Benefietveiling organiseren: het complete draaiboek

De hele boog van een benefietveiling: zes weken voorbereiding, twaalf tot twintig kavels, startbedragen, de avond zelf en afrekenen voordat iedereen weg is.

Elf dagen na een schoolveiling ging de penningmeester met de winnaarslijst zitten en zag dat negen van hen nog niet betaald hadden. Samen stonden ze voor ruim 1.600 euro open, op een avond waarvan een totaal van 6.400 was omgeroepen. Twee van de negen waren het oprecht vergeten. Eén was voor het einde vertrokken en wist niet dat hij iets gewonnen had. De rest wachtte tot iemand zou vertellen hoe je betaalt.

De veiling zelf was goed gegaan. Wat misging, gebeurde in de vier minuten die niemand had ingepland: wat een winnaar doet tussen het horen van zijn naam en het instappen in de auto. Houd dat in gedachten bij alles hieronder, want de avond is de makkelijke helft.

Zes weken, en waar elke week voor is

Zes weken zit comfortabel. Vier kan, als je gevers je al kennen. Onder de drie weken zit je kaarten te verkopen en kavels na te jagen in dezelfde week, en een van beide gaat verliezen.

Week zes. Datum, zaal, één bedrag als doel. Verdeel het werk in drieën: één iemand gaat over kavels en gevers, één over de zaal en het programma, één over geld en de nazorg. Stuur nu de eerste brieven naar ondernemers; die hebben twee tot drie weken en een herinnering nodig.
Week vier. De helft van de kavels schriftelijk bevestigd, kaarten in de verkoop, het programma geschetst met tijden erbij.
Week twee. Kavellijst dicht. Foto's gemaakt. Startbedragen en biedstappen ingesteld. Degene die de microfoon vasthoudt leest het draaiboek voor het eerst door.
Week één. Het bieden van begin tot eind uitproberen, alles printen, afspreken wie wat zegt in de eerste tien minuten en wie er maandag achter het geld aan gaat.

Eén getal, hardop gezegd

Kies een doel dat een ding is en geen bedrag: 5.000 euro voor de vloer in de kantine, 2.800 voor nieuwe banden onder de clubbus. Een concreet doel maakt elke latere beslissing makkelijker en geeft de zaal om half elf iets om naartoe te duwen. Zet de tussenstand ergens waar iedereen hem ziet. Zalen geven meer als ze de voortgang kunnen volgen, en een teller die op 4.100 blijft steken met 5.000 op het scherm haalt de laatste paar honderd euro uit mensen die klaar waren met bieden.

Twaalf tot twintig kavels, en niet meer

Meer is niet beter. Voorbij ongeveer twintig kavels verliezen gasten het overzicht en zakken de gemiddelde prijzen, waardoor een veiling van veertig kavels routineus minder ophaalt dan dezelfde avond teruggebracht naar achttien. Mik op een vorm: twee of drie topkavels, acht tot twaalf in de laag van 50 tot 250 euro, en een paar goedkope kavels zodat mensen die geen 200 euro kunnen missen ook iets winnen.

Giften weigeren hoort bij het werk, en het is makkelijker in week vijf dan in week één van het jaar daarna. Kom je ideeën tekort, dan zie je in de lijst met veertig kavelideeën per prijsklasse het snelst welke laag bij jou ontbreekt. Beloftes verslaan voorwerpen bijna altijd: niets opslaan, niets sjouwen, en de gever geeft tijd in plaats van voorraad.

De vorm kiezen

Stil betekent dat elk kavel de hele avond openstaat en gasten in hun eigen tempo bieden. Live betekent één kavel tegelijk vanaf de voorkant. De meeste eerste avonden combineren die twee het beste: stil open vanaf het moment dat de deuren opengaan, plus een live blok van vijf of zes topkavels na het hoofdgerecht, met een harde grens van dertig minuten. De volledige vergelijking, inclusief wat je doet als je afslager afzegt, staat in stille veiling of live veiling.

Startbedragen en de ladder

Open elk kavel op ongeveer een derde van de realistische waarde, en zet de geschatte waarde ernaast. Een kavel zonder biedingen stoot bieders af; een laag startbedrag koopt je een eerste bod, en dat eerste bod doet de werving. Leg de biedstappen vooraf vast — 5 euro tot 100, 10 tot 250, 25 daarboven — zodat er aan de bar niemand hoeft te rekenen. De uitzonderingen, en het antwoord op de gever die bezwaar maakt tegen een laag startbedrag, staan in het startbedrag bepalen.

De avond zelf

Houd de veiling binnen een programma waar mensen sowieso plezier aan hadden gehad. Eten, één korte toespraak over het doel, muziek die stopt als er iemand praat. Leg in de eerste tien minuten uit hoe het bieden werkt, rustig, en twee keer, en zet twee vrijwilligers in die niets anders doen dan mensen helpen bij wie het niet lukt. Reken op één vrijwilliger per vijfentwintig gasten.

Houd daarna de tijden aan. Het live blok eindigt wanneer je gezegd had, ook als dat betekent dat er twee kavels sneuvelen. De stille veiling krijgt een harde sluiting, minstens drie keer aangekondigd en hardop afgeteld. Ergens tussen een derde en de helft van het geld van een stille veiling komt in de laatste tien minuten binnen, en dat gebeurt alleen als iedereen precies weet wanneer die tien minuten zijn.

De zaal bepaalt meer dan je denkt

Ga in de zaal staan voordat je iets beslist. Tel de tafels die je kunt missen om kavels uit te stallen, zoek waar de rij voor de bar ontstaat, en controleer of iemand achterin een stem zonder microfoon kan verstaan. In een zaal van honderd worden realistisch twaalf tot vijfentwintig kavels echt bekeken; in een zaal van veertig zijn dat er tien. Eén scherm vooraan met het huidige kavel, het hoogste bod, de resterende tijd en de tussenstand verdient de huur van de beamer in zijn eentje terug, want in een kleine zaal is de teller waar mensen naar kijken.

Geld, dezelfde avond geregeld

Bepaal vóór de avond hoe winnaars betalen, zeg het in de eerste tien minuten, en stuur de verzoeken voordat mensen bij de auto zijn. Een betaallink op de telefoon terwijl iemand nog in de zaal staat werkt veel beter dan een factuur op dinsdag. Reken erop dat je met een verzoek op de avond zelf 80 tot 95 procent binnenhaalt, en dat je zonder dat verzoek twee weken aan de rest kwijt bent.

Twee details die ruzie schelen: schrijf op wie wat wint op het moment dat het gebeurt, in plaats van het later te reconstrueren, en spreek van tevoren af wat er gebeurt als een winnaar niet kan betalen. Het kavel gaat naar de op een na hoogste bieder, tegen diens laatste bod. Zeg dat aan het begin en niemand staat later voor schut.

Wat eerste keren misgaat

Elke gift aannemen, en je daarna voor de halve tafel verontschuldigen.
Een loterij draaien tijdens de stille sluiting, zodat dezelfde portemonnees in tien minuten twee keer gevraagd worden.
De veiling drie uur laten duren. Negentig minuten echt bieden is ruim genoeg voor twintig kavels.
Niet oefenen. Zet het geheel een week van tevoren op en bied vanaf twee telefoons tegen jezelf; wat kapot gaat, gaat dan kapot in een lege zaal op dinsdag.
De gevers achteraf vergeten. De bedankmail met het eindtotaal erin is de eerste regel van de brief van volgend jaar.

De korte versie

Zes weken vooraf: datum, zaal, doel, drie rollen, eerste brieven aan gevers.
Vier weken: de helft van de kavels binnen, kaarten lopen.
Twee weken: lijst dicht, foto's, startbedragen, biedstappen.
Eén week: oefenen, printen, afspreken wie het geld nabelt.
De avond: uitleggen, bieden, op tijd sluiten, innen voordat mensen vertrekken.
De maandag erna: elke gever en winnaar bedanken, het totaal publiceren, opschrijven wat je anders zou doen.

Verenigingen draaien de meeste van deze avonden, en de aantekeningen voor verenigingsbesturen gaan over wat er verandert als je bieders ook je leden zijn. Je kunt de hele veiling opbouwen en uitproberen voordat je iets afrekent, en wat het gebruik kost staat op de prijzenpagina: één bekend bedrag in plaats van een percentage van je opbrengst.