Een veiling organiseren

Zet je kavels erin

Voer alles in wat je hebt opgehaald, kavel voor kavel. Een titel, wie het schonk, en waar het bieden begint. Geef aan wat voor soort ding het is — een kunstwerk, kleding, een uitje, een bon, eten — en je krijgt precies de vragen die daarbij horen: bij een gesigneerd shirt de maat, bij een weekend weg met hoeveel personen en tot wanneer het geldig is.

Die antwoorden komen op de kavelpagina en op het gedrukte kaartje. Dat is precies de bedoeling: het zijn de vragen die de zaal je anders hardop stelt, terwijl jij een veiling probeert te draaien.

Een foto hoeft niet bij een zaalveiling — het ding staat er zelf. Bij een veiling die online loopt is de foto juist alles.

Kies een startbedrag dat laag genoeg is dat iemand de eerste durft te zijn. Het eerste bod is het moeilijkste; daarna doet de zaal het werk.

Kies hoe de avond loopt

Over een paar dagen: alles staat tegelijk open en elk kavel sluit op zijn eigen tijd. Goed voor een online veiling, of voor spullen op een tafel bij een feest dat de hele avond doorloopt.

Eén avond, kavel voor kavel, op de klok: jij zet één kavel op het scherm en een aftelklok doet de rest. Goed als je liever niet vooraan gaat staan afslaan.

Eén avond, kavel voor kavel, tot niemand meer biedt: elk bod start een korte telling opnieuw, en als de zaal stil blijft sla je af vanaf je telefoon. Dit komt het dichtst bij een echte afslager, en het is het leukst in een volle zaal.

Vul het scherm in

Je logo, waar je geld voor ophaalt, het verhaal erachter, en een doelbedrag. De beamer staat toch al aan terwijl mensen hun plek zoeken — dat is gratis aandacht voor je doel, en zonde om aan een leeg scherm te verspillen.

Kies een licht of een donker scherm. Donker is prachtig in een zaal met de lampen laag. In een zaal met tl-verlichting aan kies je licht: een beamer kan geen zwart maken, alleen minder licht.

Probeer het in de echte zaal als je er vooraf in kunt. Twee minuten daar zeggen je meer dan welke inschatting van thuis ook.

Zeg hoe winnaars je betalen

Je kiest één keer: een overboeking, PayPal, of je eigen betaallink. Elke winnaar krijgt daarna zijn eigen pagina met precies wat hij verschuldigd is — inclusief alles wat hij over meerdere kavels heeft gewonnen — zodat jij nooit veertig betaallinks met de hand hoeft te maken.

Bij een overboeking krijgen ze een code die ze in hun bankapp scannen: jouw rekening, het bedrag en een kenmerk staan er al in. Het kost niets en niemand heeft ergens een account voor nodig.

Het geld gaat rechtstreeks naar jou. Wij houden het nooit vast en pakken er geen deel van.

Druk de codes af

Eén kaartje per kavel met een grote code, het kavelnummer, de titel, het startbedrag en de gegevens die je hebt ingevuld. Zet het ernaast. Veertig dingen naast elkaar? Druk dan het vel met kleine etiketten af — zelfde knop.

Snijd de kaartjes doormidden: twee per A4.

Druk er een paar extra af. Er gaat altijd iemand iets over morsen.

Loop de hele avond één keer door

Open het grote scherm en het scherm van de afslager en klik van boven naar beneden: je verhaal, de code die iedereen scant, de aftelklok, elk kavel, en de slotschermen. Terwijl je oefent kan niemand bieden — je gasten niet en jij niet. Dit is alleen om te zien of alles er goed uitziet en werkt zoals je verwacht.

Je kunt zo vaak terug de generale in als je wilt. En heb je er een potje van gemaakt, dan zet één knop alles terug op het begin; je kavels, instellingen en gedrukte codes blijven precies zoals ze zijn, dus de codes blijven werken en je hoeft nooit opnieuw te printen.

Maak de zaal klaar

Het scherm van de afslager open je op je telefoon door een code te scannen vanaf je eigen dashboard — je staat straks vooraan in de zaal, niet achter een laptop. Eén keer inloggen en je bent klaar.

Open het grote scherm als eigen venster en sleep het naar de beamer, en druk dan op Volledig scherm. Je eigen venster blijft staan waar het staat.

Test de wifi met een telefoon die niet van jou is. De jouwe is al verbonden en liegt tegen je.

Voor het eerste kavel

Laat je verhaal op de beamer staan terwijl mensen binnenkomen. Als iedereen zit, tik je op “Iedereen doet mee”: één enorme code, en in gewone woorden waar hun naam en e-mailadres terechtkomen. Geef de zaal een minuut — het is veel prettiger om nu iedereen klaar te hebben dan om je eerste bieder tijdens kavel één met zijn mail te zien worstelen.

Gasten hebben geen account nodig. Ze scannen, vullen een naam en een e-mailadres in, en krijgen meteen een bevestigingsmail — één tik op de link erin en ze kunnen de hele avond op alles bieden. Die stap is er voor jou: zonder gecontroleerd adres kun je een winnaar achteraf niet bereiken.

Met Google of Apple komt er helemaal geen mail aan te pas — twee tikken en ze zijn binnen, want dat adres is al gecontroleerd. Zeg dat hardop, want het is de snelste weg naar binnen voor wie zit te klungelen.

Hem draaien

Je hele avond is één lijst op je telefoon: de openingsschermen, dan elk kavel, dan de slotschermen. Tik op een kaart en het grote scherm gaat daarheen. De kaart met de dikke rand is waar de zaal naar kijkt.

Het kavel dat onder de hamer is klapt in die lijst open met het bod, de aftelklok, en Verkocht en Passeren. Elk bod start de telling opnieuw, dus de zaal bepaalt het tempo. Te vroeg afgeslagen? Tik op het kavel erboven en het gaat terug onder de hamer.

Iemand zonder telefoon — een lege accu, of iemand die dit gewoon niet op een schermpje gaat doen — kan tóch bieden. Tik onder het kavel op “Iemand in de zaal biedt zonder telefoon”, vul zijn naam en het bedrag in, en het telt precies als elk ander bod. Op het scherm staat dat het uit de zaal kwam.

Zeg elke keer het kavelnummer hardop. De halve zaal kijkt op zijn telefoon en moet weten welk kaartje hij moet scannen.

Het einde

Tik na het laatste kavel op “Het resultaat”: het totaal in enorme cijfers, of het doel is gehaald, en de hoogste kavels met wie ze won. Daarna “Bedankt”, met jouw doel erop. Dat is het laatste wat er op de beamer staat, en dat hoort ook zo — daar kwam iedereen voor.

Afrekenen

Elke winnaar krijgt een mail met wat hij verschuldigd is en zijn eigen betaalpagina. Bij de deur vink je af wie heeft betaald en wie zijn spullen heeft opgehaald, gewoon vanaf je telefoon.

Je krijgt per koper een uitdraai, zodat degene die de spullen meegeeft weet wat waarheen gaat.

En dan is het klaar

Als alles is afgerekend kun je de hele biederslijst met één klik wissen: de namen, de mailadressen en de persoonlijke betaalpagina’s gaan weg, en je uitslag blijft precies zoals hij is. Wie wat won staat er nog steeds, op nummer. Die gegevens waren alleen voor jou zichtbaar, en als het laatste is meegegeven is er geen reden meer om ze te bewaren.

Volgend jaar een nieuwe avond betekent een nieuwe veiling. Heb je één avond afgerekend, dan houdt het daar op — een losse veiling verlengt nooit, en we schrijven nooit opnieuw af.

Een jaarplan verlengt wél. Het loopt twaalf maanden en wordt daarna opnieuw afgeschreven, zodat je bundel avonden er gewoon is zonder dat je eraan hoeft te denken. Je kunt dat op elk moment stoppen: op je dashboard staat onder het plan “Jaarplan opzeggen”. Het blijft werken tot de datum die ernaast staat, en daarna wordt er niets meer afgeschreven.