Hoeveel kavels moet een benefietveiling hebben?

Het korte antwoord: twaalf tot twintig kavels voor een gewone avond met vijftig tot honderdvijftig gasten, waarvan er hoogstens zes live vanaf het podium worden verkocht. Is jouw lijst langer, dan haal je vrijwel zeker meer op door hem in te korten. Dat klinkt averechts, dus hier is de redenering.

Aandacht is de munt, niet gulheid

Elk kavel concurreert om dezelfde twee schaarse dingen: de aandacht van je gasten en het bedrag waarmee ze binnenkwamen. Dat bedrag is echt en vrij stabiel. De meeste gasten op een school- of verenigingsavond komen binnen met het idee ergens tussen de €75 en €250 uit te geven, en ze pikken er twee of drie kavels uit waar ze echt iets om geven — hoe lang de lijst ook is.

Bij vijftien kavels concentreert die aandacht zich. Vier mensen willen hetzelfde weekend in het huisje, ze botsen, en de prijs schiet langs de schatting. Die botsing is het hele mechanisme waarmee een veiling meer ophaalt dan een winkel. Bij veertig kavels verdunt dezelfde aandacht over hetzelfde geld: de meeste kavels krijgen één bod of geen, en de gemiddelde prijs zakt terug naar het startbedrag.

De penningmeester van een basisschool liep de uitslag na van een avond met zesenveertig kavels en zag dat de bovenste twaalf achtenzeventig procent van de opbrengst hadden geleverd. De onderste twintig hadden samen iets meer dan driehonderd euro opgehaald, en de commissie ongeveer elf uur gekost aan ophalen, fotograferen, beschrijven, printen en uitdelen. Niemand had dat ooit bij elkaar opgeteld, omdat dat werk in stukjes over zes weken gebeurt.

Reken het uit op de klok

Een live kavel kost twee tot vier minuten, als de afslager het heeft aangekondigd en de zaal heeft bewerkt. Zes kavels is dus vijfentwintig tot vijfendertig minuten, en dat is ongeveer zo lang als een zaal het leuk vindt om stil te zitten. Acht of tien live kavels is vijftig minuten, en bij kavel zeven staat het publiek aan de bar en de prijzen weten dat. Hoe zo'n avond verder in de tijd past, staat in hoe lang moet een benefietveiling duren.

De stille veiling moet minstens zestig tot negentig minuten openstaan, en liefst langer, want er wordt niet gelijkmatig geboden. Bijna alles gebeurt in de laatste tien tot vijftien minuten. Twintig kavels in negentig minuten betekent dat een gast die elke beschrijving leest er vier minuten per kavel aan besteedt. Dat doet niemand. In de praktijk leest een gast zes kavels goed en scant hij de rest, en dat is een andere manier om te zeggen dat kavel eenentwintig tot veertig grotendeels onzichtbaar zijn.

De vorm van een goede catalogus

Denk in drie lagen in plaats van in één getal.

• Twee tot vier topkavels van €300 of meer, live verkocht. Die zetten het plafond voor de avond en leveren de verhalen die later worden doorverteld.
• Zes tot tien middenkavels van €50 tot €250. Deze laag levert het grootste deel van je opbrengst, en het is de laag die de meeste commissies te dun houden, omdat middenkavels minder leuk zijn om op te halen.
• Drie tot zes lage kavels onder de €50. Daarmee kan iedere gast iets winnen, en een zaal waar veel mensen iets winnen is meetbaar guller dan een zaal waar vier mensen alles winnen.

Bij elkaar is dat twaalf tot twintig, en dan met opzet en niet per ongeluk.

Te weinig is ook een probleem

Het advies om te schrappen is geen pleidooi voor een heel korte lijst. Onder de acht kavels gaat de avond leunen op twee of drie personen, en als degene van wie iedereen verwachtte dat hij het weekendje weg zou kopen die week toevallig ziek is, halveert de opbrengst. Een korte lijst betekent ook dat de meeste gasten met lege handen naar huis gaan, wat de stemming drukt en de kaartverkoop van volgend jaar moeilijker maakt.

Acht tot twaalf is een verstandige ondergrens voor een zaal met minder dan veertig mensen. Onder de acht is de vraag of een veiling wel het juiste middel is, of dat een loterij met één sterke prijs hetzelfde ophaalt voor een fractie van het werk.

Hoe te veel kavels er in het echt uitziet

• De catalogus kost tien minuten om te lezen, dus de meeste gasten komen niet verder dan de eerste pagina.
• Vergelijkbare kavels eten elkaar op. Drie restaurantbonnen verdelen de eters over drieën en sluiten alle drie op het startbedrag.
• De sluiting wordt onbestuurbaar. Niemand, gast noch vrijwilliger, houdt veertig aftellende klokken bij.
• Het afrekenen loopt vast. Meer winnaars betekent langere rijen, meer betalingen achterna bellen en een langere avond voor de twee mensen die opruimen.

Schrappen zonder de gever te bruuskeren

Geschonken kavels schrappen voelt ondankbaar, en precies daarom doen commissies het niet. Maar niet schrappen is geen vriendelijkheid richting de gever: een kavel dat voor zijn startbedrag weggaat, doet niemand een plezier.

• Bundelen. Drie kleine verzorgingsproducten worden één verwenmand. Twee bonnen van €25 uit dezelfde straat worden een avondje uit. Een bundel concentreert het bieden en vleit de gevers, die samen delen in een hogere prijs dan ze los hadden gehaald.
• Kleine spullen naar een loterij of een tafel met vaste prijzen. Een kaars van €15 haalt meer op als dertig loten van €5 dan als kavel met één bod. Kijk wel even na wat er in jouw gemeente voor een loterij geldt.
• Iets bewaren voor volgend jaar, met instemming van de gever. De meeste gevers willen dat hun gift goed gebruikt wordt, niet zozeer dat hij meteen gebruikt wordt, en dat hardop zeggen is geen belediging.

Pas het aan op de zaal en de vorm

Onder de veertig gasten: kleiner, acht tot twaalf kavels. Een kleine zaal houdt geen biedgevechten op twintig fronten tegelijk vol; wat er in zo'n ruimte wél werkt staat in ideeën voor een benefietveiling in een kleine zaal. Boven de tweehonderd gasten kun je uitrekken naar vijfentwintig of zelfs dertig stille kavels, omdat de aandacht dan echt dieper is, maar het live blok blijft op vijf of zes staan, ongeacht de zaalgrootte. Dat aantal wordt bepaald door de klok en door het menselijk geduld, niet door de gastenlijst.

Een veiling die online over meerdere dagen loopt volgt andere regels. De aandacht concurreert daar niet met een diner, een toespraak en een band, dus dertig tot veertig kavels is werkbaar, en bieders komen meerdere keren terug. Doe je allebei, tel ze dan apart in plaats van ze in één catalogus te gooien. In de handleiding staat hoe de twee vormen in de praktijk verschillen.

Een test voor elk los kavel

Stel één vraag: kan ik drie mensen noemen die in de zaal zitten en dit zouden willen hebben? Zo ja, houden. Kun je er maar één noemen, dan sluit dat kavel in het gunstigste geval op het startbedrag; bundel het of zet het in de loterij. Kun je niemand noemen, bedank de gever dan en geef de gift een andere bestemming.

Doe die test met twee anderen erbij en niet alleen. De kavels waar een commissie ruzie over maakt zijn meestal de interessante, en de kavels waarvan iedereen stilletjes vindt dat ze prima zijn, zijn meestal de twintig die samen driehonderd euro ophalen.

Na afloop opschrijven wat er verkocht is, wat bleef hangen en wat iedereen verraste, is meer waard dan welke vuistregel ook: in jaar drie prijs je op je eigen zaal in plaats van op die van iemand anders. Er staan aparte aantekeningen over gebruikelijke catalogusomvang voor scholen en voor goede doelen en gala's, die aan de twee uiteinden van dit bereik zitten.