Wat kost software voor een benefietveiling? Een overzicht

Software voor een benefietveiling wordt op drie manieren afgerekend, en het bedrag dat vooraan op de website staat vertelt zelden wat de avond je werkelijk kost. Die vergelijking één keer goed maken is de moeite waard, want het verschil tussen de modellen is geen paar procent heen of weer. Het is het verschil tussen een kostenpost die je in een begroting kunt zetten en een kostenpost die meegroeit met je eigen succes.

Model 1: een percentage van wat je ophaalt

Veel platforms rekenen een deel van de opbrengst. Het verhaal klinkt goed: vooraf niets betalen, en je betaalt pas als het lukt. Het addertje is rekenwerk. Neem een avond die €10.000 ophaalt. Bij vier procent is dat €400. Doe je het twee keer zo goed, dan is het €800. De vrijwilligers die twee weken achter schenkers aan zaten, de afslager die het laatste kavel van €300 naar €450 duwde, de gast die een stap hoger bood omdat het doel haar raakte — ze hebben alle drie zojuist de factuur verhoogd.

Een percentage komt bovendien meestal bóvenop de kosten van de betaalverwerking, die apart in rekening worden gebracht.

Er is niets oneerlijks aan dit model, en voor een eerste, kleine, werkelijk onzekere avond kan het de goedkoopste optie op tafel zijn. Het wordt duur op precies het moment dat de avond goed loopt, en dat is de avond waar je op hoopte.

Model 2: een fooi van je gasten

Sommige platforms zijn gratis voor de organisator en vragen in plaats daarvan bij het afrekenen aan de winnende bieder om vrijwillig iets extra's aan het platform te geven, vaak met een percentage dat al is aangevinkt. Jouw organisatie betaalt niets rechtstreeks. Je gasten wel.

Of dat kan, hangt af van jouw zaal en van niemand anders. Een groep vertrouwde donateurs op een diner van een serviceclub leest een voorgeselecteerde fooi anders dan ouders op een schoolfeest die €35 betalen voor een schilderij van groep zes.

Doe voordat je iets tekent zelf één echte betaling door dat afrekenscherm, op een telefoon, en kijk naar wat je gast straks ziet: staat de fooi voorgeselecteerd, op welk bedrag, en hoeveel tikken kost het om hem op nul te zetten? Zou je je ongemakkelijk voelen als je naast een gast stond terwijl hij dat scherm leest, dan heb je je antwoord.

Model 3: een vast bedrag

Het derde model is een vaste prijs, per evenement of per jaar, ongeacht wat je ophaalt. De markt is breed: aan de ene kant een bescheiden eenmalig bedrag voor avonden die door vrijwilligers gedraaid worden, aan de andere kant complete galaplatforms met personeel, biedapparatuur en een vaste contactpersoon.

Het voordeel is voorspelbaarheid. Je kent het getal vóór de avond, de penningmeester kan het begroten, en een spectaculair resultaat kost je niets extra.

Het risico loopt de andere kant op. Een vast bedrag is een groter deel van een klein totaal, dus toets het aan een reëel doel en niet aan een hoopvol doel. Is jouw evenement een middag met taart en een loterij die €900 opbrengt, dan is elk bedrag per evenement een serieus deel van de buit, en is het eerlijke antwoord misschien een spreadsheet en een pen.

De kosten die buiten de genoemde prijs vallen

• Betaalverwerking. Kosten voor iDEAL, kaarten en online betalingen — meestal een klein percentage plus een paar cent per transactie — worden onder elk model door de betaaldienst gerekend. Vraag expliciet of ze inbegrepen zijn en wie ze draagt.
• Kosten per bieder of per apparaat. Sommige prijzen schalen mee met het aantal geregistreerde bieders, of met gehuurde biedkastjes die je bij de deur weer moet innemen.
• Verplichte uitbreidingen. Een ticketmodule, een supportpakket, apparatuurhuur. Een lage basisprijs plus drie verplichte extra's is geen lage prijs.
• Opstartkosten, eenmalig gerekend en makkelijk over het hoofd te zien in een offerte.
• Je eigen tijd. Een systeem dat de hele avond een ingewerkte bediener achter een laptop nodig heeft, kost je een vrijwilliger die anders lootjes had verkocht.
• Btw. Offertes staan niet altijd inclusief. Vraag na bij je boekhouder wat dat voor jouw organisatie betekent.

Vergelijk op één getal

Neem je reële doel, zeg €8.000. Tel per aanbieder op: het vaste bedrag, plus het percentage over €8.000, plus de geschatte betaalkosten, plus elke uitbreiding die je werkelijk nodig hebt. Dat ene getal — totale kosten bij jouw doel — is de enige eerlijke vergelijking, en het kost je tien minuten.

Reken het daarna nog een keer door bij het dubbele. Onder een percentagemodel verdubbelt het getal; onder een vast bedrag beweegt het niet. Of dat uitmaakt hangt af van hoe zeker je van je zaak bent, en commissies zijn onderling meestal zekerder dan ze in de notulen durven zetten.

De factuur die niemand had begroot

Een penningmeester van een dorpssportvereniging maakt drie weken na een heel goede avond de boeken op. De veiling haalde meer dan het dubbele op van wat de commissie had durven opschrijven. In de bankafschriften vindt hij de kosten van het platform, berekend over het totaal, en die zijn ruwweg twee keer zo hoog als het bedrag dat hij in de begroting had gezet.

Er was niets verborgen. Het percentage stond op de prijzenpagina; hij had het alleen vermenigvuldigd met het doel in plaats van met de uitkomst. Het bestuur is niet boos. Maar op de volgende vergadering zegt iemand hardop dat de software meer aan de avond verdiende dan de hoofdsponsor gaf, en die zin wordt een jaar lang herhaald.

De les is klein en praktisch. Welk model je ook kiest, begroot het tegen het resultaat waar je op hoopt, niet tegen het resultaat waar je genoegen mee zou nemen.

Vragen die je stelt voordat je tekent

• Het evenement gaat niet door of wordt verplaatst. Krijg je een vast bedrag terug, mag het mee naar een nieuwe datum, of is het weg?
• Een winnaar betaalt nooit. Wordt het percentage bij dat model gerekend over de winnende biedingen of over het geld dat je werkelijk hebt binnengekregen?
• Gewone giften via hetzelfde afrekenscherm. Sommige platforms nemen ook hun deel van een losse donatie, en dat verrast mensen.
• Meer dan één evenement per jaar. Twee avonden en een kerstverkoop kunnen een jaarprijs veel goedkoper maken dan drie losse, of juist flink duurder.

Wat er nog meer toe doet dan de prijs

Software die gasten verwarrend vinden kost je biedingen, en gemiste biedingen overtreffen elk aannemelijk prijsverschil. Tien gasten die afhaken bij een aanmeldformulier is geen afrondingsfoutje: bij €80 per kavel is dat meer dan de meeste prijsverschillen over een hele avond.

Zet dus bovenaan: bieden zonder app en zonder account, een groot scherm dat leesbaar is, afrekenmails die vertrekken op het moment dat de veiling sluit, en de mogelijkheid om vooraf zelf een testveiling te bouwen en de hele route af te lopen. Kun je een platform niet proberen voordat je betaalt, dan is dat ook informatie. De handleiding en de stappen om te beginnen staan er onder meer voor dat je dat op een middag kunt beoordelen in plaats van in een verkoopgesprek.

Waar wij staan

Voor de duidelijkheid: deze tool werkt met het vaste model. Eén vaste prijs per evenement, geen percentage van wat je ophaalt, en geen fooivraag aan je gasten bij het afrekenen. Wij denken dat dat de juiste ruil is voor een galacommissie die een regel in de begroting wil in plaats van een variabele — maar het is een ruil, geen moreel standpunt, en een hele kleine eerste veiling kan elders werkelijk goedkoper uitvallen. Het actuele bedrag staat op de prijzenpagina. Maak de som hierboven en kijk welk model jouw avond wint.