Hybride veiling: laat mensen thuis meebieden via livestream

Bij een hybride veiling doen mensen die niet in de zaal kunnen zijn toch mee: ze kijken naar een livestream van de avond en bieden op dezelfde kavels als de gasten in de zaal. Goed gedaan vergroot dat je groep bieders merkbaar, want een kavel is meer waard als er veertig mensen extra om kunnen vechten. Slordig gedaan levert het een tweede, chagrijnigere veiling op die een halve minuut achterloopt op de eerste. Het verschil zit vrijwel volledig in hoe je met tijd omgaat.

Wat hybride werkelijk nodig heeft

Twee ingrediënten. Ten eerste: online bieden dat voor iedereen hetzelfde werkt. Bieden de gasten in de zaal op hun telefoon via de browser, dan gebruiken de mensen thuis diezelfde link en hoef je niets extra's te bouwen. Ten tweede: een manier waarop de mensen thuis de avond kunnen voelen. Een livestream, ook een simpele, zodat ze de kavels aangeprezen zien worden en de aftelmomenten horen.

Al het andere — een tweede presentator, een moderator voor de chat, een aparte catalogus voor thuis — is optioneel, en het meeste ervan is een manier om de avond ingewikkelder te maken dan nodig is.

De vertraging is het hele probleem

Een stream komt niet meteen aan. Reken op vijftien tot vijfenveertig seconden vertraging, en op een druk zaalnetwerk soms meer. Dat is prima voor sfeer en dodelijk voor een hamer. Je afslager zegt andermaal, verkocht, en iemand thuis hoort dat een halve minuut later — op het moment dat hij een kavel kwijt is waarvan hij dacht dat hij er nog op bood.

Er zijn drie eerlijke manieren om daarmee om te gaan, en je kiest er één vóór de avond:

1. Houd het live blok voor de zaal alleen. De mensen thuis kijken ernaar als voorstelling en bieden op de stille kavels, die op de klok sluiten. Het simpelst, en het werkt altijd.
2. Rek de sluiting op. De afslager houdt elk live kavel na het laatste bod uit de zaal nog dertig aangekondigde seconden open, uitdrukkelijk voor de biedingen van thuis, met iemand die ze voorleest. Trager, maar echt tweezijdig.
3. Zet alles op de klok. Geen hamer: elk kavel sluit op een gepubliceerd tijdstip en de stream is commentaar. Steeds verstandiger voor avonden waarbij een groot deel van de achterban ergens anders woont.

Wat niet werkt, is doen alsof die vertraging er niet is.

Houd de stream simpel

Je hebt geen filmploeg nodig. Eén telefoon op een statief bij het podium, die naar een gratis dienst uitzendt, is genoeg. Drie praktische dingen bepalen of het te volgen is.

• Geluid gaat voor beeld. Mensen thuis vergeven een wiebelig beeld, maar haken binnen een minuut af bij modderig geluid. Zet de telefoon bij een speaker, of beter: tap af op de geluidstafel van de zaal. Vraag daarnaar als je de zaal boekt, niet op de dag zelf.
• Uploaden, niet downloaden. Zaalwifi waarop films prachtig binnenkomen, heeft vaak een smalle weg omhoog. Test een echte stream, in die zaal, op het uur waarop je hem gaat gebruiken. Een test op dinsdagochtend bewijst niets over een zaterdag waarop tweehonderd telefoons op hetzelfde punt inloggen. Twijfel je, stream dan over mobiele data.
• Stroom. Negentig minuten streamen legt een telefoon plat. Hang hem aan een lader en zet hem op niet storen, anders beëindigt een inkomend telefoontje je uitzending op het slechtst denkbare moment.

Wijs één vrijwilliger aan als streamhost, wiens enige taak is de stream starten, de chat volgen en zijn hand opsteken als er iets stukgaat. Niet de afslager, niet de penningmeester, niet de voorzitter.

Nodig je thuisbieders fatsoenlijk uit

• Mail de biedlink en de streamlink twee dagen van tevoren naar je hele achterban, en nog een keer een uur voordat de deuren opengaan.
• Zeg er uitdrukkelijk bij dat meebieden van huis welkom is en hoe het gaat: link openen, kavel kiezen, bieden. Wie aanneemt dat de stream alleen om te kijken is, gaat alleen kijken.
• Zet de sluitingstijden in die mail, met het land erbij. Iemand die drie tijdzones verderop woont wil weten: 21.30 uur wáár?
• Vertel winnaars op afstand vooraf hoe ze hun kavel krijgen: bonnen per mail, spullen ophalen of opsturen, en wie de verzending betaalt.

Wees nuchter over de aantallen. Een serviceclub met vierhonderd contacten ziet misschien twintig tot zestig mensen de stream openen en een handjevol dat echt biedt. Dat handjevol is vaak goed voor tien tot vijfentwintig procent van het totaal, want het zijn meestal precies de mensen die verhuisd zijn en zich er nog steeds iets bij voorstellen.

Het bod dat te laat binnenkwam

Een clubdiner, kavel 7, een week in het vakantieappartement van een lid. Een oud-lid dat vanuit het buitenland meekijkt, biedt gestaag door. De zaal komt op €700, de afslager telt af, de hamer valt. Negentien seconden later verschijnt er een bod van €750 op het scherm achterin de zaal. De helper ziet het, zwaait, en de afslager — die al verkocht heeft gezegd — moet kiezen tussen twee mensen die allebei denken dat ze gewonnen hebben.

Op dat moment is er geen goede uitkomst, alleen een minst slechte: houd je aan de hamer, bel de bieder op afstand de volgende ochtend, en bied hem iets anders aan. De echte oplossing lag dagen eerder, toen niemand besloot welk van de drie sluitingsmethoden de avond zou gebruiken. Het kost één zin in de briefing, en het voorkomt het enige werkelijk vervelende moment dat hybride avonden opleveren.

De zaal blijft de hoofdvoorstelling

De meest gemaakte hybride fout is de stream de avond laten verdunnen. De zaal komt eerst: de energie, het tempo, het live blok. De stream kijkt alleen mee. Twee aanpassingen helpen de mensen thuis om het te volgen zonder dat er iets trager wordt.

Laat de presentator kavels noemen met nummer en titel, niet met “dit prachtige ding hier”. En noem de sluitingstijden van de stille kavels een paar keer hardop, want thuis ziet niemand de klok aan de muur en leest niemand de lichaamstaal van een zaal die op het punt staat los te gaan.

Nog een: staat er een lopend totaal op het grote scherm, houd dat dan in beeld. Het is het ene ding waar kijkers thuis het sterkst op reageren, en de camera iets naar links draaien kost niets.

Als de stream eruit ligt

Dat gebeurt, één keer, vier minuten lang. Spreek vooraf af dat de veiling dan niet stopt. Het bieden draait op het biedsysteem en niet op de video, dus een uitgevallen stream is een ongemak en geen noodgeval — mits je sluitingsmethode er niet van afhangt dat mensen een aftelling hóren. Hangt hij daar wel van af, dan is dat een argument extra voor de klok.

Laat de streamhost een regel in de chat zetten en opnieuw beginnen. En laat de voorzitter geen technische problemen aankondigen vanaf het podium aan een zaal die niets gemerkt had.

Reken iedereen op dezelfde manier af

Winnaars op afstand betalen via dezelfde afrekenmail als winnaars in de zaal, het liefst dezelfde avond, zolang de avond nog warm is. Het enige extra werk zit in de logistiek van fysieke kavels: een ophaalmiddag in het clubhuis de week erna lost het meeste op, en spreek voor de rest vooraf een vast verzendbedrag af in plaats van per pakket te onderhandelen. Diezelfde avond afrekenen is voor winnaars op afstand nog belangrijker dan voor gasten, want zij hebben geen envelop, geen tafel en geen kassa die hen eraan herinnert.

Dezelfde biedlink werkt in de zaal en thuis, een stream kan naast de kavels staan, en elke winnaar krijgt dezelfde slotmail. Op hoe het werkt zie je de techniek, in de handleiding staat de rest van de avond, op de vragenpagina staan de uitzonderingen, en een keer droog oefenen kost niets.