

Wat er in de mail aan de schenker moet staan

• Zijn eigen resultaat: jouw dinerbon bracht €140 op. Dat getal is het hart van de mail. Schenkers horen zelden wat hun gift heeft opgeleverd; het te horen krijgen blijft hangen, en het is de zin die ze aan iemand anders doorvertellen.
• Het totaal van de avond en waar het naartoe gaat: samen bracht de veiling €6.240 op, genoeg voor de nieuwe kleedkamers.
• Eén menselijk detail: twee tafels boden tot de laatste minuut tegen elkaar op jouw bon. Eén regel verhaal doet meer dan drie regels beleefdheid.
• Hoe hij is genoemd: stuur de foto mee van zijn naam op het grote scherm, of van de vermelding in het programmaboekje.
• Geen vraag. In deze mail vraag je niets. Juist dat het ontbreekt, is waarom hij aankomt.

Hoe dat er uitgeschreven uitziet

Beste Karin, onze veiling van zaterdag heeft €6.240 opgebracht, precies genoeg om de nieuwe kleedkamers helemaal te betalen. Jouw dinerbon bracht €140 op. Twee tafels boden er tot de laatste minuut tegen elkaar op, en hij ging naar een gezin dat elke verjaardag bij jou eet. Je naam stond de hele avond op het scherm; de foto zit erbij. Dank je wel, namens ons allemaal.

Dat is de hele mail. Zes zinnen, één getal dat van hen is, één getal dat van iedereen is, één foto. Verander de naam en de bedragen en je stuurt er dertig in een uur.

Kunstenaars hebben er één ding bij nodig

Bij kunstenaars is de verkoopprijs openbare reputatie, dus ga daar zorgvuldig mee om, zeker als een werk bescheiden wegging. Bedank ze voor het werk zelf, noem de koper als beide partijen dat goedvinden, en bied een foto aan van het werk bij zijn nieuwe eigenaar.

Een kunstenaar die zich met respect behandeld voelde, schenkt opnieuw. Een kunstenaar die het gevoel heeft dat zijn werk is weggegooid, doet dat niet, en vertelt het door aan andere kunstenaars.

Ging een werk ver onder wat de maker normaal vraagt, geef dan de prijs en de reden in dezelfde adem: het was het derde schilderij op rij en de zaal had zich al leeggeboden. Kunstenaars begrijpen een ongelukkige plek in de volgorde. Wat ze niet vergeven is stilte. Organiseer je vaker een avond met werk van makers, dan staat op de pagina over kunstveilingen hoe je de volgorde zo legt dat dit minder vaak gebeurt.

Vergeet de andere drie groepen niet

• Winnaars: een kort bericht met wat ze wonnen, het totaal van de avond en waar of wanneer ze het kunnen ophalen. Winnaars zijn de schenkers van volgend jaar; behandel ze als onderdeel van het verhaal, niet als klanten die al betaald hebben.
• Vrijwilligers: noem ze bij naam, in het openbaar als ze dat leuk vinden, onder vier ogen als dat beter past. Wie de hele avond aan de betaaltafel zat, hoort het totaal van jou te horen voordat hij het ergens anders leest.
• De hele achterban: één bericht of nieuwsbrief met het totaal, drie foto's en het doel dat ermee betaald wordt. Wie er niet bij kon zijn, moet toch horen dat het goed ging; dat zijn de kaartverkopen van volgend jaar.

Als een kavel minder opbracht dan je hoopte

Sommige kavels gaan voor een derde van hun waarde weg. De neiging is dan om die schenker maar van het lijstje te laten, of iets vaags en warms te schrijven zonder getal erin. Doe geen van beide.

Stuur het bedrag, en zeg er in gewone woorden bij wat je denkt dat er gebeurde: het kwam laat aan de beurt, het was de vierde bon op rij, de zaal zat vol mensen zonder hond. Vraag daarna of hij hetzelfde kavel volgend jaar eerder in de avond wil laten plaatsen.

Schenkers zijn niet van glas, en behandeld worden alsof ze dat wel zijn is wat mensen werkelijk stoort. Wie een eerlijke verklaring van jou krijgt, hoeft er zelf geen slechtere te verzinnen.

Maak de cirkel daarna nog twee keer rond

Als het geld echt is uitgegeven, stuur je de foto: de nieuwe vloer, het busje, het klimtoestel. Daarvoor gaven mensen, niet voor de avond zelf.

En als de veiling van volgend jaar wordt aangekondigd, schrijf je eerst de schenkers van dit jaar aan, met hun eigen resultaat erbij: vorig jaar bracht jouw bon €140 op, mogen we weer op je rekenen? Die zin, mogelijk gemaakt door de mail van maandag, is waarom verenigingen die goed bedanken hun schenkingen zien groeien.

Het verandert ook de aard van de vraag. Je klopt niet op een koude deur; je zet een gesprek voort waarvan de ander zich herinnert dat hij eraan meedeed.

Wie schrijft ze, en wanneer

Laat de hele lijst niet aan één persoon op maandagochtend. Verdeel hem voordat iedereen naar huis gaat: de penningmeester neemt de winnaars, wie de schenkingen ophaalde neemt de schenkers, de voorzitter neemt de kunstenaars en de lastige gevallen.

Twintig mails zijn een uur als de lijst voor je ligt en twee weken als dat niet zo is. Zet een deadline die een dag is en geen week — maandagavond, alles weg — en laat elkaar weten wanneer je klaar bent. Bedankjes die tot na woensdag doorschuiven, worden meestal nooit meer geschreven.

Bewaar de gegevens nu ze nog vers zijn

Leg voordat je het vergeet één simpele lijst vast: schenker, kavel, eindbedrag, koper. Dat is het ruwe materiaal voor elke mail hierboven en het startpunt voor de commissie van volgend jaar.

Zet er twee kolommen bij zolang de avond nog scherp op je netvlies staat: wat je dacht dat het kavel zou opbrengen, en één regel over hoe het ging. De commissie van volgend jaar zal er blij mee zijn, en die commissie ben jij vaak zelf.

Verliep de avond digitaal, dan bestaat die lijst al: schenker, eindprijs en winnaar staan per kavel in het overzicht, klaar om in de mails van maandag te plakken. Hoe dat overzicht na afloop wordt opgebouwd lees je bij het verloop van een avond, de handleiding heeft de volledige nazorglijst, en staat je vraag daar niet bij, dan bij de veelgestelde vragen.