Hoe lang moet een benefietveiling duren?

Korter dan je denkt. Dat is het eerlijke antwoord, en meestal ook het antwoord waar een commissie het minst blij mee is. Er is maandenlang gebeld en gemaild om de kavels binnen te halen, en dan voelt het zonde om ze in een uur weg te veilen.

Maar een veiling is geen concert. Niemand komt binnen met de hoop dat het lang duurt. Het geld wordt verdiend in een vrij korte periode waarin de zaal oplet, en alles wat daarna komt kost je opbrengst in plaats van dat het iets oplevert.

Het korte antwoord

Reken op 45 tot 75 minuten voor het bieden zelf. Dat is het blok waarin kavels worden afgeroepen, de bedragen oplopen en de hele zaal naar het scherm kijkt. Binnen een avond van drie tot drieënhalf uur is dat het kleinste onderdeel van het programma.

Loopt je veiling over meerdere dagen in plaats van in één zaal, dan is vijf tot tien dagen de gebruikelijke termijn, met de sluiting op zondagavond. Langer, en het midden van de periode is doodstil. Korter dan een werkweek, en de helft van de mensen die je hebt uitgenodigd komt er niet aan toe.

De rest van dit stuk gaat over hoe je die minuten besteedt.

Waarom een lange veiling minder opbrengt

Aandacht in een zaal loopt leeg. Niet met een klap, maar met een lek. Rond kavel twaalf of dertien begint iemand een gesprek met de buurman. Rond kavel achttien loopt de eerste groep naar de bar. Bij kavel vijfentwintig zijn de enige bieders nog de vier mensen die speciaal voor kavel vijfentwintig gekomen zijn.

De meetbare versie daarvan: in een lange veiling levert de tweede helft bijna altijd minder per kavel op dan de eerste helft, ook als de kavels vergelijkbaar zijn. De zaal vindt die kavels niet slechter. De zaal luistert niet meer. De vraag is dus niet hoe lang je kunt doorgaan, maar hoeveel kavels je kwijt kunt terwijl iedereen nog binnen is.

Voor de meeste zalen ligt dat tussen de twaalf en vijfentwintig kavels. Niet veertig. Heb je veertig donaties binnen, veil er dan twintig en zet de rest op een zijtafel tegen een vaste prijs, of houd ze achter voor volgend jaar. Een penningmeester die dit één keer heeft meegemaakt, snijdt de lijst het jaar daarop uit zichzelf in tweeën.

Hoeveel tijd één kavel nodig heeft

Niet allemaal evenveel. Geef je elk kavel anderhalve minuut, dan heb je een schema gebouwd dat te traag is voor de kleine kavels en veel te snel voor de grote.

• Kleine kavels tot ongeveer €50: dertig tot zestig seconden is genoeg. Twee biedingen en het is klaar.
• Middelgrote kavels, zeg €50 tot €400: anderhalve tot twee minuten, ongeveer vier of vijf ronden bieden.
• De twee of drie kavels waar je opbrengst op leunt: drie tot vijf minuten, en laat ze uitlopen als er nog geboden wordt.

Serieus bieden gaat langzaam. In de grote veilinghuizen duurt één topkavel soms een kwartier, simpelweg omdat twee bieders tussen elke biedstap nadenken. Jouw hoofdkavel heeft dat kwartier niet nodig, maar wel meer dan de zestig seconden die in het schema staan. Loopt er nog een bieding binnen, sluit dan niet af omdat de klok het zegt. Werk je met een aflopende teller, laat die dan verlengen bij een late bieding; in hoe het werkt zie je hoe dat op het grote scherm uitpakt.

Waar de avond heen gaat

Een indeling die het houdt in een zaal met honderd man en ongeveer achttien kavels:

1. 19:00 Deuren open. Drankje, kavels op tafels, bij elk kavel een nummer. Mensen lopen rond en kijken. Dit uur doet echt werk: hier worden de biedingen besloten.
2. 19:45 Welkom, twee minuten, niet langer. Zeg waar het geld naartoe gaat en noem het bedrag dat je wilt ophalen.
3. 19:50 Veil één goedkoop kavel als proef, zodat iedereen leert hoe bieden werkt terwijl er niets op het spel staat.
4. 20:00 Eerste blok, acht kavels, ongeveer vijfendertig minuten. Zet je sterkste kavel als derde of vierde.
5. 20:35 Eten. Een half uur. Laat twee of drie kavels open op het scherm staan, zodat het totaal blijft lopen.
6. 21:05 Tweede blok, tien kavels, ongeveer veertig minuten. Sluit af met het kavel dat iedereen kan winnen.
7. 21:50 Lees het totaal hardop voor. En stop dan.

Dat is drie uur van deur tot totaal, met ongeveer vijfenzeventig minuten echt veilen. De bar mag daarna open blijven; de veiling niet. In de handleiding staat dezelfde indeling, maar dan met vrijwilligers en taken achter elke regel.

Als je over meerdere dagen veilt

Sommige verenigingen krijgen iedereen niet op één avond bij elkaar, of willen het bieden al laten beginnen voor de avond zelf. Beide werken, onder twee voorwaarden.

De eerste: je kiest een sluitingstijd en noemt die in elk bericht. Vijf tot tien dagen is een normale periode. Open op woensdag, sluit op zondagavond rond acht of negen uur, als mensen thuis zijn en hun telefoon in de hand hebben. Sluit niet om middernacht; de mensen van wie je de biedingen het hardst nodig hebt, liggen dan in bed.

De tweede: je accepteert dat er in het midden vrijwel niets gebeurt. Verwacht een golf op dag één, daarna bijna stilte, en het grootste deel van het geld in de laatste twee uur. Zet je herinneringen daar omheen in plaats van ertegenin: één bij de opening, één halverwege, één twee uur voor sluiting. Veel verenigingen doen beide tegelijk, met een paar dagen online bieden die uitmonden in een live blok op de avond zelf.

De laatste twintig minuten

Dit is het stuk dat je moet beschermen. Hoe je de avond ook indeelt, in de slotfase horen drie dingen thuis: een kavel dat veel mensen kunnen winnen, een totaal dat de hele zaal kan zien, en iemand die aan het eind het bedrag hardop noemt.

Dat totaal is de reden dat mensen blijven zitten. Staat er op het scherm dat je nog €1.100 tekortkomt met twee kavels te gaan, dan is er in die zaal iemand die dat gat dichtloopt. Weet niemand waar het totaal staat, dan gebeurt er niets. Dit is het enige voordeel dat een benefietavond heeft op een professioneel veilinghuis, en het werkt alleen als je het laat zien.

Stuur de betaalverzoeken daarna dezelfde avond nog, terwijl mensen nog in het gebouw zijn en nog tevreden over zichzelf. Een mail die op dinsdag aankomt, wordt op vrijdag betaald. Of niet.

Twee dingen om te controleren voor je vastlegt

Klok één keer een volledige doorloop af met een stopwatch in de hand. Niet in je hoofd, maar hardop, en lees de kavels voor zoals je ze straks voorleest. De meeste commissies ontdekken dan dat hun achttien kavels vijftig minuten kosten in plaats van de twintig die ze hadden aangenomen, of precies andersom.

Doe het daarna nog een keer goed, met de echte kavels erin en twee telefoons die tegen elkaar bieden. Een generale repetitie vertelt je dingen die geen enkel schema laat zien. Je kunt de hele avond opbouwen en uitproberen voor je iets betaalt; op prijzen staat waar de grens ligt, en op beginnen zet je de eerste kavels erin. Meestal is dat ook het moment waarop veertig kavels vanzelf twintig worden.