Kavels ophalen bij lokale ondernemers: de vraag en de brief

Elke lokale ondernemer wordt vaker om een gift gevraagd dan je denkt. Een bakker in een winkelstraat in een gemeente van dertigduizend inwoners krijgt per jaar tussen de twintig en vijftig verzoeken binnen, en de meeste zijn een gekopieerde brief gericht aan niemand in het bijzonder. Wie ja zegt tegen jou, doet dat omdat jouw vraag persoonlijk was, concreet, en makkelijk af te ronden. Dat is de hele methode.

Reken eerst uit hoeveel keer je moet vragen

Begin bij de catalogus. Een gewone avond wil twaalf tot twintig kavels. Een warme vraag, waarbij degene die vraagt de ondernemer al kent, levert ongeveer één op de drie keer iets op. Een koude vraag zit dichter bij één op de vijftien. Een commissie die vooral warme deuren afgaat heeft dus een lijst van veertig tot vijftig bedrijven nodig voor twintig kavels; een commissie die het winkelcentrum afloopt heeft er tweehonderd nodig en is in maart op.

Reken op drie tot vier weken voor de hele ronde en begin acht weken voor de avond. Krapper kan, maar dan valt het nabellen in dezelfde week als de deadline, en dat is de week waarin iedereen dringerig klinkt.

Zet de warme deuren boven aan de lijst

Voordat iemand een vreemde aanspreekt: schrijf op welke bedrijven al aan je vereniging vastzitten. De shirtsponsor. De eigen zaken van leden en ouders. Het café waar het team na afloop staat. De boekhouder die de jaarrekening doet. De drukker van het programmaboekje van vorig jaar. De leverancier die bij de kantine aflevert.

Verdeel die lijst daarna zo dat elk bedrijf wordt benaderd door degene die ze het beste kent. Eén vrager per bedrijf, ergens genoteerd waar iedereen het kan zien. Twee keer benaderd worden door twee verschillende vrijwilligers is de betrouwbaarste manier om een waarschijnlijke ja in een beleefde nee te veranderen, en het overkomt bijna elke commissie in het eerste jaar.

De secretaris van een korfbalvereniging liep na een geslaagde avond het overzicht terug en zag dat tweeëntwintig van de eenendertig schenkingen via zes mensen waren binnengekomen, allemaal bij iemand die ze al kenden. Voor de overige negen waren bijna honderd koude benaderingen nodig geweest. Het jaar daarna hebben ze de hele actie om die zes heen gebouwd.

Vraag om één concreet ding

Vraag niet of ze iets zouden willen geven. Dan geef je iemand een beslissing zonder randen, en wie twijfelt zegt nee door niet te antwoorden. Vraag of ze een diner voor twee willen geven, of een knip- en kleurbehandeling, of een uur juridisch advies.

Een concreet voorstel denkt voor ze na, laat zien welke omvang normaal is, en is makkelijk aan te nemen of te vervangen door iets beters. Voor de meeste kleine ondernemers ligt het beste bereik tussen €50 en €150; bij een groter bedrijf of het bedrijf van een lid tussen €150 en €400. Bonnen en diensten zijn beter dan voorraad: een bon kost de gever alleen zijn marge, en alleen als hij wordt ingeleverd, en hij brengt de winnaar over de drempel.

De brief

Onder de tweehonderd woorden, per mail of op papier overhandigd. Alles tussen blokhaken vervang je.

Onderwerp: kavel voor de benefietveiling van [vereniging], [datum]

Beste [naam],

Ik schrijf je namens [vereniging]. Op [datum] houden we een benefietveiling in [zaal] voor ongeveer [aantal] gasten, bijna allemaal uit [plaats]. We halen [bedrag] op voor [één concreet doel].

Mijn vraag is of [bedrijf] een kavel zou willen geven. Ik dacht zelf aan [het concrete voorstel], met een waarde van ongeveer [€X]. Past iets anders je beter, dan hoor ik dat graag.

Elke gever staat met naam in de catalogus, op de pagina van het eigen kavel en op het scherm tijdens de avond. Binnen een week na de veiling stuur ik je de hamerprijs van je kavel en de opbrengst van de avond.

Als je mee kunt doen, laat je het me dan voor [datum, ongeveer drie weken voor de avond] weten? Ik haal het op wanneer het jou uitkomt, en ik heb alleen een foto en twee regels tekst nodig — die schrijf ik desgewenst voor je, jij hoeft alleen ja te zeggen.

Dank voor het lezen.

[Naam], [rol], [vereniging], [telefoon], [e-mailadres]

Waarom elk onderdeel erin staat

• Een concreet doel. Een nieuwe vloer in de kleedkamer, niet ter ondersteuning van onze activiteiten. Mensen geven aan iets dat ze voor zich zien.
• Het aantal gasten. Daarmee weet een ondernemer wat de zichtbaarheid voorstelt, zonder dat jij iets hoeft te beloven.
• Een genoemd bedrag. Dat haalt de angst weg dat er iets enorms wordt gevraagd.
• Een datum en een naam. Een verzoek zonder einddatum blijft eindeloos in een la liggen.
• Het aanbod om op te halen en de tekst te schrijven. Bedrijven haken veel vaker af op de moeite dan op de gulheid.

Breng de brief langs waar dat kan. Een brief die over de toonbank gaat met twee zinnen erbij doet het veel beter dan dezelfde brief per mail, en twintig langsbrengen kost één middag.

Bel één keer na, en niet vaker

De meeste ja's komen na het nabellen en niet na de eerste vraag. Zeven dagen later loopt dezelfde persoon binnen of belt, en zegt één ding: heb je nog kunnen nadenken over de veiling? En houdt dan zijn mond. Herhaal je verhaal niet; ze hebben het gelezen.

Is het nee, bedank ze hartelijk en zet ze op de lijst van volgend jaar. Omstandigheden veranderen, en een bedrijf dat in een slecht kwartaal nee zei, geeft twee jaar later vaak royaal. Is het ja, bevestig het diezelfde dag schriftelijk: wat het is, wat het ongeveer waard is, wie het wanneer ophaalt, en hoe ze genoemd worden.

De lastige gevallen

• Ze bieden iets dat je niet kunt verkopen. Tweehonderd bedrukte pennen, of een sleutelhanger van €10. Neem het vriendelijk aan en gebruik het als tafelcadeau of als prijs in de loterij, niet als kavel. Drie van zulke giften in één mand werkt ook.
• Ze willen meer dan een vermelding. Een bedrijf dat een spandoek en een spreekmoment verwacht, biedt sponsoring aan en geen gift. Dat is een ander en vaak beter gesprek; geef het door aan wie de sponsors doet.
• Ze vragen om een bewijs of een ANBI-nummer. Zorg dat je dat antwoord klaar hebt vóór je begint met vragen. Hoe een gift in natura fiscaal uitpakt, hangt af van de status van je vereniging en van de situatie van de gever. Het eerlijke antwoord is meestal dat je een schriftelijke bevestiging van de gift en de waarde kunt geven, en dat hun boekhouder de rest bepaalt.
• Het beloofde kavel komt nooit. Leg intern een grens op tien dagen voor de avond. Wat dan niet bevestigd is gaat uit de catalogus, met een vriendelijk bericht dat je het voor volgend jaar bewaart.

Rond het af binnen een week

Stuur elke gever de hamerprijs van zijn kavel, de opbrengst van de avond en een echt bedankje. Een ondernemer die hoort dat zijn bon van €60 uiteindelijk €140 opleverde, zegt volgend jaar sneller ja en geeft meestal iets groters. Deze ene mail is de goedkoopste fondsenwerving die er bestaat, en bijna niemand stuurt hem.

Zodra de kavels binnen zijn krijgt elk kavel een eigen pagina, met de gever bij naam, zichtbaar voor iedereen die vanaf zijn telefoon meebiedt. In de handleiding staan uitgewerkte voorbeelden van kavelbeschrijvingen, bij beginnen loopt de opbouw op volgorde door, en wat het kost lees je op de prijzenpagina. Haal je op voor een school of een vereniging, dan staat bij scholen en verenigingen wie er in dat geval meestal ja zegt.