Veilingideeën voor een Rotary- of Lionsavond

De meeste veilingen van serviceclubs vinden plaats in een zaal waar de club toch al bij elkaar komt. Een zaal boven een restaurant, het clubhuis van de golfbaan, een aula die je voor één avond mag lenen. Zestig tot honderdvijftig mensen, van wie de meesten elkaar al kennen, en een commissie van vier die nog nooit een veiling heeft gedraaid.

Dat is een goede uitgangspositie, geen zwakke. Je verkoopt niet aan vreemden. Bijna alles hieronder volgt uit dat ene gegeven.

De kavels komen uit de ledenlijst, niet uit een catalogus

Commissies die het zwaar hebben, beginnen meestal met brieven aan ondernemers in de buurt. Commissies die het goed doen, beginnen bij hun eigen ledenlijst. Een serviceclub is een lijst van mensen die een bedrijf hebben, een praktijk runnen, een boot in het water hebben liggen, goed koken, lesgeven, of iemand kennen bij de club in het stadion. Loop die lijst langs en schrijf achter elke naam wat die persoon zou kunnen geven dat hem tijd kost in plaats van geld.

Wat er dan terugkomt is interessanter dan een cadeaubon. Een gepensioneerd bouwkundige die door het huis van de koper loopt en er een nuchter rapport over schrijft. Een lid met een appartement aan zee dat vier nachten buiten het seizoen aanbiedt. Een diner voor acht, gekookt in de keuken van de koper. Twee uur op de bijrijdersstoel van een gerestaureerde auto op een zondagochtend. Zulke kavels verkopen omdat de zaal de gever persoonlijk kent. Een flink deel van het bieden is genegenheid, en genegenheid staat in geen enkele prijslijst.

Winkelbonnen doen precies het omgekeerde. Iedereen in de zaal weet wat een bon van €50 kost, en niemand biedt daar overheen. Neem je ze toch aan, bundel er dan een paar tot één kavel met een thema, zodat die vergelijking niet meer voor de hand ligt.

Drie kavels dragen de avond, en je hoort te weten welke drie

In een veiling van twintig kavels ligt het geld niet gelijkmatig verdeeld. Twee of drie kavels doen een groot deel van het totaal, een stuk of tien draaien nette bedragen, en de rest zorgt voor rumoer en kleine overwinningen. Dat is normaal, en je kunt er beter op plannen dan ertegenin werken.

Kies je dragers vroeg. Het moeten dingen zijn die meer dan één iemand in díe zaal echt wil hebben. Een weekend in een huis waar al vier leden naar hebben gevraagd. Een plek in een auto op een circuitdag. Iets waar de geschiedenis van de club aan hangt. Bouw daarna het draaiboek zo dat die drie niet allemaal binnen dezelfde tien minuten langskomen.

De rest van de lijst houdt mensen aan het bieden en geeft de leden die geen bedragen van vier cijfers kwijt kunnen iets om te winnen. Een clubavond waarop alleen de vermogende leden hun hand opsteken, is een clubavond die volgend jaar kleiner is.

Laag beginnen, met opzet

De meest gemaakte fout is een startbedrag dat vlak bij ligt wat de commissie het kavel waard vindt. Dat levert stilte op, daarna een ongemakkelijke verlaging vanaf de voorkant van de zaal, en vervolgens één bod op die verlaagde prijs.

Open op ongeveer een kwart van wat je hoopt op te halen. Het eerste bod komt dan snel, en juist dat eerste bod telt, want het maakt van een kavel een wedstrijd in plaats van een idee. Zodra er twee mensen in zitten, loopt het bedrag vanzelf op. Draaiboek, startbedragen en biedstappen staan stap voor stap in de handleiding, en het loont die door te nemen voordat je één prijs vastlegt.

Het bieden zelf, zonder klemborden

De oude vorm is een tafel met papieren formulieren langs de muur en een vrijwilliger die ze op volgorde probeert te sluiten. Het werkt, in de zin dat er geld binnenkomt. Het betekent ook dat niemand weet hoe het ervoor staat tot de formulieren worden opgehaald, en dat de laatste vijf minuten een schuifpartij worden.

Het alternatief: bij elk kavel staat een code. Een gast houdt zijn telefoon ervoor, ziet het kavel en biedt. Geen app installeren, geen account aanmaken — en dat telt, want een derde van je zaal is boven de zeventig. Op het scherm vooraan toon je het huidige kavel, het hoogste bod, de resterende tijd en het totaal afgezet tegen het doel van de avond. Dat totaal doet de hele avond stil zijn werk: mensen bieden anders als ze zien hoe ver het doel nog weg is. Op hoe het werkt staat wat er op dat scherm gebeurt en wat de gasten op hun telefoon zien.

Twee gedragingen zijn goed om vooraf te weten. Een bod in de laatste seconden verlengt dat kavel in plaats van het te beëindigen, dus niemand wint door zich tot het laatst te verstoppen. En een gast kan een limiet achterlaten en tot dat bedrag automatisch mee laten bieden, wat prettig is voor het lid dat om negen uur iemand thuis moet brengen.

Wees duidelijk over het geld

Serviceclubs draaien op vertrouwen, en de snelste manier om dat op te maken is vaagheid over waar het geld heen gaat. Noem het doel aan het begin, noem het bedrag dat je wilt ophalen, en zet allebei op het scherm.

Ook de afhandeling hoort simpel te zijn. Winnaars krijgen dezelfde avond een mail met het bedrag en een betaallink die van jouw club is, zodat het geld van de gast naar jullie rekening gaat zonder dat er iemand tussen zit. Er wordt niets ingehouden en er gaat geen percentage af. Wat het gereedschap zelf kost, is één bedrag voor die avond; dat staat op prijzen. De veiling opbouwen en repeteren kost niets.

Een grove tijdlijn

Zes weken van tevoren loop je de ledenlijst langs en vraag je het. Persoonlijk of aan de telefoon. Een mail aan de hele club levert twee reacties op en een hoop schuldgevoel.

Vier weken van tevoren sluit je de kavellijst en schrijf je de omschrijvingen. Drie eerlijke zinnen verslaan een alinea vol bijvoeglijke naamwoorden. Zeg wat de winnaar precies krijgt, wanneer hij het krijgt, en wie het geeft.

Twee weken van tevoren bouw je de veiling op en houd je een repetitie met drie leden op hun eigen telefoon. Laat er één expres verkeerd bieden. Laat een ander het proberen op een toestel van vijf jaar oud. Dit is de stap die commissies overslaan en daarna missen.

In de week zelf druk je de codes groter af dan nodig lijkt, en controleer je het mobiele bereik in de verste hoek van de zaal in plaats van bij de deur. Is het bereik daar slecht, zeg dat dan aan het begin en zet een vrijwilliger met een tablet bij die tafel.

Op de avond zelf bedient één persoon het scherm en doet verder niets. Dat is een echte taak, geen gunst die je vraagt aan wie toevallig het dichtstbij zit.

Wat een serviceclub heeft dat een gala mist

Een benefietgala moet in een uur een sfeer opbouwen uit niets. Een club niet. In jouw zaal zitten al de grappen onder elkaar, een voorzitter, een rivaliteit over golf en twintig jaar gedeeld werk. Gebruik dat allemaal. Laat de gever van een kavel vijftien seconden opstaan. Laat de voorzitter ergens op bieden en in het openbaar verliezen. Lees het totaal hardop voor als het een rond getal passeert.

Daar is geen extra techniek voor nodig. Er is iemand voor nodig die vooraf besluit dat de avond een vorm heeft. Meer voorbeelden van zulke avonden staan bij de artikelen, en je kunt de hele avond opbouwen en repeteren via beginnen voordat je besluit of je hem echt draait.